Manutenção preventiva: o seu condomínio faz?

Você, síndico, é pautado pelas urgências e emergências? Está sempre correndo atrás do conserto dos equipamentos que quebraram? De problemas estruturais que foram piorando e das obrigações vencidas? Ou você segue uma agenda estruturada de manutenções, com orçamento aprovado previamente em assembleia?

Se respondeu sim para a primeira situação, lamento informar, mas seu condomínio está no rol dos que fazem manutenção corretiva. É aquela feita depois que o problema já chegou, se instalou e está detonando com o equipamento, a estrutura e as finanças do condomínio. 

De acordo com especialistas do segmento condominial, a manutenção preventiva é uma forma de levar para o condomínio uma manutenção programada, evitando o aparecimento de falhas em operações e equipamentos do empreendimento, e, por consequência, minimizando custos e imprevistos.

Confira tabela básica de equipamentos, estruturas e sistemas que praticamente todo condomínio tem e precisa fazer a manutenção: 

 

Por que implementar um programa de manutenção preventiva no condomínio?

O engenheiro civil Zeferino Velloso, diretor da VIP - Vistorias e Inspeções Prediais, resume em uma frase curta e direta o por que: “As edificações são como seres vivos. Se não cuidamos, elas depreciam (enfraquecem), ficam obsoletas e perdem suas funcionalidades (adoecem).”

Além de manter o condomínio em pleno funcionamento e evitar gastos desnecessários, Gabriel Karpat, diretor da GK Administração de Bens, lembra que, de acordo com o artigo 1348 do Código Civil, dentre as funções do síndico está justamente “diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns [do condomínio] e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores”.

O condomínio também passa a atender a norma ABNT NBR 5674/2012 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção. 

• Saiba mais sobre a ABNT NBR 5674/2012 

Paulo Ribeiro, da Seleto Síndicos Profissionais no Rio de Janeiro, destaca a clareza da norma em seu texto: ‘Preservar as características originais da edificação’, ‘Prevenir a perda de desempenho decorrente da degradação’, ‘Criar programas de manutenção’.

“A norma não traz nenhuma penalidade, entretanto, se ocorrer um acidente e constatar-se que ocorreu por falta de manutenção, o síndico será responsabilizado civil e criminalmente por todos os prejuízos causados pela ausência de manutenção”, alerta José Carlos Loureiro Junior, advogado do escritório Loureiro & Ramalho. 

Importante também lembrar que, no caso de condomínios novos, a garantia fornecida pela incorporadora se encerra ao completar cinco anos da entrega, ficando toda a responsabilidade, dali para frente, por conta do condomínio. 

• Saiba mais sobre Garantia da Construtora

Manual do proprietário: parâmetro para manutenção preventiva

Antonio Cury de Godoy, sócio diretor da Verat, app de manutenção predial a ser lançado em breve em parceria com o SíndicoNet, considera fundamental a manutenção preventiva desde a entrega do empreendimento com o recebimento do manual elaborado pela incorporadora ou construtora. 

“Neste documento estão descritas todas as recomendações e cuidados para a perfeita conservação das estruturas físicas do condomínio e o bom funcionamento de suas máquinas e equipamentos”, explica Cury, que acumula 17 anos de experiência como síndico. 

Embora nem sempre os condomínios sigam o manual da incorporadora, segundo Gabriel Karpart, este documento “é um baita parâmetro, importantíssimo para entender a depreciação de cada bem e criar o programa de manutenção .” Ele lembra que, de acordo com a Receita Federal, a depreciação de edificações é de 4% ao ano e de bens, de 10% ao ano.

E sem este programa, que deve ser desenvolvido especificamente para cada condomínio, é impossível mantê-lo em perfeito funcionamento. “Um plano de manutenção preventiva bem executado e detalhado permitirá identificar, com antecedência, indícios de possíveis problemas para que a solução seja programada com o devido cuidado que o item requer”, ressalta Cury. 

