Passo a passo de como fazer planejamento financeiro do condomínio

Mesmo não sendo uma empresa com fins lucrativos, é necessário fazer o planejamento financeiro do condomínio. Afinal, o síndico e a administradora devem ter em mãos as despesas previstas, benfeitorias futuras e quanto dinheiro estará disponível todos os meses para honrar os compromissos.

Com acompanhamento, é possível fazer os ajustes no orçamento quando necessário, além de montar uma reserva de emergência ou criar um fundo de obras para o condomínio, se estiver no planejamento financeiro.

Uma maneira de simplificar essa gestão é centralizar tudo em uma conta digital voltada para condomínios, como o CondoConta. Ele permite que síndicos e administradoras façam pagamentos diretamente pela plataforma, sem custos adicionais, e acompanhem em tempo real a movimentação financeira, facilitando o planejamento e controle.

Continue lendo este texto para entender o que é e como fazer o planejamento financeiro do condomínio em 9 etapas!

Como fazer o planejamento financeiro do condomínio?

Fazer um planejamento financeiro não é difícil. Contudo, é necessário analisar todas as receitas e despesas do condomínio para projetar da melhor maneira possível os gastos de um determinado período.

O ideal é que você faça o planejamento financeiro para um ano inteiro. Dessa forma, será possível planejar melhor os gastos com manutenção.

Além disso, com um planejamento anual, é possível preparar o caixa do condomínio para os períodos nos quais os gastos são maiores, como no final do ano, quando é preciso pagar o 13º salário para os funcionários.

1. Analise as contas

O primeiro passo para fazer qualquer planejamento financeiro é analisar as contas. Sendo assim, verifique se o condomínio possui dívidas em aberto e cheque se o saldo bancário está positivo ou negativo.

Além disso, é importante verificar se o local tem algum fundo financeiro ou reserva de emergência.

Também é essencial checar se o condomínio está pagando parcelas de um empréstimo — ou de uma compra — ou se contratou um serviço e está fazendo o pagamento aos poucos.

Ao fazer esse levantamento, é preciso verificar qual é o número de funcionários do condomínio e quais são os gastos com a folha de pagamento.

Além disso, também é fundamental checar quais são os principais gargalos financeiros do lugar, por exemplo, se a conta de luz vem muito alta. Dessa forma, é possível identificar para onde a maior parte do dinheiro está indo e buscar soluções para equilibrar o orçamento.

Após fazer essa análise, você conseguirá ter uma noção de qual é a situação financeira do condomínio e como deverá conduzir o planejamento. Algumas das ações possíveis são:

• Priorizar o pagamento de débitos;
• Começar a formar uma reserva de emergência;
• Optar por construir um fundo de obras.

2. Verifique as despesas dos anos anteriores

Antes de começar a fazer o planejamento financeiro do condomínio, analise as despesas dos anos anteriores.

Dessa forma, você consegue saber quais foram os principais gastos do condomínio, em quais meses as despesas aumentam e em quais períodos elas diminuem.

Para facilitar esse processo, o CondoConta oferece uma visão detalhada das despesas e receitas do condomínio, permitindo um controle mais eficiente das finanças. Isso ajuda a identificar padrões e prever os gastos futuros com mais precisão.

Depois que você fizer essa análise, será possível projetar os gastos do condomínio com mais clareza e, portanto, fazer um planejamento financeiro melhor e que seja condizente com a realidade do lugar.

3. Leve em consideração uma possível inadimplência por parte dos condôminos

Ao fazer o planejamento financeiro do condomínio, é preciso levar em consideração uma possível inadimplência por parte dos condôminos.

Isso porque, em média, até 10% das pessoas não pagam as taxas em dia. Sendo assim, para que o condomínio não corra o risco de ficar sem caixa, na hora de fazer o planejamento financeiro, considere que nem todos os condôminos vão pagar a taxa em dia. Você pode se basear no histórico de inadimplência do último ano para calcular essa margem.

Uma maneira eficaz de minimizar o impacto da inadimplência é contar com soluções que garantem o recebimento das taxas condominiais, como o Receita Garantida, oferecido pelo CondoConta. Esse serviço permite que o condomínio tenha a segurança de que o valor da taxa será pago, independentemente de eventuais atrasos, proporcionando um fluxo de caixa estável e sem surpresas.

4. Planeje os gastos com as despesas ordinárias

As despesas ordinárias são aquelas que se repetem todos os meses, como:

• Salários dos funcionários;
• Contas de água, luz e gás;
• Gastos com manutenção.

Além disso, o gestor também precisa considerar o dissídio dos colaboradores, sejam eles orgânicos ou terceirizados. Isso porque todos os anos os trabalhadores brasileiros têm direito a receber um reajuste salarial.

