Como começar a administrar um condomínio em 11 passos

A procura por morar em condomínios vem crescendo exponencialmente no Brasil. Dessa forma, para manter a transparência, ética e serviço de qualidade, contratar uma administradora especializada se faz necessário.

Administrar condomínios não é uma tarefa fácil! Precisa-se de boas práticas de gestão, equipe bem treinada, zelador, síndico comprometido e, claro, uma administradora de condomínio para apoiar o trabalho do síndico em mais de 200 rotinas.

Desse modo, separamos 11 dicas de como começar a administrar um condomínio independente do tamanho, tipo de gestão e localização. Continue lendo e confira!

Quais as funções das administradoras de condomínios?

Para quem está começando nesse setor, é preciso entender quais as atribuições de uma empresa que administra condomínios, que é o braço direito do síndico.

Dessa forma, é responsabilidade dela cerca de 200 atividades divididas em administrativas, financeiras, de recursos humanos, assuntos jurídicos e relacionamento com o cliente - que pode ser o síndico e também os condôminos e inquilinos.

• Conheça todas as atribuições de uma administradora

Quais os tipos de gestão que uma administradora de condomínio pode exercer?

Quando se contrata uma administradora de condomínio, existem duas formas de serviços prestados:

• Gestão completa: nesse tipo de serviço, a administradora é responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio que vai desde a realização de assembleias até questões de inadimplência.
• Gestão compartilhada: várias atividades são realizadas internamente pelo síndico, conselheiros, gerente predial etc. e a administradora ajuda com questões burocráticas, como contabilidade, gestão de obrigações etc.

11 passos de como começar a administrar um condomínio

Como vimos acima, existem, pelo menos, duas formas de administrar e fazer a gestão de um condomínio. Desse modo, independentemente da forma escolhida, alguns passos nunca mudam.

Por isso, abaixo separamos 11 passos para que a administradora consiga oferecer a melhor gestão para o condomínio. Confira!

1. Organize o setor administrativo

O primeiro passo é organizar o setor administrativo. Assim, é preciso começar a olhar as contas, conhecer o condomínio, criar um relacionamento com o síndico e entender como funcionam os processos.

Além disso, organize:

• Salário dos funcionários e suas escalas de trabalho;
• Todas as contas e investimentos já realizados;
• Impostos e taxas;
• Fornecedores.

Já providencie a emissão das taxas condominiais, o calendário de assembleias (se não tiver, crie), os treinamentos para os colaboradores e como funciona a distribuição de tarefas.

Feito isso, se a empresa tiver alguma sugestão de melhoria, converse com o síndico e convoque uma assembleia para apresentar essas sugestões e colocar em votação pelos condôminos.

Caso eles não concordem, continue com os processos já existentes e pense em formas de otimizá-los.

2. Organize o setor financeiro

As finanças do condomínio merecem uma atenção a mais, pois a transparência e a prestação de contas são essenciais. Por isso, ter um controle financeiro é necessário.

Dessa forma, comece entendendo como funciona esse setor. Saiba como classificar as despesas, faça um planejamento de datas de vencimento de contas, além de uma previsão orçamentária e um documento de prestação de contas mensais e anuais.

Para fazer tudo isso, se baseie nos anos anteriores e comece a montar relatórios, levando em consideração os reajustes e investimentos.

Dessa forma, não se esqueça de manter em dia:

• Despesas ordinárias: são aquelas despesas rotineiras, referentes aos salários, manutenção, encargos e outros. Esse tipo de despesas, que costumam ser recorrentes, devem ser planejadas.
• Fundo de obras: é aquela verba destinada a realização de obras no condomínio. Essa arrecadação deve ser planejada com antecedência e aprovada em assembleia.
• Fundo de reserva: esse fundo geralmente é usado para emergências e deve ser destinado aos imprevistos que não podem ser absorvidos pela conta ordinária. O valor usado deve ser reposto.
• Fundo trabalhista: é a arrecadação destinada às férias, 13º salário, gratificações e rescisão de funcionários. Esse gasto também dá para ser planejado.

3. Confira como estão os serviços de manutenção predial

A manutenção predial é essencial, já que estar com ela em dia oferece segurança para os condôminos. Desse modo, é importante conferir como esse serviço é feito.

