10 ideias para fazer assembleia de condomínio sem estresse
Longa, cansativa, pouco efetiva, chata, cheia de brigas, discussões e baixaria. É dessa forma que muita gente costuma descrever as reuniões condominiais. Por isso vamos falar sobre como fazer assembleia de condomínio sem estresse, só que de um jeito diferente, mais prático.
Longa, cansativa, pouco efetiva, chata, cheia de brigas, discussões e baixaria. É dessa forma que muita gente costuma descrever as reuniões condominiais. Por isso vamos falar sobre como fazer assembleia de condomínio sem estresse, só que de um jeito diferente, mais prático.
A ideia não é focar nas regras do que pode ou não pode, nem de outras polêmicas como impugnações, uso de procurações, redação de atas, edital de convocação, nada disso.
Assim, listamos 10 ideias para fazer assembleias de condomínio sem estresse, com estratégias compartilhadas por grandes profissionais da área condominial.
O tema desta matéria também será abordado no Conexão SíndicoNet deste ano, que acontecerá dia 20/04, em São Paulo. A palestra "Tecnologia e Dados para Gestão de Alta Performance" vai apresentar o que mais os gestores condominiais podem fazer para reduzir o estresse, o tempo e o desgaste, para além da assembleia.
Inscreva-se no evento, e para já entrar no aquecimento do assunto, confira este conteúdo agora mesmo. Boa leitura!
10 ideias para realizar assembleia de condomínio sem estresse
Assembleia é algo que, definitivamente, não arrasta multidões. Condôminos costumam comparecer em peso quando está em debate algo muito importante e que seja de interesse mais individual, como sorteio de vaga de garagem ou fechamento/envidraçamento de sacada.
De maneira geral, já se espera que a reunião de condomínio será estressante, uma verdadeira assembleia do caos, como estas vivenciadas por Marcio Rachkorsky, Roberto Viegas e Moira Toledo e compartilhadas na websérie SíndicoNet "Causos de Condomínio". Assista:
Porém, com preparo, atenção aos detalhes e criatividade, síndicos podem para transformá-la em um encontro rápido, eficiente e tranquilo. Veja como nestas 10 ideias que separamos para você!
1. Faça um planejamento anual de assembleias
O síndico profissional Alexandre Prandini enfatiza a importância de um planejamento anual para as assembleias de condomínio.
Segundo ele, as assembleias envolvem um período significativo de amadurecimento, destacando que o início de cada ano é propício para a elaboração de um "mapa de assembleias AGOS". " Isso fará com que o síndico coordene esses encontros e reuniões de conselho de forma alinhada com a programação anual", afirma.
Além disso, Prandini considera importante verificar a agenda de manutenção, a qual é capaz de indicar se o gestor deve orçar ou até mesmo prever AGOs mais complexas.
2. Cuide da estrutura física
Garantir um ambiente agradável é fundamental para que os moradores se sintam mais acolhidos e relaxados para participar da reunião de condomínio sem nenhum estresse. Afinal, uma atmosfera assim favorece o debate.
Porém, a maioria dos empreendimentos não dispõe de um espaço próprio para esse tipo de encontro e acaba improvisando espaços, como em garagens, salões de festas ou uma pequena sala de reunião usada pela administração.
Gestores precisam, então, ser criativos para tornar a reunião minimamente mais confortável e estarem atentos aos mínimos detalhes, até nas condições climáticas.
Como exemplo, a síndica profissional Lígia Ramos disse que, durante a onda de calor dos últimos anos, optou por realizar uma assembleia num local totalmente diferente: debaixo da marquise do jardim. "Inusitado, porém, achei mais conveniente, estava um dia bonito e tudo correu tranquilamente", destaca. Em contrapartida, em dias frios, evite espaços ao ar livre.
Vale ressaltar, também, que o local escolhido para a realização da assembleia do condomínio tenha uma mesa de trabalho apropriada para a equipe que vai conduzir a reunião, bem como ofereça assentos aconchegantes para todos os participantes. Inclusive, as cadeiras podem ser acomodadas em um círculo, facilitando a comunicação cara a cara.
Antes da cerimônia começar, se possível, coloque uma música ambiente suave ou vídeo no Youtube com um tema leve. Músicas muito agitadas não são indicadas. A exemplo de Lígia, um capricho a mais seria dispor algumas flores frescas e borrifar aromas no local.
"Tudo isso faz com as pessoas se sintam acolhidas e, principalmente, com que elas se desarmem, deixando-as mais dispostas a discutir pacificamente", ela reitera.
