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Administração

Assembleia produtiva

Bom planejamento da pauta e materiais informativos ajudam na reunião eficaz

Publicado em: quinta-feira, 22 de maio de 2014

Reunião de condomínio: planejar pode ser uma boa alternativa

O condomínio é uma coletividade, e como tal, terá um melhor funcionamento na medida em que seus membros se engajarem na busca de soluções
 
Flávio Amary 
 
Participar da assembleia do condomínio é uma chateação para a maior parte das pessoas. Quem quer, depois de um dia inteiro de trabalho, aguentar as discussões sobre reformas, disputas entre vizinhos, alocação de verbas para obras futuras...? Síndicos experientes costumam reconhecer que a maior parte dos moradores só aparece nessas reuniões quando vai haver sorteio de vagas de garagem. 
 
No entanto, o condomínio é uma coletividade, e como tal, terá um melhor funcionamento na medida em que seus membros se engajarem na busca de soluções. Não se pode exigir que as pessoas participem. Mas, pelo menos, pode-se tornar as assembleias mais produtivas e estimulantes. 
 
Especialistas em coaching falam que o primeiro passo para uma reunião produtiva é o planejamento da pauta. Ou seja, os assuntos que serão discutidos devem ser previamente escolhidos, e tudo o que se referir a prestações de contas, orçamentos, laudos técnicos - deve ter resumos que permitam a melhor apreensão de seus significados. 
 
Também é bom que o condômino saiba com antecedência quais serão os assuntos tratados. Assim, o interesse dele poderá ser aguçado por um ou mais itens da pauta, e ele terá tempo hábil para se preparar para a reunião, elaborar questionamentos ou, mesmo, ouvir opiniões dos outros vizinhos. Por exemplo: se ele for contra o aumento da taxa mensal de condomínio, talvez reveja essa postura ao dialogar com pessoas que entendem essa necessidade frente o aumento constante de preços e o avanço da inflação. 
 
Uma medida interessante e simples é ficar em pé enquanto conduz a reunião. Essa posição alerta transmite seriedade e firmeza, além de desmotivar conversas paralelas. Não precisa, porém, ser formal demais. Estimule a participação, faça perguntas - mas não titubeie em pedir atenção se alguém começar a atrapalhar os trabalhos. 
 
Também é bom ser breve, sucinto. Divagações, exemplos em excesso, reminiscências do passado - por mais que certas "anedotas" possam parecer divertidas para quem as conta, não são necessariamente interessantes para quem as escuta. Por isso, o mais sensato é ir direto ao ponto! 
 
Outro aspecto fundamental é o foco. Nada pior do que aquela reunião em que o assunto central fica relegado a segundo plano porque a discussão desviou para temas periféricos ou, pior ainda, pessoais. Se um condômino insistir em colocar apenas o próprio problema em pauta, deve ser convidado a marcar um horário só com o síndico! A menos, claro, que o problema dele não seja algo exclusivo, também diga respeito aos demais moradores e sua solução for do interesse de todos. 
 
Por falar em solução, as pessoas se desmotivam quando todas as sugestões que apresentam são rejeitadas, ou quando percebem que o líder já decidiu o que deve ser feito e quer apenas que o grupo lhe dê respaldo. Assim, o desafio para o sindico ou para quem quer que esteja liderando a assembleia é demonstrar genuíno interesse pelas propostas apresentadas - de fato, alguém poderá trazer uma ideia inovadora ou analisar uma questão sob um ângulo totalmente original, que permita vislumbrar saídas melhores e mais eficientes para determinados impasses. 
 
E, como nenhum assunto realmente importante se esgota em duas ou três horas de debate, uma boa forma de prosseguir com as discussões e manter vivo o interesse dos participantes é usar ferramentas como grupos de discussão, Facebook ou mesmo um fórum dos moradores hospedado no site do condomínio. Quando todos se envolvem, o comprometimento e o respeito mútuo se aprofundam, e todos saem ganhando! 

Fonte: http://www.cruzeirodosul.inf.br/

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