Covid-19 x Saúde financeira dos condomínios
Diante de um cenário de incertezas, o SíndicoNet consultou especialistas e traçou orientações para o síndico manter contas equilibradas no condomínio
A orientação para "ficar em casa" se provou como a medida mais eficaz para desacelerar os casos de covid-19.
Significa que a população condominial está vivendo mais intensamente nos empreendimentos com tudo a que se tem direito: mais consumo, mais barulho, mais conflitos e mais solidariedade também.
Embora haja muitas incertezas para o cenário futuro, a economia já vem sofrendo severamente com o fechamento de estabelecimentos (alguns temporários, outros em definitivo), aumento do desemprego, recessão à vista e o crescimento da temida inadimplência.
Sem o salário entrando regularmente no bolso, é questão de tempo para as pessoas enfrentarem encruzilhadas e pesar na balança quais contas pagar, dentre elas, a cota condominial. Contrariando as previsões mais negativas, em 2020 não se observou aumento da inadimplência da taxa de condomínio. Será que podemos dizer o mesmo para 2021?
Para ajudar síndicos a lidar com essa situação e manter a saúde, não só dos moradores, mas também das finanças do condomínio, o SíndicoNet organizou uma série de medidas para auxiliar gestores a manter o equilíbrio das contas de seus empreendimentos. Boa leitura!
Nesta matéria você vai ler:
- Acompanhe de perto o fluxo de caixa do condomínio
- Conscientize condôminos e moradores: cota condominial é rateio de despesas
- Desconstruindo questionamentos dos condôminos para reduzir a cota condominial
- Controle da inadimplência
- Contenção de despesas, corte de 'gorduras' e de arrecadação de fundos
- Campanhas de consumo consciente
- Alternativas e ajustes no quadro de funcionários
- Empréstimos bancários ou com empresas de crédito e garantidoras
- Momento de análise para planejar o futuro
Acompanhe de perto o fluxo de caixa do condomínio
Mais do que nunca, o síndico deve fazer uma análise financeira criteriosa dos centros de custos do condomínio, tendo como base a previsão orçamentária, e se certificar de que o fluxo de caixa está sob controle.
"Nesse período de extrema exceção que estamos vivendo, é preciso avaliar as contas, ficar atento ao movimento dos condôminos em relação ao pagamento das cotas e incluir, logicamente, a elaboração de um plano de contingência para o condomínio", comenta a síndica profissional Tania Goldkorn, de São Paulo.
Nessa fase crítica, o síndico deve trabalhar em sintonia com a sua administradora, que poderá apoiá-lo em diversas frentes.
"O síndico não é um especialista financeiro, por isso o gerente da administradora deve fazer uma projeção financeira quando notar algum desequilíbrio nas contas: olhar o condomínio por inteiro para possíveis cenários e traçar ações de acordo com o perfil do empreendimento", diz Angelica Arbex, gerente de Marketing da Lello.
Roberto Piernikarz, diretor sócio da BBZ Administradora, está fazendo amostragem da impontualidade no pagamento da cota condominial de acordo com as datas de vencimento. "Temos que abrir os olhos", alerta Piernikarz.
Os síndicos devem acompanhar a movimentação.
"Não recomendamos fazer ações preventivas antes do problema acontecer. O síndico deve monitorar e, se a inadimplência começar a crescer, deve ter calma e confiança e, junto com a administradora, redesenhar a rota", diz Angelica Arbex.
Conscientize os condôminos: cota condominial é rateio de despesas
Roberto Piernikarz lembra que o condomínio não visa lucro e que a cota condominial é um rateio de despesas. "As pessoas têm um pensamento equivocado de que o condomínio cobra para ter sobra de caixa, quando é o rateio das despesas entre os condôminos. O síndico precisa fazer o ajuste correto, ter a sensibilidade de acertar a 'equalização do som'", esclarece.
O diretor da BBZ recomenda que o síndico comunique aos moradores a importância do pagamento pontual da cota. "É o lugar onde as famílias estão mais seguras hoje. Não se pode colocar a segurança do patrimônio de todos em jogo."
Cabe ao síndico ser didático e pedagógico para explicar aos moradores, com todos os recursos de comunicação disponíveis, que a cota condominial está entre as contas que não se deve deixar de pagar. Justamente neste momento de pandemia, em que todos precisam ficar em casa.
"Ficar em casa" implica naturalmente no incremento das contas de consumo (água, gás, energia), mais uso de equipamentos (elevadores, bombas) e geração de mais lixo.
Embora seja óbvio para síndicos, conselheiros e administradores, muitos moradores não sabem o que compõe a cota condominial e nem imaginam que, ao não pagá-la, podem colocar em risco a segurança, a salubridade, recursos básicos e equipamentos do empreendimento.
