Entrevista sobre fraudes com especialistas

Consultamos quatro especialistas do setor para ajudá-lo a identificar as fraudes mais comuns cometidas na gestão condominial e saber como evitá-las: o administrador Juraci Baena Garcia, da Villágua Condomínios; o advogado Ricardo Azevedo Sette, da Azevedo Sette Advogados; e os auditores Silvio Kleber Pacheco, da Svizzero Alves Auditoria e Consultoria, e Maurício Ferreira da Costa, da Indep, trazendo abordagens diferentes e importantes sobre o assunto. Confira!  

SíndicoNet - Quais as providências básicas que as administradoras devem adotar para a transparência na relação com o condomínio?

Juraci Baena Garcia: Fechar e apresentar a pasta de prestação de contas mensais com os documentos originais, possibilitando a conciliação entre o extrato financeiro e os documentos. O síndico deve exigir que o Conselho examine as pastas mensalmente, questionando suas dúvidas ou esclarecimentos. Deixar para a assembleia anual de prestação de contas dificulta a fiscalização ou a solução de problemas que apareçam no período. A análise do síndico, subsíndico e demais conselheiros auxilia na gestão financeira, seja por decisões internas contrárias ao coletivo ou por divergências quanto ao histórico do lançamento realizado pela Administradora. Esse procedimento resguarda a correta fiscalização de todas as receitas e despesas mensais do condomínio. Ricardo Azevedo Sette: Além do síndico, deve sempre existir uma comissão de moradores responsável pela fiscalização das contas. Outra necessária é o envio mensal das receitas e despesas do condomínio a todos os moradores, bem como as compras devem ser fiscalizadas em busca das condições mais favoráveis. A manutenção preventiva também revela transparência, eficiência e reduz gastos futuros.

Silvio Kleber Pacheco: A administradora pode disponibilizar informações essenciais ao síndico e moradores em seu site. É importante ainda manter uma conta bancaria separada, bem como a documentação em ordem, evidenciando todas as receitas e despesas, e apresentar mensalmente o demonstrativo de despesas, determinando no contrato o dia para tal. Em caso de despesas extras, como obras e renovação de contratos, por exemplo, cotar no mínimo três fornecedores. A decisão fica a cargo do síndico ou assembleia. É preciso também colaborar com o síndico, emitindo comunicados importantes, campanhas de conscientização e informando sobre alterações na legislação.   

SNet- Como o síndico pode verificar se a administradora está agindo corretamente, sem irregularidades?

JBG: Conciliando mensalmente todas as receitas e despesas, como eventuais despesas decorrentes de cotação de preços, tanto para serviços quanto para materiais. Acompanhar  o saldo diariamente, quando possível, também auxilia muito nesse controle.

RAS: Com relação às compras efetuadas para o condomínio pela Administradora, é importante que sejam fiscalizadas pela comissão de moradores.

SKP: É preciso ser critico e questionador, analisar mensalmente, a documentação do condomínio e exigir que os conselheiros façam o mesmo.  

SNet - Como um condômino pode verificar a regularidade da gestão do síndico e da administradora?

JBG: Quando algum morador tiver dúvidas sobre os lançamentos, deve solicitar reunião com o síndico ou Conselho Fiscal, para averiguar os documentos originais. Mesmo prestando contas com originais mês a mês, caso seja a opção do síndico, deverá realizar a assembleia anual de prestação de contas, geralmente no primeiro trimestre de cada ano.

SKP: Ele pode verificar a documentação, marcando dia e horário, para checar se as decisões das assembleias estão sendo respeitadas e exigir o demonstrativo mensal de despesas são formas de certificar-se de a gestão vem sendo realizada com responsabilidade.

Mauricio Ferreira da Costa: Uma alternativa é realizar uma auditoria a cada três meses, com a revisão pasta a pasta do período, com a emissão de um relatório apontando irregularidades e as formas de corrigi-las.  