De acordo com o especialista em implantação de condomínios Roberto Viegas, além de pensar no conforto dos condôminos, deve-se preparar o local de modo que todos consigam ouvir e ver perfeitamente bem toda a apresentação. Dessa maneira não há nenhuma margem para distrações.
Esses quesitos mais técnicos também servem para as assembleias virtuais. É importante que todos tenham perfeitas condições de acompanhar tudo o que foi apresentado ou falado nas reuniões, para evitar riscos de impugnação.
Por fim, utilizar recursos audiovisuais na apresentação da assembleia de condomínio é uma forte estratégia para atrair a atenção dos condôminos.
Dessa forma, solicite à administradora um projetor e também uma ajuda na elaboração de slides impactantes, priorizando:
- Imagens;
- Áudios;
- Vídeos;
- Gráficos;
- Letras grandes;
- Pouco texto (foque no título e no assunto principal, depois, discorra).
3. Providencie 'comes e bebes'
O advogado e síndico profissional Maicon Guedes brinca que "um animal com fome se torna perigoso" para comparar a situação dos condôminos quando chegam à assembleia após um longo dia de trabalho.
Não é fácil. É muito comum condomínios marcarem as reuniões durante a semana, por volta das 19h30-20h, horário que pega muita gente direto do trabalho, sem tempo de tomar um banho e jantar. O resultado? Maicon retoma a analogia.
"Um animal com fome age mais por instinto, ou seja, é menos racional, tendendo a ficar mais agressivo e impaciente", esclarece Maicon, que será um dos mentores do Conexão SíndicoNet 2024.
Para que evitar isso, prepare comes e bebes, simples, sem precisar inventar muito, tais como:
- Bebidas: café, água, suco ou refrigerante;
- Lanches;
- Bolachas;
- Barras de cereal;
- Balas, snacks e outras guloseimas.
"Comida traz acolhimento. Então, ainda que simples, traz um conforto físico e psicológico para a pessoa", salienta Lígia.
Segundo Maicon, é um investimento baixo se compararmos com as consequências de uma decisão que pode impactar muito o condomínio, como taxa condominial e valor das unidades.
4. Realize pré-assembleias com os condôminos
As assembleias acontecem para que a coletividade possa decidir algo importante para o condomínio. No entanto, muitas vezes as reuniões se perdem em discussões longas e sem propósito. Entre tantos motivos para isso, está a falta de conhecimentos dos condôminos sobre as pautas a serem debatidas no dia.
Para resolver isso, síndicos devem promover "pré-assembleias". Tratam-se de reuniões informais com os condôminos, com o objetivo de realizar debates prévios e focados, tal como um bate-papo de tira-dúvidas.
Com todas as incertezas sanadas, as pessoas só comparecem à reunião oficial para votar e formalizar as decisões. Isso torna a assembleia um processo muito mais assertivo, ágil e tranquilo.
Maicon recomenda essa prática, sobretudo, em assembleias com temas complexos. Nesses encontros informais e mais descontraídos, realizados cerca de um mês antes da data oficial, ele costuma investir mais no comes e bebes, com um coffe break mais encorpado, noite de queijos e vinhos e até o conhecido 'churrasbleia'.
"Essas pré-assembleias acontecem sem toda aquela tensão de uma assembleia, pressão de voto e tempo ou mesmo de ficar convencendo um ao outro. Elas apenas aparam arestas, dando tudo mastigado para os condôminos, os quais não vão precisar pensar tudo ali na hora. Já conheceram, pensaram e refletiram; agora é só votar", frisa Maicon.
A síndica profissional Domichelica Armentano repara, ainda, um detalhe importante sobre realizar reuniões informais antes da data oficial da assembleia do condomínio. Um síndico que aplica essa estratégia sequer precisa se indispor diretamente com os desavisados que insistem em tumultuar o evento com dúvidas superficiais.
"Aqueles que chegam na reunião sem conhecimento nenhum são 'rechaçados' pelos próprios moradores. Eles defendem 'a síndica teve o cuidado de preparar tudo antes pra gente, com tempo suficiente para tiramos todas as dúvidas antes da assembleia, e aí você chega aqui querendo provocar confusão?'. O morador contestado fica quietinho", conta Domichelica.
Esses encontros informais são fundamentais, também, para se apresentar e se aproximar dos condôminos, o que, consequentemente, acarreta numa melhor aceitação e impressão positiva para a assembleia.
Segundo Roberto, o gestor precisa ter contato com as pessoas e não pode falar com elas somente no dia da assembleia, porque daqui a pouco ninguém vai conhecê-lo. Ele deve abordar as pessoas pelo condomínio sim, perguntar, ouvir, sem ter medo de dizer que é o síndico.