"Funcionários garantem a segurança e, em especial, a limpeza, que foi redobrada nas áreas de maior circulação. As manutenções asseguram o funcionamento de maquinários que não podem ser interrompidos, como elevador, gerador, bomba, pressurização. As contas de consumo garantem fornecimentos básicos de água, luz e gás", exemplifica Roberto Piernikarz, diretor da BBZ.
- DOWNLOAD 1: Modelo de circular para conscientizar condôminos da importância de pagar a cota em dia
- DOWNLOAD 2: Cartaz de conscientização sobre a importância de pagar a cota em dia
- FERRAMENTA: MeuCondomínio, plataforma de comunicação gratuita para condomínios
Desconstruindo questionamentos dos condôminos para reduzir a cota condominial
Muitos síndicos e gestores estão sendo bombardeados por moradores com sugestões e dúvidas sobre manobras para reduzir a cota condominial a todo custo.
"O valor da cota cobre os custos essenciais para manter a valorização do patrimônio, assegurar as manutenções dos equipamentos, reduzir riscos e criar uma atmosfera segura para todos os moradores e funcionários", relembra a síndica profissional Tania Goldkorn.
Listamos abaixo os questionamentos mais recorrentes e preocupantes, com a devida justificativa do porquê "não cola":
- REDUZIR O VALOR DA COTA ORDINÁRIA E PASSAR A USAR O FUNDO DE RESERVA PARA PAGAR AS CONTAS: o Fundo de Reserva só deve ser usado em situações emergenciais, de acordo com previsão na Convenção ou após deliberação assemblear, lembrando que deve sempre ser reposto. Na atual conjuntura, se o condomínio passar por situação de emergência e for necessário, deve-se recorrer a este fundo e, depois, repor.
- DAR DESCONTO NO PAGAMENTO PONTUAL DA COTA: a cota condominial é um rateio de contas, sem fins lucrativos. O pagamento pontual da cota condominial é dever do condômino. Especialistas consideram "desconto pontualidade" uma ilegalidade, como se fosse uma multa disfarçada. O condomínio tem que ter critérios justos de arrecadação.
- SUSPENDER A COTA CONDOMINIAL POR COMPLETO POR ALGUNS MESES E USAR O FUNDO DE RESERVA: idem ao primeiro item: o Fundo de Reserva só deve ser usado em situações emergenciais, de acordo com previsão na Convenção ou após deliberação assemblear, lembrando que deve sempre ser reposto.
- SUSPENDER A MULTA E JUROS PARA QUEM ATRASAR O PAGAMENTO DAS COTAS DURANTE A CRISE: esta prática é ilegal. A cota condominial é diferente de imposto, de empresa. Se não existir o critério da pontualidade, perde-se o controle da inadimplência. O síndico não tem prerrogativa para isso, podendo até ser justificativa para sua destituição. O síndico pode fazer um acordo para parcelar as cotas não pagas, aplicando juros e multas devidos. Se um condômino não paga a cota pontualmente, esse "buraco" está sendo coberto por alguém, que são os condôminos pontuais.
- PODE MUDAR A DATA DE VENCIMENTO DO BOLETO? A data está determinada em Regimento Interno ou convenção. Para alterá-lo, somente com a realização de uma assembleia para deliberar o assunto.
- E SE COLOCAR TODOS OS FUNCIONÁRIOS DE FÉRIAS E DEIXAR SEM NINGUÉM NA PORTARIA, JÁ QUE DIMINUIU O FLUXO DE MOVIMENTAÇÃO? Esta é a típica sugestão de quem pensa com individualidade em meio à coletividade. Embora tenha sido muito reduzido, ainda há fluxo de entrada e saída de pessoas. Se o condomínio funciona com regime de portaria presencial 24 horas, e controle de acesso feita por essa equipe, deve ser mantida.
- VAMOS COLOCAR OS FAXINEIROS EM FÉRIAS OU DEMITI-LOS PARA DEPOIS RECONTRATAR: no momento em que a limpeza, desinfecção e higiene dos condomínios é mais demandada para evitar o contágio da covid-19, ao dispensar os funcionários que cuidam dessas tarefas, os próprios moradores teriam que assumir tarefas como retirar o lixo, limpar maçanetas, elevadores, corrimãos, piscina etc. Além disso, demitir funcionários próprios tem o custo da rescisão.
"Agora não é hora de sair atirando para todos os lados. É para se pensar com inteligência e estratégia, analisando o cenário e o tamanho do impacto gerado sobre os condomínios para ações futuras", arremata Roberto Piernikarz, diretor sócio da administradora BBZ.
