Durante o ano
Faça uma boa programação e mantenha o condomínio organizado
Condomínios já devem planejar agenda de 2015
Empresa líder em administração de condomínios, Lello dá dicas sobre os melhores meses para executar algumas demandas sazonais
Os condomínios residenciais de São Paulo devem planejar desde já a execução da agenda de rotinas para 2015. O alerta é da Lello, empresa líder em administração de condomínios no Estado.
Essas tarefas sazonais, que se repetem anualmente, são fundamentais para o bom funcionamento do empreendimento. São obrigações importantes tanto no que se refere à entrega de documentos, manutenção periódicas e agenda de compromissos.
No que se refere à documentação legal, é importante que o síndico aproveite dezembro e as primeiras semanas de janeiro para a organização da papelada, já que logo em fevereiro é o momento de entregar a Dirf (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) para a Receita Federal, com informações sobre imposto de renda e retenções. Síndicos e funcionários do prédio devem receber no segundo mês do ano o Informe de Rendimentos para que possam preencher suas declarações de Imposto de Renda.
Já em março, os condomínios devem entregar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) de todos os funcionários para o Ministério do Trabalho.
“É importante cuidar de tudo com muita antecedência para não atrasar a entrega da documentação e evitar problemas”, alerta Angélica Arbex, gerente de Relacionamento da Lello Condomínios.
Em relação à manutenção do condomínio, diz Angélica, é importante programar a realização anual de uma vistoria predial em prédios com mais de cinco anos de existência, para identificar eventuais problemas de infraestrutura. O trabalho deve ser feito preferencialmente em abril, antes do período de obras, por equipe especializada em engenharia. Também em abril também ser providenciada uma das duas dedetizações e desratizações anuais recomendáveis para condomínios.
O mês de maio, após encerrada a época de chuvas, é um período propício para a realização de obras como reparos, impermeablização, pinturas e restauração de fissuras. Já em junho a administradora orienta que os síndicos encaminhem funcionários para cursos de capacitação, especialmente em segurança, visando preparar o condomíniopara o período de férias, quando muitos apartamentos ficam vazios e o risco de arrastões aumenta. Também em junho é recomendável planejar as atividades para as crianças que permanecerão no condomínio em julho, mês de férias escolares.
Em julho é fundamental reforçar as medidas de segurança, alertando moradores e funcionários. Já agosto é o último mês para a dispensa de funcionários em condomínios de São Paulo, com aviso prévio em setembro, já que em outubro, mês de dissídio dos trabalhadores, não é possível demiti-los. Também em agosto é recomendável aproveitar o tempo ainda frio para realizar a manutenção anual da piscina, pouco ou quase nada usada neste período.
Setembro, mês de início da primavera, é mês para trabalhar as áreas verdes do condomínio, com cuidados mais intensos com a jardinagem. Em outubro o condomínio deve providenciar nova dedetização e desratização, além de limpeza da caixa d’água, para que a água do prédio esteja com boas condições no verão.
Já em novembro é importante providenciar a manutenção dos pára-raios do condomínio, pela proximidade da época de chuvas, além de planejar a decoração de Natal. Por fim, em dezembro, o condomínio deve planejar as férias dos funcionários no ano seguinte, para saber quem irá folgar em qual data, realizar nova campanha de segurança por conta das férias de janeiro e encaminhar aos condôminos o boleto da cota condominial de janeiro, para que os moradores possam programar seu pagamento antes do período de férias.
A gerente de Relacionamento da Lello alerta, ainda, para a realização da Assembleia Geral Ordinária (AGO), que pode acontecer em qualquer época do ano para a discussão de temas como a eleição desíndico, aprovação da prestação de contas do ano anterior e votação do orçamento do exercício seguinte.
Segundo Angélica, é muito importante que o síndico planeje com antecedência a realização da assembleia, reunindo as informações necessárias e mobilizando os moradores.
“Uma previsão orçamentária adequada é fundamental para garantir o cumprimento do plano de trabalho do condomínio e a cobertura de todos os custos operacionais com trabalhadores e prestadores de serviços”, conclui.