"Sem reuniões informais, de repente, existem questões que o condômino quer falar, mas não fala porque tem medo. Daí, na hora da votação, se manifestam contra. Nesse momento, você já não consegue tomar nenhuma providência para esclarecer melhor as coisas", ele enfatiza.
Nesse sentido, podem surgir dúvidas nas reuniões informais que, às vezes, somente iam aparecer na hora da reunião. O gestor poderia depender de algum dado externo ou mesmo não saber responder o condômino, o que tornaria a situação embaraçosa e pior: pessoas com dúvida não aprovam.
Lígia, que apelidou suas pré-assembleias de "Papo com a Síndica", aconselha agendá-las em mais de um horário para poder capturar públicos diferentes. Além disso, dispara enquetes para consultar dia e horários mais convenientes para os condôminos. Normalmente acontecem sábado de manhã e à noite.
Outro conselho de Maicon é enviar o resultado desses encontros informais nos canais de comunicação oficiais do condomínio (WhatsApp, e-mail, aplicativo etc). Com isso, os condôminos já vão compreendendo o que está sendo posto em votação, possibilidades e consequências.
Mesmo nessas pré-assembleias, Marjorie Albuquerque, diretora de marketing do SíndicoNet e síndica moradora, elabora o que ela chama de "Material de Suporte para a AGO". É uma apresentação para os condôminos produzida na ferramenta Loom e, posteriormente, compartilhada com eles.
Nesse material, Marjorie traz um panorama rápido dos principais pontos que estão ocorrendo no condomínio, abordando pauta por pauta da assembleia.
Com links úteis anexos, como planilhas financeiras, no geral, o que é legal detalhar:
- Autoavaliação da gestão (positivos, a melhorar e futuro);
- Benfeitorias realizadas;
- Obras e processos em andamento;
- Lista de atividades obrigatórias e periódicas em dia;
- Finanças (posição financeira dos últimos 12 meses, demonstrativos detalhados e balancetes digitais, gráfico com visão geral das despesas);
- O que precisa ser feito no futuro;
- Canal aberto para responder dúvidas.
Dica extra: Cuidado com a escolha das pautas
Uma dica bônus de Roberto Viegas é em relação ao que vem antes da pré-assembleia: escolha das pautas do edital. "Já vi muita gente quebrar a cara na assembleia oficial, levando para votação propostas que ninguém estava pensando a respeito, sequer gostariam de discutir ou viam necessidade", alerta.
Assim sendo, se o assunto não estiver relacionado ao cumprimento de alguma obrigação legal ou às finanças do condomínio, deve-se avaliar muito bem primeiro. Para sentir a temperatura dos temas antes de colocá-los em discussão numa cerimônia oficial, as enquetes são ótimas para isso.
"A partir do resultado delas, o síndico vai levantando os temas e as tendências das pessoas em relação a alguns assuntos. Perguntar de forma mais aberta permite que você vá afunilando, até chegar em um melhor escopo para ser apresentado e aprovado em assembleia", explica Roberto.
- Aplique enquetes de forma prática no seu condomínio com o app gratuito Nok Nok
5. Faça reuniões prévias com o corpo diretivo e administradora
Como propõe Alexandre Prandini, sempre organize uma reunião junto a conselheiros, subsíndico, administradora e até zelador se achar necessário, 30 dias antes de agendar a assembleia, para traçar os pontos possíveis do edital de convocação.
Essa construção das pautas junto aos próprios condôminos, mas, também, em conjunto com equipe do condomínio, "deixará todos alinhados e preparados para a assembleia", justifica Alexandre.
Nessa ocasião, ainda, vale conversar sobre alguns detalhes e práticas que podem surtir efeitos positivos no dia da assembleia, como a a possibilidade de sortear algum brinde de boa qualidade, até mesmo com menção na convocação.
6. Menos temas, mais assembleias
Na experiência de Maicon Guedes, assembleias com muitas pautas a serem discutidas podem durar mais de 2h30 e, por isso, tendem a ser entediantes e a causar um efeito ruim, principalmente, sobre os temas que ficam para o final.
As pessoas começam a dispersar, ficar mais irritadas e sem paciência, querendo acelerar tudo de qualquer jeito e a pensar somente no seu lado. Por isso, não dá para ficar só na AGO o ano todo, convoque extraordinárias também. O ideal é fazer mais assembleias do que fazer uma com seis temas.
"Sobretudo, se o condomínio possui temas complexos a tratar, como alteração de regimento, implementação de portaria remota, orçamento anual com reajuste, etc. Demandam mais debate, então, recomendo reservar esses assunto e mais um somente", sugere Maicon.
