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Obrigações contábeis

ESocial e condomínios

Saiba o que é, como funciona e por que condomínios e administradoras devem se adequar

Por Mariana Ribeiro Desimone - 10/06/14 02:50
Atualizado há 5 dias por Isabela Alves
Saiba o que é, como funciona e por que condomínios e administradoras devem se adequar

O eSocial, plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho já está funcionando para os condomínios. 

“Agora o eSocial já é realidade e não é possível voltar atrás. Os condomínios e as empresas administradoras devem estar preparados para o novo sistema, totalmente online, que irá pedir muito mais organização e planejamento da gestão, explica José Roberto Junior Graiche, vice-diretor da administradora Graiche. (leia mais abaixo)

Diante disso, o SíndicoNet vem municiando seus leitores com as informações necessárias para que a implantação do eSocial não traga prejuízos à gestão dos condomínios. Recentemente soltamos diversas matérias, fizemos um webinar e estamos acompanhando essa mudança de perto.

Porém, como é algo que realmente tem gerado dúvidas nos nossos leitores, achamos que valia a pena retomar o assunto, com as informações mais atualizadas possíveis, principalmente em relação ao papel das administradoras de condomínios quanto ao eSocial.

Tire todas suas dúvidas sobre o tema: 

Como o eSocial muda a relação do síndico com funcionários e administradora

Os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários (caso estes não sejam terceirizados) e com a administradora mudou.

“Antes do eSocial, os síndicos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à admninistradora, e isso agora mudou. Os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Uma admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência”, explica o contador Vicente Sevilha, CEO da Sevilha Contabilidade.  

Justamente por isso, é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas (leia mais abaixo).

“Essa mudança impacta na cultura dos condomínios, e por isso é tão importante que o síndico esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando junto com a empresa”, explica ele.

Para Patrícia Marina, diretora de RH da administradora Prop Starter, é justamente esse lado de 'mudança de cultura' dos síndicos que deverá ser o maior desafio do eSocial. 

"Muitos condomínios passam as informações para a administradora bem depois do ocorrido - isso quando passam. Precisamos deixar claro que a colaboração do sindico é essencial para que a administradora consiga realizar os procedimentos dentro do prazo. Até porque as multas são pesadíssimas, e a empresa não deverá arcar com estes custos por falta de atenção do gestor", argumenta.

Quem deve enviar os dados do condomínio para a administradora?

Com tantas mudanças, fica a pergunta: Em condomínios que contam com administradora ou contador, de quem é a responsabilidade por mandar os dados dos funcionários do condomínio? 

Simone Leite de Oliveira Constantino, gerente de administração de pessoal da administradora Lello, explica que a responsabilidade é dividida entre condomínio e administradora.

“Sim, é a administradora quem transmite os dados via eSocial. Porém, para isso, as informações precisam chegar com uma certa antecedência à administradora. Caso contrário, o condomínio fica sujeito à multas”, exemplifica a gestora.

Outro ponto importante a ser explicado é quem irá fazer essa ponte entre o condomínio e a administradora.

“Isso depende muito de cada condomínio. O que temos visto bastante é que o gerente predial (em caso de condomínios maiores) tem sido essa figura. Mas deve-se salientar que a pessoa com essa atribuição deve estar bastante ciente da sua responsabilidade”, ressalta Vicente.

Isso porque o envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.

“Para que essa troca de informações aconteça bem, o ideal é a empresa e o síndico, juntamente com quem irá fazer essa ponte com a administradora, conversem e cheguem a um acordo com relação aos prazos”, explica Vicente.

Isso também é parte da responsabilidade da administradora: orientar o síndico da melhor forma possível sobre o tema e cobrar, sempre que necessário, que os prazos sejam cumpridos conforme o acordado previamente.

Acompanhando a administradora e o envio de informações via eSocial

Administradora

Como todo bom gestor sabe, além de se cercar de ótimos profissionais e empresas parceiras, é importante acompanhar de perto o trabalho feito.

Para que os síndicos possam estar bem informados sobre se a transmissão de dados está sendo feita corretamente pela administradora, os mesmos podem solicitar os recibos de entregas feito pela parceira.

 “Tudo que a administradora manda de dados pelo eSocial gera um recibo. É dessa forma que o síndico pode acompanhar se o trabalho está sendo feito dentro dos prazos”, ensina Simone.

Vicente Sevilha explica que as próprias empresas devem contar com uma área em seu site disponibilizando esse tipo de informação para os condomínios.

