Como a assembleia condominial funciona em ambiente virtual

Por Cristiano de Souza*

A ideia de se fazer uma reunião em ambiente virtual não é nova, e já há tempos se debate em nosso ordenamento jurídico a validade de tais atos. 

Projetos que tratam de ambiente virtual para condomínios, tais como o PL 548/2019, aguardam tramitação, incluindo também o recente PL 2.323/2020 e dizem respeito não só a este momento que vivemos de pandemia, mas à alteração de cotidiano no condomínio.

O mundo corporativo já se socorre de tais ambientes realização de reuniões e deliberações de diretoria e acionistas.

O próprio Congresso Nacional e demais casas legislativas nos estados e municípios se adaptaram tranquilamente a ideia, com total disciplina e segurança jurídica.

Concedendo uma segurança jurídica maior e sedimentando uma tendência, que neste momento de pandemia aflorou também para medias e pequenas empresas, foi apresentada a Medida Provisória 931/2020 (ainda em fase de debates no congresso) que introduziu no Código Civil o artigo 1.080-A, que diz:

“O sócio poderá participar e votar à distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia. (Incluído pela Medida Provisória nº 931, de 2020)"

Desta forma, a Diretoria do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) emitiu a Instrução Normativa 79, de 14/04/2020 que de forma pormenorizada trata do assunto, sem menosprezar ou minimizar a solenidade de uma assembleia deliberativa.

O próprio CNJ já estabelece para algumas atividades cartorárias os procedimentos eletrônicos, faltando, no entanto, disciplinar as atas eletrônicas, o que também não traz nenhum transtorno, uma vez que não requer muito segredo se pensarmos no bom senso.

A Lei nº 14.010/2020, ainda que em caráter transitório e emergencial, em seu artigo 12 dá um “ponta pé” inicial ao assunto, com o seguinte texto:

Art. 12. A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.

Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.

Pela recente legislação, os condomínios podem convocar assembleias em ambientes virtuais para qualquer assunto, inclusive para destituição de síndico, nos termos do art. 1349 e para assuntos ordinários (art. 1350), tais como: escolha de novo síndico, previsão orçamentária, prestação de contas e alteração de regimento interno.

Diz a lei, garantindo a segurança jurídica e participação de todos que equipara-se a presença a manifestação de vontade de cada participante/condômino, seja pela simples resposta de “presente”, seja manifestação sobre a ordem do dia a ser debatida e liberada.

Ainda que, ao meu ver, a referida lei, para este assunto, seria desnecessária, uma vez que o ambiente virtual se qualifica como lugar que será realizado o encontro e a confirmação de presença por livro ou lista já é substituída pela declaração em ata da presença, há que se deixar claro pontos que podem gerar dúvidas, senão vejamos:

1. Escolha da plataforma

Deve o condomínio buscar uma plataforma que seja de fácil acesso, segura e que garanta a manifestação de todos, além da possibilidade de apresentação de telas pelos gestores, enquetes durante a reunião e gravação de vídeo, som e manifestações escritas em chats;

O importante é que não se confunde com assembleia em ambiente virtual, consultas ou enquetes que ficam disponibilizadas por dias em sites. A assembleia é um ato solene que se não seguir o que diz a convenção poderá ser nula nos termos do art. 166, V do Código Civil.

Assim, a reunião ocorre em dia e hora agendado, e os presentes se conectam ao mesmo tempo. 

Pode, haver um formato híbrido, no qual parte fica conectada e parte fica presencial, sem que a solenidade fique afetada, sendo que a estrutura para conexão entre o ambiente virtual e presencial deve ser garantido, ou seja, que todos saibam quem está participando, falando e deliberando.

2. Solenidade

Que se mantenha os trâmites da cerimônia, previsto em convenção, uma vez que somente o ambiente de encontro é virtual, ou seja: haja convocação, pautas definidas, horários para primeira e segunda convocação, escolha de presidente e secretário, confirmação de presença, pauta a ser seguida, exposição da pauta, manifestações dos presentes, deliberação e ata;