SNet - É obrigatório que os condomínios tenham um livro-caixa, ou seja, um registro com todas as movimentações financeiras?

JBG: Isso é contemplado nas pastas de prestação de contas mensais. Todas as contas correntes devem ser relacionadas e anexadas nas referidas pastas.

SKP: A obrigação do síndico é apresentar uma prestação de contas e manter a documentação disponível por, no mínimo, cinco anos. Mas, independentemente de obrigação, é necessário registrar toda movimentação financeira, em livro-caixa ou outra forma, razão ou diário contábil. No caso da administradora, que muitas vezes utilizam uma conta bancária única, esse registro é obrigatório.  

SNEt - Quais os tipos de fraude mais comuns praticados por administradoras e síndicos desonestos?

JBG: Não lançar receitas de acordos ou mesmo recebimentos no caixa de valores das cotas mensais. Por isso, indicamos que os pagamentos sejam realizados na rede bancária. É mais seguro contra assalto e facilita o controle com os extratos financeiros. Outro cuidado é com as cotações, que devem ser feitas online, com retorno para o síndico e para a administradora, garantindo mais transparência.

SKP: Saques sem comprovação, contratação de serviços desnecessários, falsificação de comprovantes de despesas, superfaturamento em notas fiscais de compras ou de serviços, desvio de materiais adquiridos em nome do condomínio, cobranças excessivas com cópias, material de escritório, quilometragem, entre outras.

MFC: Recebimentos de cotas em atraso (com baixa na inadimplência), sem a entrada dos recursos na conta do condomínio; acordos firmados com concessão de descontos indevidos; pagamento de propina na compra de bens e serviços; superfaturamento; desvios de recursos acobertados por documentos falsos – notas fiscais frias, recibos de empregados fantasmas, cópia de cheque, etc.; desvio de recursos do caixa pequeno; além da exposição do condomínio frente à Previdência Social e à Receita Federal na retenção e recolhimento do Imposto de Renda na fonte de prestadores de serviços, alguns mesmo fantasmas, facilmente detectados por uma consulta do CNPJ.  

SNet- O que um síndico deve fazer ao desconfiar de irregularidade na gestão da administradora ou do síndico anterior?

JBG: A melhor maneira é comparar receitas e despesas, verificando todos os documentos que gerem dúvidas. Documentos trabalhistas devem ser acompanhados com rigor, porque em caso de fraude, o condomínio responde aos órgãos públicos envolvidos. Pagamentos online e documentos originais devem ter preferência pelo síndico e Administradoras, tirando certidões negativas periodicamente. Se desconfiar, busque ajuda profissional qualificada, evitando que uma suspeita sem provas possa reverter em processo contra o condomínio ou o próprio síndico.

SKP: Tire todas as dúvidas em relação aos pontos de discordância. Se não der retorno, é bom contratar um serviço especializado de auditoria, que pode ajudar a reduzir as despesas do condomínio, e dar transparência à qualquer gestão.

- Veja aqui: Empresas de auditoria em condomínios (São Paulo) - Veja aqui: Empress de auditoria em condomínios (Rio de Janeiro)  

SNEt - Gostaria de complementar com alguma informação importante?

JBG: O síndico responde por todos os atos do condomínio. Procure sempre uma administradora de sua confiança, com referência de outros clientes, estrutura e recursos que possibilitem responder pelos erros que venha a cometer. Ser associada a órgãos de classe e ter certificação são garantias a mais.

SKP: Para gerir um condomínio é necessário entender tudo o que está envolvido e não basta a vontade individual. Como envolve o coletivo, os cuidados devem ser redobrados.

MFC: No tocante às auditorias, hoje está ocorrendo uma migração da contratação simples da auditoria punitiva (a que descobre fraudes) para a auditoria de gestão, que passa a ser a constatação trimestral, de que o condomínio atua corretamente na prestação de contas e cumpre suas obrigações acessórias.