Covid-19 x Saúde financeira dos condomínios

A orientação para "ficar em casa" tem se provado, mundo afora, como a medida mais eficaz para desacelerar o contágio do novo coronavírus (covid-19).

E o Brasil tem respondido bem ao chamado, o que, para nós, significa que a população condominial está vivendo mais intensamente nos empreendimentos com tudo a que se tem direito: mais consumo, mais barulho, mais conflitos e mais solidariedade também.

Embora haja muitas incertezas para o cenário futuro, já se fala em recessão, desemprego e o crescimento da inadimplência. Sem o salário entrando regularmente no bolso, é questão de tempo para as pessoas enfrentarem encruzilhadas e pesar na balança quais contas pagar, dentre elas, a cota condominial. 

Para ajudar síndicos a lidar com essa situação e manter a saúde, não só dos moradores, mas também das finanças do condomínio, o SíndicoNet organizou uma série de medidas para auxiliar gestores a manter o equilíbrio das contas de seus empreendimentos. Boa leitura!

Acompanhe de perto o fluxo de caixa do condomínio

Mais do que nunca, o síndico deve fazer uma análise financeira criteriosa dos centros de custos do condomínio, tendo como base a previsão orçamentária, e se certificar de que o fluxo de caixa está sob controle. 

"Nesse período de extrema exceção que estamos vivendo, é preciso  avaliar as contas, ficar atento ao movimento dos condôminos em relação ao pagamento das cotas e incluir, logicamente, a elaboração de um plano de contingência para o condomínio", comenta a síndica profissional Tania Goldkorn, que atende 12 condomínios em São Paulo.

Nessa fase extremamente crítica, o síndico deve trabalhar em sintonia com a sua administradora, que poderá apoiá-lo em diversas frentes. 

"O síndico não é um especialista financeiro, por isso o gerente da administradora deve fazer uma projeção financeira quando notar algum desequilíbrio nas contas: olhar o condomínio por inteiro para possíveis cenários e traçar ações de acordo com o perfil do empreendimento", diz Angelica Arbex, gerente de Marketing da Lello.

Roberto Piernikarz, diretor sócio da BBZ Administradora, já notou um sutil aumento da impontualidade (3%) no pagamento das cotas condominiais da sua carteira com vencimento no dia 1º/4. Ele está fazendo amostragem de acordo com as datas de vencimento.

"Embora tenha sido um impacto pequeno, já deu para identificar que haverá aumento da inadimplência, que com toda certeza será maior em maio. Temos que abrir os olhos", alerta Piernikarz.

Neste primeiro momento, o que os síndicos devem fazer é acompanhar a movimentação.

"Não recomendamos fazer ações preventivas antes do problema acontecer. O síndico deve monitorar e, se a inadimplência começar a crescer, deve ter calma e confiança e, junto com a administradora, redesenhar a rota", diz Angelica Arbex.

Cota condominial é rateio de despesas. Acredite: isso não é consenso entre os moradores

Roberto Piernikarz lembra que o condomínio não visa lucro e que a cota condominial é um rateio de despesas. "As pessoas têm um pensamento equivocado de que o condomínio cobra para ter sobra de caixa, quando é o rateio das despesas entre os condôminos. O síndico precisa fazer o ajuste correto, ter a sensibilidade de acertar a 'equalização do som'", esclarece.

O diretor da BBZ recomenda que o síndico comunique aos moradores a importância do pagamento pontual da cota. "É o lugar onde as famílias estão mais seguras hoje. Não se pode colocar a segurança do patrimônio de todos em jogo."

Cabe ao síndico ser didático e pedagógico para explicar aos moradores, com todos os recursos de comunicação disponíveis, que a cota condominial está entre as contas que não se deve deixar de pagar. Justamente neste momento de pandemia, em que todos precisam ficar em casa.

"Ficar em casa" implica naturalmente no incremento das contas de consumo (água, gás, energia), mais uso de equipamentos (elevadores, bombas) e geração de mais lixo.