“É algo a que os síndicos devem ter acesso rápido, de forma a se manterem sempre bem informados”, assevera. 

Quais informações são enviadas pelo eSocial?

“Com o eSocial, as informações dos funcionários do condomínio para o governo chegarão de forma on-line, quase que em tempo real. É uma forma de coibir possíveis abusos, como aqueles ‘acordos’ de demissão, que infelizmente, ainda existem no país”, argumenta o advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Marcelo Meirelles. 

As informações enviadas pelo e-Social já são informadas ao governo atualmente. A diferença é que o envio das mesmas será unificado e online, enviado em tempo real. Veja o que estará aglutinado no portal: 

  • GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE - Livro de Registro de Empregados
  • CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD - Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

Cronograma de implantação do eSocial

Apesar de estar previsto já há cerca de três anos, houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial nos condomínios.

“A ideia era que, uma vez que implantado, iria facilitar bastante a troca de informações entre empregador e órgãos do governo. Mas o caminho não está tão linear e tem encontrando muitas críticas dos departamentos de recursos humanos das empresas que já estão utilizando o sistema”, e explica o advogado especialista nas áreas trabalhista e previdenciária Alan de Paula

O eSocial é obrigatório para condomínios e administradoras, desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja o cronograma abaixo:

  • Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
  • Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
  • Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento 
  • Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
  • Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Impacto do eSocial nos condomínios

O que os condomínios devem mudar é em relação à sua cultura. Todas as admissões deverão passar pela administradora ou contador, assim como informações referentes à férias ou acidentes de trabalho, entre outras informações trabalhistas.

Com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.

As administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do eSocial. 

Para as empresas, é importante lembrar que o eSocial trará consigo uma integração de áreas como TI, recursos humanos e jurídico. Já há empresas que preparam folhas de pagamento que oferecem módulos para o eSocial.

Vale a pena se informar com os seus fornecedores, para não deixar a migração para a última hora.

Os condomínios que optam por autogestão também devem se informar, principalmente com o contador que cuida dos registros do condomínio, para saber como irão aderir à mudança. A empresa que faz a folha de pagamento dos funcionários provavelmente poderá oferecer um módulo de acesso ao eSocial”, explica Vania Dal Maso, gerente de relacionamento de condomínios da administradora Itambé.

Marcelo Meirelles, advogado especialista em condomínios, tem outra visão sobre o e-Social e condomínios que optem pela autogestão.

“Minha concepção é que os condomínios que não contam com a assessoria de uma boa administradora podem se complicar com as novas regras”, pesa ele.

Condomínios com funcionários terceirizados

Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.

“Poderá trazer mais transparência, sim, no pagamento de encargos, horas-extras, etc. Mas o síndico deve sempre acompanhar de perto a empresa”, argumenta Vania.

Todo condomínio é obrigado a ter o eSocial?

Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao eSocial.

Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no eSocial. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas. Depois da implantação do eSocial, as mesmas serão praticamente em tempo real, o que deverá impactar em uma mudança de cultura por parte dos condomínios”, explica Angelica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da administradora Lello.

Certificado digital é necessário para o eSocial?

A adesão ao eSocial é um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.

O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que deve render multa.

Multas relacionadas ao eSocial

Funcionários

Antes do eSocial era mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários. Essa realidade também mudou com o eSocial.

Agora, qualquer informação errada pode gerar multas automaticamente, já que está tudo on-line e integrado. 

Veja abaixo os valores de algumas multas:

1 – ADMISSÃO DO TRABALHADOR

Anteriormente, a admissão de um colaborador era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.

  • A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.

2 – ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS 

Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do eSocial. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.

  • O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.

3 – ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO)

Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.

  • A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

4 – COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT)

Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.

O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.

  • Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

5 – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP)

De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.

O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho.

Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.

  • O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.

6 – AFASTAMENTO TEMPORÁRIO

Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.

  • A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

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Fontes consultadas: Vicente Sevilha, CEO da Sevilha Contabilidade, Roberto Piernikarz, diretor da administradora BBZ, Simone Leite de Oliveira Constantino, gerente de administração de pessoal da administradora Lello, Vania Dal Maso, gerente de relacionamento de condomínios da administradora Itambé, José Roberto Junior Graiche, vice-diretor da administradora Graiche, Angelica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da administradora Lello, Alan de Paula, advogado especialista nas áreas trabalhista e previdenciária, Marcelo Meirelles, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Carlos José Berzoti, diretor da Condovel, e conteúdo SíndicoNet

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