Para isso, converse com o síndico e veja como é a rotina de conservação das áreas comuns. Assim, se o condomínio não tiver esse serviço, ou não tiver uma rotina pré-determinada de conferência dessas áreas com o zelador e prestadores de serviço, estude formas de resolver esse problema.

Pode ser contratando mais colaboradores, como um manutencista, realocando alguns ou determinando um processo de verificação diário das áreas comuns e setores elétricos e hidráulicos, que podem incluir a implantação de um aplicativo de manutenção.

4. Preste conta de tudo que fizer na administração

Ser transparente é fundamental para fazer uma gestão eficiente de um condomínio, até porque os condôminos merecem saber o que é feito com o dinheiro.

Dessa forma, faça a prestação de contas anual na Assembleia Geral Ordinária. Esta é uma obrigação do síndico prevista no artigo 1.348 do Código Civil e a administradora é fundamental para isso.

E, a cada mês, divulgue o balancete, geralmente junto com o boleto da cota condominial, ou por meio do Resumo Mensal, ferramenta gratuita do SíndicoNet para administradoras e síndicos divulgarem seu trabalho de forma profissional e didática. Pode ser afixado no mural do condomínio, enviado por e-mail ou no grupo dos condôminos.

Além disso, no final do ano, compartilhe os relatórios gerais e deixe os moradores cientes da condição financeira do condomínio.

5. Adeque a gestão ao tipo do condomínio

Para começar a administrar um condomínio, é preciso entender as particularidades do local, como a tipologia das unidades (horizontal vertical), áreas comuns, perfil dos moradores etc.

E, mesmo que esse seja um detalhe simples, faz toda a diferença na gestão. Alguns quesitos como segurança, barulho, obras e gastos são encarados de forma diferente a depender do perfil do condomínio.

Dessa forma, abaixo separamos as particularidades de cada modelo para você se habituar aos estilos.

O que uma administradora deve prestar atenção em um condomínio horizontal?

Os condomínios horizontais, ou condomínio de casas, têm um espaço maior, por isso é necessário ter mais atenção à segurança, pois podem existir pontos cegos. Investir em um bom modelo de portaria combinada com tecnologia pode ser uma solução.

Outro ponto de atenção são as obras nas casas dos condôminos. Elas devem ser avisadas ao síndico e ele deve ter ciência do que será feito para saber se a obra está de acordo com o regimento interno.

O que uma administradora deve prestar atenção em um condomínio vertical?

Um ponto de atenção nos condomínios verticais é nas vagas da garagem, que frequentemente são focos de conflitos.

O barulho também é outro ponto que merece atenção, pois alguns ruídos podem incomodar os condôminos, além de que, no condomínio deve haver horários restritos para festas, obras e afins.

As obras também são importantes, pois, como nos condomínios horizontais, elas devem ser avisadas ao síndico, seja pelo barulho, entrada e saída de profissionais e também pela conservação da estrutura do prédio. A administradora pode apoiar o síndico na checagem da documentação, necessidade de atendimento à Norma de Reformas ABNT NBR 16.280, envio de comunicados entre outros.

• Obras em apartamento: veja como administradora pode apoiar reformas em condomínio

E deve-se manter o controle para uso de elevadores, pois crianças e idosos podem se machucar ou sofrer acidentes.

6. Deixe claro o que é responsabilidade do síndico e da administradora

Seja em uma gestão completa, seja na compartilhada, é importante alinhar as responsabilidades e atividades do síndico e da administradora.

Como os dois são essenciais para o funcionamento do condomínio, ambos devem trabalhar de forma colaborativa.

Por isso, ao começar a administrar um condomínio, deixe claro o que é de quem e siga esse combinado para não gerar problemas.

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7. Atenção aos impostos do condomínio

Na primeira dica, citamos que os impostos devem estar em dia, mas esse tema vale uma explicação aprofundada.

As obrigações fiscais do condomínio, quando não cumpridas, podem causar problemas com a Receita Federal, processos judiciais, desvalorizar os imóveis e afetar, não só o condomínio, como a reputação da administradora.