3. Conteúdo mínimo para o Edital de Convocação (ressalvado seguir as exigências da Convenção do Condomínio)

• IDENTIFICALÇÃO DO TIPO DE ASSEMBLEIA (ordinária ou extraordinária)
• NOME DO CONDOMÍNIO (aconselhavel que haja qualificação completa)
• IDENTIFICAÇÃO DE QUEM CONVOCA (regra geral o síndico)
• BASE LEGAL (convenção e legislações ordinárias)
• A QUEM SE DESTINA (nos termos da convenção)
• LOCAL DE REALIZAÇÃO (indicando o aplicativo que será utilizado com LINK OU QRCODE, cabendo em casos híbridos indicar o local físico) 
• DATA A SE REALIZAR 
• HORÁRIO DA CONVOCAÇÃO 
• ORDEM DO DIA
• INFORMAÇÕES SOBRE O HORÁRIOS DA 1ª E 2ª CONVOCAÇÃO
• INFORMAÇÃO SOBRE QUORUNS ESPECÍFICOS (se o caso)        
• INFORMAÇÕES SOBRE PROCURAÇÃO (nos termos da convenção condominial, devendo as mesmas serem enviadas por um canal de comunicação antecipadamente)     
• INFORMAÇÕES SOBRE PARTICIPAÇÃO OU NÃO DOS INADIMPLENTES (nos termos do artigo 1335, inciso III do Código Civil e convenção condominial)  
• INFORMAÇÕES GERAIS (incluindo que poderá a assembleia ser gravada para uso exclusivamente administrativo de elaboração de ata)
• ANEXOS (que podem estar em um link separado identificado com um QRCODE, se o caso)

4. Abrindo os trabalhos

Esclarecimentos iniciais dos procedimentos e chamada por unidade condominial para registro de presença, onde pode haver a confirmação verbal, ou o mais aconselhável por “chat”, evitando-se participação de estranhos;

5. Proposta de protocolo a ser esclarecido previamente

• Informação que toda a assembleia está sendo gravada;
• Que todos os presentes mantenham o áudio desligado;
• Que haverá alguns passos a serem seguidos para ordem dos trabalhos:

1. Leitura da ordem do dia;
2. Exposição do tema pelo síndico ou administradora;
3. Abertura para inscrição de ordem de manifestação dos interessados (via chat), e/ou chamada para manifestação por unidade;
4. Abertura para deliberação por meio de enquete virtual na hora ou chamada por unidade;
5. Proclamação da deliberação, excluído os inadimplentes, se o caso de estarem presentes.

• Após, escolha do presidente e secretário para direção dos trabalhos conforme protocolo apresentado acima;
• Finalização com elaboração de ata, a ser feita pelo secretário, que conterá todos os participantes, suas manifestações e deliberação, autorizando, conforme o caso a feitura de ata eletrônica ou a utilização de ata notarial.

Por vezes poderá a assembleia em ambiente virtual ser um pouco mais longa pelos protocolos a serem seguidos, mas sem sombra de dúvidas mais segura e possível de se atingir quóruns qualificados.

Para os que defendem a exigência de lista de presença, conforme melhor orientação notarial, a mesma é sempre anexa à ata e pode ser substituída pela declaração no corpo da ata de quem está presente.

Quando exigida por convenção, não creio ser motivo de nulidade sua supressão, se houve uma declaração detalhada de nome e unidade condominial declarada no corpo da ata.

Da mesma forma, quando se exige em convenção que a assembleia seja feita no condomínio, o ambiente virtual não inibe que o síndico faça uma assembleia hibrida, respeitando a não aglomeração, distanciamento e saúde de todos, mesmo porque, até outubro de 2020, haveria o respaldo de lei específica para fazer a assembleia em ambiente virtual, até para alteração de regimento, o que poderia ser estendido, ao meu ver, para uma alteração de convenção.

Qualquer dúvida ou contestação, a ata notarial pode ser usada com base no arquivo gravado, dando-se fé pública à assembleia.

De um limão, uma limonada, da pandemia uma solução, o que não pode é o síndico travar, mas buscar meios seguros (juridicamente também), para manter o dia a dia condominial vivo e com a participação de todos.

(*) Advogado e consultor jurídico condominial há mais de 24 anos. Mediador Judicial e Privado cadastrado perante o CNJ. Integra o quadro de Câmaras de Mediação e Arbitragem no campo de Direito Condominial. É Vice-Presidente da Associação dos Advogados do Grande ABC e Presidente da Comissão de Direito Condominial da 38ª Subseção da OAB/SP (Sto. André/SP), Membro do Grupo de Excelência em Administração de Condomínios - GEAC do CRA/SP; palestrante e professor de Dir. Condominial; autor do livro "Sou Síndico, E agora? Reflexões sobre o Código Civil e a Vida Condominial em 11 lições" (Editado pelo Grupo Direcional em 2012). Sócio-diretor do Grupo DS&S - Condomínios e Imóveis. Mais informações: cdesouza@aasp.org.br | cdesouza@adv.oabsp.org.br