7. Antecipe as pautas e as datas com os condôminos
Envie o edital de convocação antes mesmo do prazo estipulado em convenção, até porque, o que consta no documento é muito curto, normalmente d 5 a 8 dias de antecedência para a assembleia.
Maicon acredita que disparar o edital entre 10 a 15 dias antes da realização da assembleia faz com que os condôminos possam se programar perfeitamente para participar.
Reforce o acontecimento, ainda, por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos, e-mails, grupos de WhatsApp, aplicativos, enfim, por todos os canais de comunicação do condomínio.
Dica bônus: Antes de soltar o edital, consulte sempre um advogado de confiança do condomínio.
8. Pré-seleção do presidente de mesa e alinhamento
O presidente da mesa tem um papel importantíssimo na assembleia. Na opinião de Maicon, ele é o dono da reunião, de modo que, até o síndico, deve seguir o que ele determinar, então, quem ocupa esse posto tem um poder muito grande.
Afinal de contas, na realidade, é o presidente da mesa quem abre a votação, declara os resultados, concede a palavra, encerra a reunião... Então, essa pessoa não pode cair de para-quedas na assembleia.
Quem assumir a presidência de uma assembleia não pode ser uma pessoa aleatória, que seja facilmente pressionada pelos condôminos. Deve ser bem ambientada ao condomínio e ser uma referência para que todos a respeitem.
A presidência da mesa é definida minutos antes da assembleia iniciar e, via de regra, a função é exercida por um conselheiro. Isso mostra que ele tem conhecimento do dia a dia do condomínio, está por dentro dos assuntos e, a priori, possui boa aceitação dos vizinhos.
É possível que algum condômino se manifeste, mas, pela vivência de Maicon, por exemplo, 95% das vezes um conselheiro levantará a mão. "É extremamente raro ter eleição pra presidente", ele atesta.
Então, de maneira prévia, procure convidar algum membro do conselho que fale razoavelmente bem e tenha controle de público. E, mais do que escolher o presidente da mesa, é preciso treiná-lo, com estratégias para conduzir uma assembleia tranquila. Abaixo, algumas dicas:
- Mostre a apresentação;
- Explique todas as pautas da reunião, bem como as possibilidades de voto e desdobramentos das decisões;
- Dê instruções jurídicas (o que pode ou não pode nessas cerimônias).
Deixar para explicar todos esses pontos e a dinâmica de uma assembleia de condomínio durante a reunião e na frente dos condôminos, sem qualquer preparo anterior, pode ocasionar um evento desastroso.
Contratar um mestre de cerimônia para exercer o papel de mediador durante a assembleia também pode contribuir. "Quando o condômino interrompe a ordem do dia, eleva o tom de voz, fica agressivo ou tenta 'causar', esse responsável intervém com profissionalismo, neutralizando a ação do encrenqueiro", descreve Ligia.
9. Preparação do síndico
Ainda que todos as práticas citadas acima tenham sido aplicadas, é muito importante que o síndico se prepare para a assembleia.
De acordo com o síndico profissional André Rocha, é muito constrangedor quando o síndico não sabe responder algo, por exemplo. Isso o faz perder a credibilidade e a confiança dos condôminos.
"Portanto, estude profundamente os assuntos da assembleia para não ser pego de surpresa, pense nas piores perguntas que podem surgem e prepare-se para elas", pontua.
Além disso, treine em casa falando em voz alta em frente ao espelho, e não se esqueça de estar municiado de informações e materiais relevantes, como orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços, avaliações técnicas de profissionais, etc. Saiba mais assistindo ao vídeo de André Rocha abaixo:
10. Postura do síndico no dia da assembleia
Alexandre Prandini entende que é extremamente relevante o síndico comparecer mais cedo no condomínio em todas as assembleias, para causar um boa impressão.
Chegar, no mínimo, com uma hora de antecedência, abre espaço para o síndico conversar com pessoas que chegam cedo e ansiosas, com intenção de “causar”. Essa atenção e esclarecimento dados antes desarmam esse tipo de condômino.
"Então, além de antecipar o gestor contra possíveis problemas, essa recepção às pessoas, tanto na primeira quanto na segunda chamada, fará a diferença", conclui Alexandre.
Por último, os assuntos a serem tratados na reunião de condomínio podem ficar expostos em cartazes pela sala de reunião, para facilitar a consulta dos condôminos.
Fontes consultadas: Marjorie Albuquerque (diretora do SíndicoNet e síndica moradora); Lígia Ramos (síndica profissional); Alexandre Prandini (síndico profissional); Domichelica Armentano (síndica profissional); Maicon Guedes (advogado e síndico profissional) e Roberto Viegas (especialista em implantação de condomínios).