Embora seja óbvio para síndicos, conselheiros e administradores, muitos moradores não sabem o que compõe a cota condominial e nem imaginam que, ao não pagá-la, podem colocar em risco a segurança, a salubridade, recursos básicos e equipamentos do empreendimento. 

"Funcionários garantem a segurança e, em especial, a limpeza, que foi redobrada nas áreas de maior circulação. As manutenções asseguram o funcionamento de maquinários que não podem ser interrompidos, como elevador, gerador, bomba, pressurização. As contas de consumo garantem fornecimentos básicos de água, luz e gás", exemplifica Roberto Piernikarz, diretor da BBZ.   

• DOWNLOAD 1: Modelo de circular para conscientizar condôminos da importância de pagar a cota em dia
• DOWNLOAD 2: Cartaz de conscientização sobre a importância de pagar a cota em dia
• FERRAMENTA: MeuCondomínio, plataforma de comunicação gratuita para condomínios 

Desconstruindo questionamentos dos condôminos para reduzir a cota condominial

Muitos síndicos e gestores estão sendo bombardeados por moradores com sugestões e dúvidas sobre manobras para reduzir a cota condominial a todo custo.

"O valor da cota cobre os custos essenciais para manter a valorização do patrimônio, assegurar as manutenções dos equipamentos, reduzir riscos e criar uma atmosfera segura para todos os moradores e funcionários", relembra a síndica profissional Tania Goldkorn.

Listamos abaixo os questionamentos mais recorrentes e preocupantes, com a devida justificativa do porquê "não cola":

• REDUZIR A CARGA HORÁRIA E SALÁRIO OU SUSPENDER CONTRATOS DE TRABALHO DOS FUNCIONÁRIOS: embora o Governo tenha emitido a Medida Provisória 927/2020, que contempla itens como esses, a adoção de uma dessas alternativas deve ser avaliada com cautela. Exploramos mais esse tema logo abaixo nesta matéria, em "Alternativas e ajustes no quadro de funcionários - MP 927/20". 
• REDUZIR O VALOR DA COTA ORDINÁRIA E PASSAR A USAR O FUNDO DE RESERVA PARA PAGAR AS CONTAS: o Fundo de Reserva só deve ser usado em situações emergenciais, de acordo com previsão na Convenção ou após deliberação assemblear, lembrando que deve sempre ser reposto. Na atual conjuntura, se o condomínio passar por situação de emergência e for necessário, deve-se recorrer a este fundo e, depois, repor.
• DAR DESCONTO NO PAGAMENTO PONTUAL DA COTA: a cota condominial é um rateio de contas, sem fins lucrativos. O pagamento pontual da cota condominial é dever do condômino. Especialistas consideram "desconto pontualidade" uma ilegalidade, como se fosse uma multa disfarçada. O condomínio tem que ter critérios justos de arrecadação
• SUSPENDER A COTA CONDOMINIAL POR COMPLETO POR TRÊS MESES E USAR O FUNDO DE RESERVA: idem ao primeiro item: o Fundo de Reserva só deve ser usado em situações emergenciais, de acordo com previsão na Convenção ou após deliberação assemblear, lembrando que deve sempre ser reposto.
• SUSPENDER A MULTA E JUROS PARA QUEM ATRASAR O PAGAMENTO DAS COTAS DURANTE A CRISE: esta prática é ilegal. A cota condominial é diferente de imposto, de empresa. Se não existir o critério da pontualidade, perde-se o controle da inadimplência. O síndico não tem prerrogativa para isso, podendo até ser justificativa para sua destituição. O síndico pode fazer um acordo para parcelar as cotas não pagas, aplicando juros e multas devidos. Se um condômino não paga a cota pontualmente, esse "buraco" está sendo coberto por alguém, que são os condôminos pontuais.
• PODE MUDAR A DATA DE VENCIMENTO DO BOLETO? A data está determinada em Regimento Interno ou convenção. Para alterá-lo, somente com a realização de uma assembleia para deliberar o assunto.
• E SE COLOCAR TODOS OS FUNCIONÁRIOS DE FÉRIAS E DEIXAR SEM NINGUÉM NA PORTARIA, JÁ QUE NÃO TEM NINGUÉM ENTRANDO E SAINDO? Esta é a típica sugestão de quem pensa com individualidade em meio à coletividade. Embora tenha sido muito reduzido, ainda há fluxo de entrada e saída de pessoas. Se o condomínio funciona com regime de portaria presencial 24 horas, e controle de acesso feita por essa equipe, deve ser mantida.
• VAMOS COLOCAR OS FAXINEIROS EM FÉRIAS OU DEMITI-LOS PARA DEPOIS RECONTRATAR: no momento em que a limpeza, desinfecção e higiene dos condomínios é mais demandada para evitar o contágio da covid-19, ao dispensar os funcionários que cuidam dessas tarefas, os próprios moradores teriam que assumir tarefas como retirar o lixo, limpar maçanetas, elevadores, corrimãos, piscina etc. Além disso, demitir funcionários próprios tem o custo da rescisão.

