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| Guias SíndicoNet |  |
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| Quando o prazo da gestão chega ao fim - tanto do síndico como da empresa administradora -, alguns procedimentos de documentação devem ser seguidos para que a próxima gestão tenha todo o arquivo da movimentação anterior.
Síndico
Na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente: - Apólices de Seguro; - Cartão de CNPJ; - Folhas de Ponto de Funcionários; - Laudos PCMSO/PPRA; - Livro de Inspeção do Trabalho; - Escritura de Convenção; - Regulamento Interno; Livros de Atas de Assembléia; - Contratos(manutenção etc); - Pastas de Prestações de Contas; - Planilhas de Orçamentos; - Plantas do Condomínio; - Certificados Operacionais (NR23- Extintores e Mangueiras, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização); - Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais) - É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento. - Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega. - Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros. - Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho. - Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma Assembléia. - A Assembléia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.
Administradora Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente: - Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais; - Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico. - Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão. - Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembléia. - A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembléia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial. - De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio". - Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.
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