Sendo assim, ao fazer o planejamento financeiro do condomínio, o síndico ou administrador precisa considerar os meses nos quais os colaboradores passarão pelo ajuste salarial. Para facilitar esse processo, soluções como a gestão automatizada de contas e fluxo de caixa podem ser extremamente úteis, permitindo que as despesas ordinárias sejam gerenciadas de forma mais eficiente. 

Por exemplo, o CondoConta organiza e automatiza a geração de boletos e o controle das finanças do condomínio, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam pagas em dia e de forma prática.

Depois de verificar quais são as despesas ordinárias, é possível planejar o quanto será gasto com essas contas todos os meses e, dessa forma, destinar uma parte do orçamento mensal para esses gastos.

5. Planeje os gastos com as despesas extraordinárias

Além das despesas ordinárias, todo condomínio possui gastos extraordinários, que são provenientes de imprevistos, como vazamento de água ou algum defeito no portão da garagem.

Para que não seja necessário aumentar o valor da taxa do condomínio para arcar com essas despesas, e nem desfalcar o caixa do local, o ideal é montar uma reserva financeira para poder passar por situações como essas com mais tranquilidade.

Contudo, para formar esse fundo, é necessário destinar todos os meses um percentual do valor arrecadado pelo condomínio para a reserva de emergência. Isso também precisa estar previsto no planejamento financeiro. Geralmente, na Convenção do Condomínio está estabelecido o percentual que deve ser destinado para esse fim.

No entanto, caso o seu condomínio possua dívidas, é importante negociá-las para quitá-las o quanto antes. Só então é possível formar o fundo de reserva, que pode ser gerenciado diretamente pelo CondoConta, com visualização clara do saldo, constância nos depósitos e rendimento mensal sobre o valor acumulado.

Confira abaixo as dicas de planejamento financeiro do especialista Maicon Guedes, advogado e síndico profissional:

6. Planeje as manutenções preventivas

Todos os anos o condomínio precisa fazer uma manutenção preventiva em seus sistemas e equipamentos.

Fazer a manutenção preventiva também pode ajudar a evitar imprevistos e, dessa forma, também contribuir para que o condomínio economize dinheiro, já que os serviços emergenciais costumam ser mais caros.

Contudo, é importante fazer um calendário de manutenções, escolhendo um mês para verificar a condição de cada equipamento instalado no condomínio.

Dessa forma, é possível projetar as despesas e evitar que o condomínio precise gastar muito dinheiro de uma só vez.

7. Crie um fundo de obras

Também é preciso colocar as obras que devem ser feitas no condomínio no planejamento financeiro. O mais indicado nessa situação é fazer um rateio, ou seja, levantar qual será o custo dessa obra e dividi-lo entre todos os condôminos. No entanto, esse processo pode levar tempo, e nem sempre a urgência da obra permite esperar pela arrecadação completa.

Nesses casos, contar com um fundo de obras ou com um financiamento condominial, como o oferecido pelo CondoConta, pode ser uma alternativa mais eficiente. Com ele, o condomínio consegue executar a obra sem comprometer o caixa, com parcelas fixas, sem necessidade de fiador e com liberação do valor em poucos dias.

Assim, o condomínio evita atrasos, garante a valorização do patrimônio e mantém a previsibilidade no planejamento financeiro.

8. Planeje os gastos com os encargos trabalhistas

Todos os anos o condomínio que tem funcionários próprios precisa pagar alguns encargos trabalhistas, como férias e 13º salário. Caso esses gastos não estejam previstos no planejamento financeiro, pode não haver dinheiro suficiente no caixa para pagar os funcionários.

Sendo assim, o ideal é dividir o valor desses encargos ao longo do ano. Dessa forma, o condomínio poupa um pouco todos os meses para conseguir pagar essas despesas quando for necessário, sem precisar desfalcar o caixa ou aumentar a taxa cobrada dos condôminos repentinamente por alguns meses.

9. Apresente o seu planejamento financeiro para os condôminos

Após finalizar o planejamento financeiro do condomínio, o síndico deve convocar uma reunião para apresentá-lo para os condôminos.

Caso seja aprovado, o administrador ou síndico pode começar a colocar em prática.

O recomendado é que o planejamento financeiro seja feito no finalzinho ou início do ano e revisitado ao longo dele, ou sempre que necessário, para garantir que as finanças estejam em dia e alinhadas com as necessidades do condomínio.

Contar com um banco especializado, como o CondoConta, pode facilitar esse acompanhamento, oferecendo mais controle, organização e praticidade para a gestão financeira ao longo do ano.

Se você quiser saber mais sobre administração financeira, confira o nosso artigo: Como fazer o fluxo de caixa do condomínio!

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