"Agora não é hora de sair atirando para todos os lados. É para se pensar com inteligência e estratégia, analisando o cenário e o tamanho do impacto gerado sobre os condomínios para ações futuras", arremata Roberto Piernikarz, diretor sócio da administradora BBZ.

Controle da inadimplência

No ano passado, de acordo com levantamento do Secovi-SP, houve redução de 5,5% no número de ações de cobrança por falta de pagamento da taxa condominial no Estado de São Paulo de 2018 para 2019. Foram 10.382 ações (2019) contra 10.990 (2018) protocoladas no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.  

Já o Secovi Rio aponta em seu estudo Panorama Secovi que o atraso no pagamento da cota condominial, em 2019, foi de 9,5% no estado. Cenário que deve mudar, para pior, este ano devido à conjuntura.

Angelica Arbex, da Lello, propõe ao síndico um criar uma linha de acompanhamento da impontualidade, antes de virar inadimplência, para gerenciar bem este cenário:

• passados cinco dias do vencimento da cota condominial, mandar ao condômino impontual um comunicado avisando sobre a necessidade de pagar o condomínio em dia com todas as justificativas listadas anteriormente.
• depois, em permanecendo a impontualidade, passar a emitir novos comunicados com lembretes de 10 em 10 dias. Esse acompanhamento deve ser feito pela administradora.

A impontualidade que virar inadimplência deve ser acompanhada diligentemente, com cobranças e facilitação de pagamento com parcelamento que caiba no bolso do devedor. O importante é diminuir a dívida e garantir entradas no caixa do condomínio.

O SíndicoNet, em parceria com a Êxito Cobranças, tem um serviço específico de Cobrança Amigável (extrajudicial) Contínua, que costuma resolver 95% dos casos de cotas com atraso.

• Veja aqui como funciona o serviço de Cobrança Amigável do SíndicoNet

A Lello começou a agir desde o dia 15/3 com um sistema aplicado ao fluxo de caixa dos condomínios que emite alertas quando acontece algum desequilíbrio nas receitas. Exemplo: se o sistema detectar que a inadimplência chegou aos 10%, é emitido um alerta ao gerente do condomínio, que vai contatar o síndico para juntos tomarem providências. 

Contenção de despesas, corte de 'gorduras' e de arrecadação de fundos 

Os especialistas consultados compartilharam medidas de contenção de despesas que os condomínios podem adotar caso a inadimplência cresça:

AVALIAR SUSPENSÃO DA ARRECADAÇÃO DE FUNDO DE RESERVA

Se o limite do Fundo de Reserva estabelecido na Convenção for atingido, o condomínio pode suspender a arrecadação. De acordo com os entrevistados, o ideal é o condomínio ter nesse fundo o equivalente a duas ou três arrecadações, e o saldo não deve nunca ficar inferior a uma arrecadação.

AVALIAR SUSPENSÃO DA ARRECADAÇÃO DE FUNDO DE OBRAS/BENFEITORIAS

Se a arrecadação for para obras futuras, o condomínio pode suspender. Se for relacionado a um compromisso financeiro passado, precisa continuar até quitar.