DOWNLOAD: Consulte o capítulo "Manutenção" do “Manual de Áreas Comuns”, elaborado pelo Secovi-SP e SindusCon-SP, para criar um programa de Manutenção Preventiva.

Manutenção preventiva reduz custos do condomínio

O aspecto financeiro é outro fator importante. Segundo Cury, com um plano de manutenção preventiva, os custos envolvidos nisso serão reduzidos significativamente. 

Por consequência, as surpresas não serão mais frequentes no dia a dia e não prejudicarão a qualidade de vida dos moradores, deixando para trás aqueles dias em que há queda de energia e as luzes de emergência não acendem e o gerador não liga, deixando sem funcionar elevadores, CFTV e portões automáticos. 

Velloso cita um estudo realizado por W.R. Sitter (1984) que diz que o custo da manutenção não realizada na hora certa cresce cinco vezes. 

Segundo estimativas mencionadas pela advogada e síndica profissional Taula Armentano, após degradado, equipamento ou estrutura pode ter sua manutenção até 40% mais cara do que se tivesse sido feita uma preventiva.

Com inspeções periódicas e vistorias programadas, é possível aplicar testes que viabilizem uma gestão financeira melhor e mais segura, diminuindo custos que situações emergenciais muita vezes geram. Isso sem contar os transtornos aos condôminos, que são evitados.

“A manutenção preventiva bem feita diminui em até 30% os gastos com a manutenção e ainda prolonga a vida útil dos equipamentos”, estima a especialista, com mais de 17 anos de experiência.

Por onde começar um programa de manutenção preventiva?

O ideal é que o condomínio use o manual entregue pela incorporadora. “É a incorporadora/construtora quem melhor conhece o produto que concebeu e construiu. Ela é que deve indicar ‘o que’, ‘como’ e ‘quando’ devem ser feitas as manutenções”, destaca Velloso.

• [ARTIGO] Gabriel Karpat fala sobre a importância da manutenção preventiva

O ideal é que esse manual seja feito exclusivamente para cada edificação, considerando todas as suas características construtivas e seus equipamentos. “Infelizmente é comum vermos condomínios que recebem manuais ‘genéricos’, que não servem bem àquela edificação”, alerta o diretor da VIP.

Segundo ele, engenheiros especializados podem auxiliar os condomínios nos controles (inspeções) e ajustes de procedimento e periodicidade visando a uma maior eficácia da manutenção. “Podem ainda criar planos de manutenção para condomínios mais antigos que não tenham manuais nem informações vindas dos construtores”, orienta.

Os síndicos também devem se atentar aos diferentes tipos de manutenc¸a~o - rotineira, corretiva e preventiva -, tomando o cuidado de separar equipamentos de estrutura.

Cuidados com equipamentos do condomínio

Firmar contratos de manutenção de determinados equipamentos e sistemas com empresas especializadas é outro passo importantíssimo do programa de manutenção preventiva de qualquer condomínio. Elevadores, bombas, motores, geradores, ar condicionado, CFTV, cerca elétrica, luzes de emergência, portões e quadros elétricos são alguns exemplos.

• Busque aqui por empresas de manutenção avaliadas por outros síndicos 

Ter um inventário atualizado do patrimônio faz toda a diferença. “Com isso em mãos, criam-se protocolos de manutenções. Com base em indicadores do histórico dessas intervenções, é possível saber quais equipamentos demandam mais e vale a pena fazer contratos de manutenções mensais”, orienta Gabriel Karpat.

Contratos de manutenção preventiva bem amarrados

Para firmar um contrato com uma empresa de manutenção, o síndico deve prever uma cláusula com o objetivo do documento com o serviço descrito em detalhes e exigir SLA (acordo de nível de serviço) de acordo com o registro das ocorrências. Exemplos: estabelecer rotinas do prestador - quantas visitas com qual periodicidade, quantas revisões, testes etc - e ter registro de tudo o que for feito. 

O síndico deve acompanhar os registros das ocorrências e avaliar o desempenho das empresas com base nos SLA´s. Se não cumprir, talvez seja indício de que a empresa não tenha capacidade de atender as demandas do condomínio. 

