Decoração de halls

Comunicação é chave para viver bem em condomínios
 

Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.

 

Para evitar que  a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados  os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agir no momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.

Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.

Nem sempre porém o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.

Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.

Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.

 

O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.

Internet

  • Muitas administradoras oferecem um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.
  • A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.
  • O uso de informativos - online ou impressos - é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho


Pessoalmente

  • Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.
  • É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semana para conversar com os moradores.
  • Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.
     

Ajuda

  •        {C}Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.

  •          {C}Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.

Crianças e Adolescentes

  • Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes - um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.
     

Dica do leitor

  • Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.
  • Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.
     

Formas de comunicação

 

Assuntos não urgentes Assuntos urgentes:
Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão Telefones
E-mails Interfone
Quadro de avisos  
Fórum de discussão, blog ou site do prédio  

 


Acesso à documentação

  • Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.
  • Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.
  • Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em Assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior. 
  • Saiba mais sobre acesso dos condôminos à documentação do condomínio

 
Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores

  1. Estipule regras
  2. Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
  3. Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
  4. Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
  5. Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
  6. Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
  7. Interfone - só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos
     

Monte comunidados e "jornaizinhos" no seu condomínio

 


Fontes consultadas: Valéria Lemonache, psicóloga e mediadora de conflitos; Rosely Schwatrz, professora do curso de adm de condomínios da FMU; Sérgio Meira de Castro Neto, diretor de condomínios do Secovi-SP; Marcio Bagnato, administradora Habitacional; Ana Paula Pellegrino, administradora Adbens