CORTAR AQUILO QUE NÃO É ESSENCIAL

• aulas coletivas, recreação etc: atividades com grupos já precisaram ser canceladas para evitar aglomerações
• contrato com piscineiro: passar atividade para zelador (saiba mais sobre acúmulo de função aqui)
• serviços de concierge
• serviços de correspondência e encomendas: os próprios moradores podem retirar

CORTAR GORDURAS

Em tempos em que todo manuseio de papel possível deve ser eliminado por risco de contaminação, um bom exemplo de corte de gordura é com papelaria, cópias, impressão de boletos, holerites e comunicados.

É o momento para os condomínios "analógicos" virarem a chave para o digital até pelo risco que isso representa para condôminos e funcionários. Esses documentos passam por muitas "mãos" até chegar ao seu destinatário e podem carregar o vírus.

Síndicos devem conversar com suas administradoras para fazer a migração e passar a usar os recursos digitais disponíveis.

Nesta matéria, listamos dez dicas para economizar no condomínio. Dentre elas, e que podem ser avaliadas para o atual momento, estão: 

• Revisão e eliminação de horas extras
• Fazer cotações de produtos e serviços em diferentes fornecedores. Conheça a plataforma CoteiBem
• Análise de custos acessórios na administração

Veja também:

• Check-list para otimização de custos do condomínio
• Teste: descubra se o seu condomínio é econômico!

NEGOCIAR CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

• A administradora pode intermediar a renegociação de contratos, com parceiros e prestadores de serviços, por um prazo de 90 dias. Lembre-se: há empresas passando problemas com falta de mão de obra em serviços essenciais. É preciso cautela e respeitar a margem de negociação.
• Uma alternativa também é suspender os ajustes contratuais anuais, geralmente atrelados ao IGP-M
• Importante: é necessário formalizar a negociação com aditivo contratual, valendo-se de assinatura virtual / escaneada, além do envio da documentação por e-mail

SUSPENDER OU READEQUAR TEMPORARIAMENTE CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

• Manutenção da academia enquanto estiver fechada
• Manutenção dos jardins: passar para um contrato bimestral, dependendo do tamanho da área

Campanhas de consumo consciente

O síndico deve ter sabedoria e aguardar o momento certo para fazer campanhas de consumo consciente de água, luz e gás. Embora essas contas devam subir porque muitos moradores estão passando praticamente o dia inteiro em suas unidades, eles também estão estressados.

"As pessoas estão com tantas restrições dentro de casa, com a orientação de lavar frequentemente as mãos, limpar mais as superfícies. Não é conveniente entrar com campanha de uso consciente de água e energia agora", avalia Angelica Arbex.

Ela disse que olhou com preocupação para o tema junto com a equipe, mas não viram espaço e ambiente para tratar disso.

"Os condôminos precisam estar felizes, seguros em casa, com as coisas funcionando. O condomínio virou uma célula inteligente de conforto e bem estar e é para isso que síndicos e administradoras têm que olhar", completa a diretora de Marketing da Lello. 

Após o primeiro mês de quarentena, quando o condomínio tiver em mãos as contas e puder demonstrar a diferença nos valores, e sentir que há espaço para abordar o tema, o síndico poderá aproveitar que os moradores estão com mais tempo para ler os comunicados com atenção e passar orientações de como reduzir e utilizar recursos de forma sustentável. Telas da Elemidia e WhatsApp são bons meios de divulgação.

Tania Goldkorn, entusiasta de práticas sustentáveis em condomínios, também lembra que o estímulo à coleta seletiva, óleo e pilhas são eficazes para redução de custo em condomínio em qualquer tempo.

"Nesse momento em que as famílias vão produzir mais lixo é fundamental disseminar essa prática. Lixo seco reciclável pode ser dispensado pelo morador no contêiner próprio. Já o lixo orgânico,  embalado com mais cuidado, pode ser retirado em apenas um horário no dia, usando menos elevador, o que implica em menos consumo de energia", orienta a síndica profissional.