Controle da inadimplência
No ano passado, de acordo com levantamento do Secovi-SP, houve redução de 7,6% no número de ações de cobrança por falta de pagamento da taxa condominial no Estado de São Paulo de 2019 para 2020. Foram 9.594 ações (2020) contra 10.382 (2019) protocoladas no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. Se comparada à média histórica, quando foram registradas 10.762 ações, a queda foi de 10,9% de janeiro a dezembro de 2020.
Levantamento da CMI/Secovi-MG aponta redução do índice de inadimplência em Belo Horizonte e região metropolitana desde maio de 2020. Ao contrário do esperado, foi registrada queda consecutiva da taxa média de inadimplência em 2020, logo depois de ter alcançado o pico em abril (12,70%). Em dezembro, a média foi de 8,75%, o que representa 0,09 ponto percentual a menos que no mês anterior, quando o índice chegou a 8,84%.
Angelica Arbex, da Lello, propõe ao síndico um criar uma linha de acompanhamento da impontualidade, antes de virar inadimplência, para gerenciar bem este cenário:
- passados cinco dias do vencimento da cota condominial, mandar ao condômino impontual um comunicado avisando sobre a necessidade de pagar o condomínio em dia com todas as justificativas listadas anteriormente.
- depois, em permanecendo a impontualidade, passar a emitir novos comunicados com lembretes de 10 em 10 dias. Esse acompanhamento deve ser feito pela administradora.
A impontualidade que virar inadimplência deve ser acompanhada diligentemente, com cobranças e facilitação de pagamento com parcelamento que caiba no bolso do devedor. O importante é diminuir a dívida e garantir entradas no caixa do condomínio.
O SíndicoNet, em parceria com a Êxito Cobranças, tem um serviço específico de Cobrança Amigável (extrajudicial) Contínua, que costuma resolver 95% dos casos de cotas com atraso.
A Lello usa um sistema aplicado ao fluxo de caixa dos condomínios que emite alertas quando acontece algum desequilíbrio nas receitas. Exemplo: se o sistema detectar que a inadimplência chegou aos 10%, é emitido um alerta ao gerente do condomínio, que vai contatar o síndico para juntos tomarem providências.
Contenção de despesas, corte de 'gorduras' e de arrecadação de fundos
Os especialistas consultados compartilharam medidas de contenção de despesas que os condomínios podem adotar caso a inadimplência cresça:
AVALIAR SUSPENSÃO DA ARRECADAÇÃO DE FUNDO DE RESERVA
Se o limite do Fundo de Reserva estabelecido na Convenção for atingido, o condomínio pode suspender a arrecadação. De acordo com os entrevistados, o ideal é o condomínio ter nesse fundo o equivalente a duas ou três arrecadações, e o saldo não deve nunca ficar inferior a uma arrecadação.
AVALIAR SUSPENSÃO DA ARRECADAÇÃO DE FUNDO DE OBRAS/BENFEITORIAS
Se a arrecadação for para obras futuras, o condomínio pode suspender. Se for relacionado a um compromisso financeiro passado, precisa continuar até quitar.
CORTAR AQUILO QUE NÃO É ESSENCIAL
- aulas coletivas, recreação etc: atividades com grupos já precisaram ser canceladas para evitar aglomerações
- contrato com piscineiro: passar atividade para zelador (saiba mais sobre acúmulo de função aqui)
- serviços de concierge
- serviços de correspondência e encomendas: os próprios moradores podem retirar
CORTAR GORDURAS
Em tempos em que todo manuseio de papel possível deve ser eliminado por risco de contaminação, um bom exemplo de corte de gordura é com papelaria, cópias, impressão de boletos, holerites e comunicados.
É o momento para os condomínios "analógicos" virarem a chave para o digital até pelo risco que isso representa para condôminos e funcionários. Esses documentos passam por muitas "mãos" até chegar ao seu destinatário e podem carregar o vírus.
Síndicos devem conversar com suas administradoras para fazer a migração e passar a usar os recursos digitais disponíveis.
Nesta matéria, listamos dez dicas para economizar no condomínio. Dentre elas, e que podem ser avaliadas para o atual momento, estão:
- Revisão e eliminação de horas extras
- Fazer cotações de produtos e serviços em diferentes fornecedores. Conheça a plataforma CoteiBem
- Análise de custos acessórios na administração
Veja também:
- Check-list para otimização de custos do condomínio
- Teste: descubra se o seu condomínio é econômico!
NEGOCIAR CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
- A administradora pode intermediar a renegociação de contratos, com parceiros e prestadores de serviços. Lembre-se: há empresas passando problemas com falta de mão de obra em serviços essenciais. É preciso cautela e respeitar a margem de negociação.