Saiba mais sobre SLA´s

• Como analisar contratos do condomínio
• Síndica conta como faz a gestão de condomínios clube

Ferramentas para gerenciar a manutenção preventiva 

Os condomínios podem utilizar algumas ferramentas para auxiliar na gestão da manutenção preventiva, de roteiros, checklists e planilhas a aplicativos.

• Conheça aqui o roteiro de inspeção de rotina para o zelador preparado pelo SíndicoNet.

Com raras exceções, os planos de manutenção dos condomínios não passam de listas controladas por planilhas. “É muito difícil controlar a periodicidade, acompanhar o que precisa ser feito e, principalmente, comparar e acompanhar os resultados das atividades”, comenta Antonio Cury. 

Já há no mercado aplicativos que auxiliam o síndico nessa complexa tarefa. Há opções, como o app Verat, que chegará em breve ao mercado em parceria com o SíndicoNet, que montam um planejamento de manutenção preventiva de longo prazo, faz o gerenciamento de diversas rotinas e acompanhamento diário das atividades de zeladoria, com fornecimento de relatórios, em tempo real, com históricos, fotos e registros das atividades. Basta funcionários bem treinados para fazer o uso correto da ferramenta. 

Etapas para o síndico implantar um programa de manutenção preventiva

• Contratação de um engenheiro especializado para elaborar o documento. Algumas administradoras já oferecem serviço de engenharia.
• Fornecimento ao engenheiro de toda a documentação existente no condomínio, como:
  • manual de áreas comuns da incorporadora
  • notas fiscais e garantias de todos os equipamentos
  • atestados e certificados 
  • inventário de ativos
  • contratos de manutenção já existentes
• Recebimento do programa de manutenção preventiva 
• Assembleia: aprovação de verba destinada à manutenção
• Revisão de contratos existentes
• Contratos complementares de manutenção, se necessário

Caso prático: condomínio se organiza para implantar manutenção preventiva

Catarina Anderáos, esta que vos escreve e editora-chefe do SíndicoNet, é um exemplo clássico da síndica que assumiu o cargo já com o ônus de ter que resolver várias manutenções corretivas urgentes. Herança da gestão anterior, os problemas estão sendo resolvidos gradativamente para eu conseguir partir para o sonhado programa de manutenção preventiva. 

Desde que assumi o cargo, há pouco mais de três anos, já acumulei no meu currículo três grandes obras. Impermeabilização da laje da cobertura, que já estava causando vazamentos danosos nas unidades do último andar; impermeabilização e reforma da piscina, deck e floreiras, cujas infiltrações afetaram a estrutura da garagem subsolo tamanho o abandono da situação; e a pintura da fachada, que foi feita pela última vez há 11 anos e estava completamente degradada. 

Quando iniciei minha gestão, um dos serviços que começou a ser feito pela equipe de engenharia da nova administradora foi a vistoria visual. A equipe elabora um relatório detalhado de cada área do condomínio, acompanhado por fotos e estado de conservação, e checa se o condomínio está em dia com atestados e serviços obrigatórios. Seguindo a matriz GUT, o relatório apresenta uma tabela elencando as prioridades, dando um norte ao corpo diretivo por onde começar as manutenções e por que.

Matriz GUT vem da sigla Gravidade, Urgência e Tendência. É uma ferramenta usada na priorização de solução de problemas de organizações, projetos e - por que não? - condomínios e tomadas de decisão. A partir dela, o síndico consegue enxergar o que é realmente relevante ou mais prioritário para o condomínio. 

• Saiba mais sobre Matriz GUT
• Veja aqui empresas especializadas em laudos, vistorias e inspeções e perícias

Fontes consultadas: Antonio Cury de Godoy (sócio diretor na Verat), Gabriel Karpat (diretor da GK Administração de bens), José Loureiro (advogado do escritório Loureiro & Ramalho), Paulo Ribeiro (Seleto Síndicos Profissionais), Taula Armentano (síndica profissional) e Zeferino Velloso (diretor da VIP).