Desse modo, a administradora deve estar atenta ao calendário de obrigações, às exigências da Receita Federal etc. para manter todos os pagamentos em dia.

Além disso, questões trabalhistas também são importantes, pois são avaliadas pela Receita Federal por meio do eSocial para condomínios. Por isso, pagamento de salários, benefícios, encargos trabalhistas e cumprimento de jornadas por meio de escalas de trabalho bem feitas para os colaboradores são essenciais. Um pequeno deslize pode gerar processo.

Assim, mantenha todas as questões financeiras e trabalhistas do condomínio em dia, documentadas e organizadas.

8. Cuidado ao contratar colaboradores e empresas terceirizadas

Ainda falando de leis trabalhistas, antes de contratar colaboradores e empresas terceirizadas deve-se ter em mente a legislação.

Desse modo, em relação a contratação de colaboradores, o primeiro passo é, junto ao síndico, avaliar o contrato de trabalho, criar o perfil do colaborador no eSocial, definir a remuneração e carga horária conforme acordo coletivo da categoria.

Lembrando que todas as exigências trabalhistas sobre o estilo de trabalho devem ser seguidas à risca para proteger o trabalhador, o condomínio e a administradora. Por isso, tome cuidado com horas extras, desvio de função, EPIs e regimes de contratação.

Agora para empresas terceirizadas, verifique se ela realmente é legalizada para fazer o serviço, verifique a documentação e avalie bem o contrato. Nesses casos, uma assessoria jurídica pode ajudar para não haver erros ou golpes.

9. Contrate serviços de assistência jurídica e contábil

Como você pôde ver, quando se trata de pessoas e processos, as leis e as burocracias devem ser seguidas à risca. Por isso, é importante contar com o apoio de uma assessoria jurídica e contábil na administração do condomínio.

Esses profissionais podem aprimorar ainda mais uma gestão de sucesso no condomínio.

10. Aprenda a lidar com a inadimplência

É comum as administradoras de condomínio terem que lidar com casos de inadimplência. Esse problema sempre vai existir, mas ele pode ser evitado.

Como? A principal maneira é utilizar a tecnologia para automatizar os processos de cobrança. Ou seja, com o auxílio de softwares, os boletos são enviados para os condôminos e não há desculpas para não pagar.

Se o condômino não pagar até a data, juros serão cobrados e não adianta conversar com o síndico.

Além disso, os softwares poupam tempo, otimizam o processo e geram relatórios fáceis de serem lidos e assim, confirmam a transparência da gestão.

Hoje em dia, as administradoras têm à sua disposição diversas formas de disponibilizar os boletos para pagamento, como site, e-mail, aplicativo, whatsapp e até mesmo o boleto impresso para quem é mais conservador. O importante é seguir as exigências e orientações bancárias para prevenir os condôminos de cair no golpe do boleto falso.

11. Invista em tecnologia

Já que estamos falando das facilidades da tecnologia, existem no mercado diversos tipos de sistema que podem ajudar na administração. Ou seja, com a aceitação dos condôminos em assembleia, pode-se transformar o condomínio em um condomínio inteligente!

Os condomínios inteligentes são aqueles que contam com soluções tecnológicas em seus processos, que facilitam o dia a dia da gestão e dos moradores também.

Além disso, essas tecnologias se comunicam entre si. Por exemplo, em um aplicativo do condomínio, o condômino pode gerar o boleto, acessar a assembleia virtual e as câmeras de segurança e até mesmo ver o custo da recarga do seu carro elétrico no ponto de recarga compartilhável do condomínio.

Ou seja, apoiar os seus clientes para se tornarem condomínios inteligentes tem muitas vantagens. Mas para isso, os condôminos devem aceitar a proposta e ter dinheiro para investir nessas facilidades.

Fique de olho nas tecnologias e faça um estudo de caso para ver quais se enquadram aos seus clientes antes de apresentar a solução em uma assembleia.

Começar a administrar um condomínio é um trabalho minucioso e desafiador. Exige implementação de processos e boas práticas.

Tenha em mente que sua gestão também deve ser permeada pela ética, transparência, e boa comunicação.

Quer aprender mais sobre a dinâmica operacional das administradoras? Leia nosso guia completo sobre o tema!

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