Alternativas e ajustes no quadro de funcionários - MP 927/20

O Governo preparou uma série de medidas trabalhistas na MP 927/2020 para o enfrentamento da pandemia e várias delas são aplicáveis a condomínios, que devem fazer tudo com muita cautela e se houver real necessidade.

Alguns exemplos, cujos detalhes estão neste artigo de Rodrigo Coelho:

• Antecipação de férias, especialmente para quem é de grupo de risco. Aviso e pagamento estão flexibilizados
• Redução de jornada e salário com a concordância do funcionário, por um período determinado (duração da calamidade) e com aditivo contratual. O síndico deve ser muito criterioso para decidir qual funcionário poderia se enquadrar na medida, de modo a não prejudicar o funcionamento do condomínio
• Licença remunerada e não remunerada: avaliar a viabilidade e detalhes, como negociação coletiva
• Recolhimentos de FGTS: existe a possibilidade de parcelamento do FGTS dos meses março, abril e maio, em seis vezes, com pagamento da primeira parcela no dia 07/07/2020 junto com FGTS do mês de junho. Importante lembrar que não é um cancelamento, mas um adiamento que deve ser feito somente se o condomínio não tiver condições de pagar agora.

Embora aprovada, a MP vem sendo questionada. No dia 6/4, decisão liminar proferida pelo ministro do Supremo Tribunal Federal, Ricardo Lewandowski, determina que redução salarial por acordo individual só terá efeito se validada por sindicatos de trabalhadores. Saiba os detalhes aqui.

Quanto a demissões, só devem entrar em pauta se não houver alternativas, até por questões sociais e de recessão, recomenda Angelica Arbex, da Lello. 

Empréstimos bancários ou com empresas de crédito e garantidoras

Os três especialistas entrevistados são unânimes em afirmar que o condomínio deve buscar empréstimos somente em último caso.

"A hora de pegar empréstimo é quando não houver dinheiro para pagar funcionários e contas de consumo. Ainda assim há chances de negociar com prestadores de serviço do prédio para realocar verbas. Só depois disso é que um empréstimo deve ser feito. Não enxergo ainda esse momento", opina Roberto Piernikarz, diretor sócio da administradora BBZ.

Existem empresas especializadas em empréstimo para condomínios, com linhas específicas para casos emergenciais. Taxas e negociação são variáveis. Enquanto alguns bancos exigem apresentação das contas do prédio e mais aval do síndico (o que não é recomendável, segundo Tania Goldkorn), as empresas de crédito especializadas dispensam burocracias: não exigem garantias e nem avalistas.

• Veja no CoteiBem empresas financeiras especializadas em linhas de créditos para condomínios 

Os condomínios também podem firmar contrato com empresas garantidoras, que são empresas que antecipam receita das cotas do condomínio, cobrando os inadimplentes depois.

Momento de análise para planejar o futuro

Segundo os especialistas, de imediato, está fora de cogitação fazer grandes mudanças tecnológicas e culturais neste momento, como implantação de portaria remota, que traz redução de custos, pois necessita de planejamento, treinamento e caixa.

Para eles, esta crise pode ser vista como uma oportunidade para o síndico avaliar profundamente o condomínio, redesenhar processos e planejar ações futuras.

"Depois dessa pandemia, não seremos os mesmos: nem síndicos e nem moradores. Teremos um novo olhar para a gestão patrimonial. Sempre fui a favor de uma gestão colaborativa, onde todos têm o dever de cuidar do seu patrimônio", declara Tania Goldkorn.

E por gestão colaborativa e cuidado com o patrimônio, entenda: respeito ao próximo, regras de convivência pacificadoras, gentilezas com os funcionários e, principalmente, união para enfrentar novos desafios mantendo a contribuição e o esforço conjunto para uma nova rotina.

Fontes consultadas: Angelica Arbex (Lello), Roberto Piernikarz (BBZ), Tania Goldkorn (síndica profissional).