- Uma alternativa também é suspender os ajustes contratuais anuais, geralmente atrelados ao IGP-M, índice que está elevadíssimo atualmente (31,10% em março/2021). Considere a sua substituição por outro, como IPCA.
- Importante: é necessário formalizar a negociação com aditivo contratual, valendo-se de assinatura virtual / escaneada, além do envio da documentação por e-mail
SUSPENDER OU READEQUAR TEMPORARIAMENTE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
- Manutenção da academia enquanto estiver fechada
- Manutenção dos jardins: passar para um contrato bimestral, dependendo do tamanho da área
Campanhas de consumo consciente
O síndico deve ter sabedoria e fazer campanhas de consumo consciente de água, luz e gás no momento certo. Embora essas contas possam ter subido porque muitos moradores estão passando praticamente o dia inteiro em suas unidades, eles também estão estressados.
"As pessoas estão com muitas restrições dentro de casa, com a orientação de lavar frequentemente as mãos, limpar mais as superfícies", lembra Angelica Arbex.
O condomínio deve ter em mãos as contas de consumo e comparar com períodos anteriores para demonstrar a diferença nos valores. Se sentir que há espaço para abordar o tema, o síndico deve passar orientações de como reduzir e utilizar recursos de forma sustentável. Telas da Eletromidia e WhatsApp são bons meios de divulgação.
Tania Goldkorn, entusiasta de práticas sustentáveis em condomínios, também lembra que o estímulo à coleta seletiva, óleo e pilhas são eficazes para redução de custo em condomínio em qualquer tempo.
"Nesse momento em que as famílias vão produzir mais lixo é fundamental disseminar essa prática. Lixo seco reciclável pode ser dispensado pelo morador no contêiner próprio. Já o lixo orgânico, embalado com mais cuidado, pode ser retirado em apenas um horário no dia, usando menos elevador, o que implica em menos consumo de energia", orienta a síndica profissional.
Alternativas e ajustes no quadro de funcionários
O síndico deve acompanhar de perto a folha de ponto dos funcionários e:
- Analisar a escala dos funcionários e fazer ajustes para evitar ao máximo horas extras
- Quando houver necessidade de trabalho em feriados, acordar folgas compensatórias ao invés de pagamento de horas extras, sempre que viável. Saiba mais aqui
- A depender do porte, dinâmica e vontade dos condôminos, o condomínio pode estudar a adoção de portaria remota
- Terceirização de mão de obra pode ser uma boa alternativa, pois garante a escala, elimina horas extras, passivo trabalhista e, a depender do contrato, gastos com treinamento, uniformes, equipamentos etc
Quanto a demissões, só devem entrar em pauta se não houver alternativas, até por questões sociais e de recessão, recomenda Angelica Arbex, da Lello.
Empréstimos bancários ou com empresas de crédito e garantidoras
Os três especialistas entrevistados são unânimes em afirmar que o condomínio deve buscar empréstimos somente em último caso.
"A hora de pegar empréstimo é quando não houver dinheiro para pagar funcionários e contas de consumo. Ainda assim há chances de negociar com prestadores de serviço do prédio para realocar verbas. Só depois disso é que um empréstimo deve ser feito", opina Roberto Piernikarz, diretor sócio da administradora BBZ.
Existem empresas especializadas em empréstimo para condomínios, com linhas específicas para casos emergenciais. Taxas e negociação são variáveis. Enquanto alguns bancos exigem apresentação das contas do prédio e mais aval do síndico (o que não é recomendável, segundo Tania Goldkorn), as empresas de crédito especializadas dispensam burocracias: não exigem garantias e nem avalistas.
Os condomínios também podem firmar contrato com empresas garantidoras, que são empresas que antecipam receita das cotas do condomínio, cobrando os inadimplentes depois.
Momento de análise para planejar o futuro
Segundo os especialistas, esta crise pode ser vista como uma oportunidade para o síndico avaliar profundamente o condomínio, redesenhar processos e planejar ações futuras.
"Depois dessa pandemia, não seremos os mesmos: nem síndicos e nem moradores. Teremos um novo olhar para a gestão patrimonial. Sempre fui a favor de uma gestão colaborativa, onde todos têm o dever de cuidar do seu patrimônio", declara Tania Goldkorn.
E por gestão colaborativa e cuidado com o patrimônio, entenda: respeito ao próximo, regras de convivência pacificadoras, gentilezas com os funcionários e, principalmente, união para enfrentar novos desafios mantendo a contribuição e o esforço conjunto para uma nova rotina.
Fontes consultadas: Angelica Arbex (Lello), Roberto Piernikarz (BBZ), Tania Goldkorn (síndica profissional), Secovi-SP, Secovi-MG.