10 erros sutis que o síndico profissional não pode cometer
Alguns erros passam despercebidos pelo gestor, que são capazes de custar sua permanência no condomínio. A síndica profissional Taula Armentano destaca os principais, confira
As tarefas e as responsabilidades de um síndico no condomínio são muitas - e complexas, por isso, é natural que erros aconteçam.
Para síndicos profissionais, cuja atribuições se avolumam por gerir muitos condomínios ao mesmo tempo, alguns erros são tão sutis, que acabam passando despercebidos. No entanto, são capazes de custar a permanência no cargo.
A síndica profissional Taula Armentano elencou os 10 erros sutis que o síndico profissional não pode cometer, confira:
1) Ignorar a dinâmica do condomínio
Tentar alterar a dinâmica do condomínio sem antes conhecê-lo pode levar a gestão direto ao fracasso.
Às vezes, por amadorismo ou por arrogância, o gestor começa a tomar decisões que aparentemente são corretas, mas devem ser realizadas com moderação e muita estratégia.
Por exemplo, demitir colaboradores, trocar empresas, tomar decisões sem consultar a massa condominial e saber quais são os pontos de dores, pode causar um grande desgaste para a gestão.
2) Desprezar a experiência obtida com gestões anteriores do condomínio
É preciso implantar, sim, o modelo de gestão da empresa que acaba de ser eleita, porém, deve-se considerar as histórias e as vivências que cada condomínio carrega. Por isso, a fase de diagnóstico é tão importante e faz todo o sentido.
Avaliar os acertos e erros cometidos, e com isso, criar processos para intensificar os acertos e evitar as falhas é a grande estratégia para o síndico.
Uma análise baseada em dados e histórico fará com que o gestor seja mais racional e profissional em vez de emocional e dirigido pelo interesse de poucos.
3) Ficar paranoico com as gestões antecessoras a sua
Como dito no item anterior, é muito válido conhecer as experiência vivida pelo condomínio até a sua chegada, porém, não é salutar ficar expondo eventuais erros do passado a todo momento.
Vejo gestores que ao invés de focar em seu trabalho ficam apenas levando desculpas pelos seus não avanços ou revivendo erros eventualmente cometidos em outras gestões.
Isso não é ser assertivo e se ocorreu alguma falha lá atrás, você está ali pra consertar e olhar para frente. Ficar preso no passado e justificar a falta de ação da gestão atual nesses problemas é um grave erro. O gestor tem que aprender com o erro consertá-lo e não se prender a ele.
4) Trocar os funcionários e prestadores de serviço sem motivo
Um erro comum que tenho observado são os gestores colocarem a culpa da falta de resultados nos colaboradores e ou empresas.
Simplesmente acham que os problemas vão acabar com a troca dos funcionários. Muitas vezes, o impasse está na estratégia ou política adotada no condomínio, culturalmente pelos condôminos, baseada em mandos e desmandos de grupos e até falhas nos processos internos.
Cabe ao síndico:
- Entender se o condomínio deseja mudar sua “cultura”, por vezes bélica e de discórdias, que não levam a nada;
- Redesenhar processos e comunicá-los;
- Analisar, de fato, se a equipe ou prestadores estão alinhados com a proposta de gestão e crescimento do condomínio.
Para isso, gosto de implantar a SLA para empresa e OLA para os funcionários, assim, conseguimos medir as entregas.
5) Fechar os olhos para a oposição
Por mais aguerrida que seja, a oposição precisa ser ouvida e respondida efetivamente, mas não pode paralisar o andamento do condomínio com demandas sem fim. Ficar apenas respondendo a oposição traz muita perda de tempo e energia.
O síndico deve se preocupar constantemente em atender às inúmeras demandas da massa e não ficar focado em pessoas que apenas querem ser do contra por assim ser.
O gestor tem que parar de arrumar justificativas e reclamações e analisar como, por quê, quando e onde os opositores “ganham” força.
Reclamações e nervosismo só dificultam a ter uma visão estratégica do condomínio e trazem desânimo para a continuidade dos trabalhos. Se o condomínio optar por criar problemas ao invés de resolvê-los, talvez seja o momento do síndico avaliar se o contrato vale a pena.
6) Comunicação fraca
A era digital mudou completamente a forma com que nos comunicamos. As relações condominiais se transformaram nos últimos anos e os condôminos estão mais informados, e ao mesmo tempo, desinformados por conta dos grupos paralelos de comunicação.
O senso crítico aumentou. Uma gestão tem que ter uma comunicação forte, contínua e muito estratégica, rápida e transparente.
A falta da comunicação gera ruído e não propaga o trabalho que vem sendo feito, então, lembre-se sempre da máxima: "Quem não é visto não é lembrado."
7) Não executar o planejado
Uma das maiores preocupações do síndico deve ser aprovar a previsão orçamentária e o plano diretor para executar o planejado.
Se os condôminos aprovam a verba e o síndico não realiza o programado, sem um motivo que justifique, o condomínio pode entender como procrastinação.
Agora, se o síndico levou um planejamento mas no momento de pôr a mão no bolso e monetizar o planejado, aprovando orçamentos de projetos ou até mesmo repassando o reajuste da previsão orçamentária para manter o condomínio em ordem, os condôminos não aceitam?
Nesse caso, o síndico deve deixar claro que o planejamento não será realizado por falta de recurso financeiro. Então, ao invés de criar um plano diretor repleto de ações, foque em no máximo três objetivos. À medida que for realizando, vá aprovando as outras.
8) Deixar de acompanhar os números
O síndico de um condomínio deve confiar e trabalhar em dados concretos. É por meio de dados que se tomam decisões objetivas e assertivas.
Ter um banco de dados do condomínio ajudará muito nas tomadas de decisões, que vale salientem, precisam ser realizadas de forma cada vez rápida e precisa.
Tenho implantado B.I nos condomínios e observo uma mudança significativa no comportamento dos condôminos após a divulgação dos dados, pois assim, todos veem facilmente o que é preciso melhorar.
Contra dados não há argumentos!
9) Não treinar/qualificar a equipe
Colaboradores desmotivados não têm foco nem produzem bons resultados. Além disso, geram retrabalho e desgaste.
Hoje, há várias formas de capacitar o time. Existem vários cursos online e exclusivos para condomínios, que podem ser realizados nas dependências do próprio condomínio e a qualquer momento, como os do SíndicoNet:
10) Deixar de ouvir condôminos e os funcionários
Cada vez mais a gestão do síndico profissional deixará de ser focada em apenas uma pessoa para ser notada como um “time”.
Por isso é importante entender como o síndico desenvolve os colaboradores, trabalha e coordena as comissões de moradores e trabalhos participativos com esses grupos.
Se o síndico busca crescimento e inovação, obrigatoriamente, ele tem que ouvir seu público, que é composto por funcionários, grupo gestor (conselhos e comissões) e condôminos.
O crescimento do mercado para síndicos profissionais tem tudo para ser marcante, mas tudo vai depender da gestão deles.
Por isso, vale refletir sobre esses pontos levantados, definir um plano de ação e colocar a "mão na massa". Para auxiliar nesta construção, também é importante investir em qualificação contínua, faça cursos e busque materiais qualificados.
(*) Taula Armentano é advogada, palestrante e síndica profissional especializada em condomínio-clube, pioneira em implantar metodologias e boas práticas do mundo empresarial para condomínios.
