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Portaria Virtual

Tira-teima da portaria virtual

Veja aqui as perguntas que ainda não foram sanadas sobre o tema

Veja aqui as perguntas que ainda não foram sanadas sobre o tema

O último hangout do SíndicoNet, sobre portaria virtual, foi um enorme sucesso.

Com mais de 1.500 inscritos, infelizmente não foi possível responder a todas as perguntas, já que o tempo não seria o suficiente para tirar todas as dúvidas.

Como o assunto rende bastante, pedimos aos nossos especialistas Jorge Lordello, escritor internacional e especialista em segurança de condomínios, Mauro Mandeltraub, diretor da empresa Mantra Monitoramento e Luciano Gennari, síndico profissional com experiência de quatro anos com portaria virtual, para responder algumas das perguntas enviadas. 

Também pedimos a Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios, para responder outras questões que ficaram pendentes.

Confira abaixo perguntas e respostas:

1) IMPLANTAÇÃO - por Fausto Moreira de Almeida, de Curitiba

Na implantação do sistema de uma portaria virtual, o que será exigido do condomínio interessado em relação as informações sobre os moradores/visitantes (cadastro) procedimentos, normas, etc? Que informações a empresa virtual precisará para que haja um bom funcionamento?

 Resposta de Mauro Mandeltraub

Os dados cadastrais dos moradores serão:  nome, número do apartamento, RG ou CPF, número do telefone, foto que será tirada no momento do cadastro e captura da impressão digital para acesso ao condomínio. 

É importante frisar que esses dados não podem ser compartilhados e nem retirados do sistema por nenhum operador e que essas informações ficam armazenadas em uma nuvem segura.

2) CONDOMÍNIO HORIZONTAL - por Magali Victal Garbelotti, de Ribeirão Preto

Para um condomínio de residências, é viável uma portaria virtual? Como seria a recepção de correspondências especiais, como caixas e etc.?

Resposta de Mauro Mandeltraub

Sim, é perfeitamente viável desde que seja seguido aquele limite de até 150 moradores no condomínio.

 A recepção de correspondências é feita pelo zelador, auxiliar de serviços gerais ou auxiliar de limpeza com acúmulo de função do condomínio ou através de caixas de correio e entregas com chaves a serem instaladas.

3) INTERNET - por Dante Godoy Ribeiro

O link de internet deve ser contratado pelo Condomínio ou fazer parte do contrato da Portaria virtual?

Resposta de Jorge Lordello

Pode ser feito das duas formas e deve constar em contrato.

4) PROBLEMAS COM O SINDICATO - por Claudia Freitas 

No ABC Paulista, o sindicato dos profissionais de portaria proíbe a substituição da mão de obra própria pela portaria virtual. Nesse caso há uma cláusula que especifica multa. O que fazer nesse caso? Isso é “legal”?

Resposta de Mauro Mandeltraub

Não existe impedimento legal para o síndico ou condomínio ao fazer a contratação da portaria virtual. Trata-se de um serviço complementar ao condomínio e não necessariamente causará demissão dos funcionários existentes.

5) IMPLEMENTAÇÃO - por Silvio Ricardo Sarzedas, Niterói

Gostaria de pedir ao síndico que descreva o passo-a-passo de como aconteceu (a implementação da portaria virtual) no condomínio dele.

Resposta de Luciano Gennari

O momento de implementar o sistema não foi difícil no meu condomínio

A parte de instalação de equipamentos durou uma semana, quinze dias. É algo que voce faz em paralelo com a portaria física. Depois de instalado ficou apenas um porteiro, que tinha estabilidade no emprego. Ficamos com ele dois meses, e ele ajudou bastante na parte da implantação.

O zelador acompanhava as equipes de instalação, ajudou bastante.

O cadastramento prévio dos moradores fizemos em três dias, nas próprias unidades, com um notebook do prestador de serviços. É bastante simples. Cadastramos também os parentes mais próximos e os funcionários das unidades do condomínio.

Como 90% do fluxo de entrada e saída do meu condomínio é garagem, quase nada mudou, apenas o controle remoto mesmo, que também distribuímos com antecedência.  Para quem não usa a entrada de pedestre não mudou muito também: a pessoa aperta um botão para entrar, caso não seja cadastrada. Se for um morador ou alguém já cadastrado, entra usando a sua biometria.

Nos primeiros dias eu ficava esperando o pessoal entrar e sair, para  ouvir as sugestões e feedbacks.  E também para dar um apoio ao zelador, para que se houvesse algum problema, eu pudesse ajudá-lo. 

Mesmo os idosos do condomínio não tiveram nenhum problema.

6) PROBLEMA NO PORTÃO - por Vanderlei Fonseca 

Como fica a questão de quando um portão der problema e ter que ficar a noite toda aberto?

Resposta de Mauro Mandeltraub

A empresa de portaria virtual deverá enviar um apoio de pronta resposta para atender à essa necessidade até que o problema do portão seja resolvido. Esse serviço poderá ser cobrado a parte.

7) TRIPÉ DE SEGURANÇA - por Fausto Moreira de Almeida, Curitiba

Existem algum sistema de segurança que funcionam sem que haja um bom entendimento entre o tripé moradores, funcionários e síndico/administradores?

Resposta de Jorge Lordello

É muito difícil você conscientizar todos os moradores em relação ao quesito segurança. Outro ponto problemático é o treinamento de porteiros, controladores de acesso e vigilantes.

Por outro lado, quando se estabelece projeto de segurança e passa a controlar o acesso de pessoas e veículos de forma eletrônica e profissional, os moradores são obrigados a seguir as regras estabelecidas e os funcionários devem trabalhar de acordo com os equipamentos eletrônicos.

Com isso o nível de segurança aumenta consideravelmente. Veja numa indústria por exemplo. O funcionário que lá trabalha não faz o que bem quer dentro da firma. Ele se enquadra as normas e os equipamentos de segurança o gerenciam.

8) QUÓRUM PARA IMPLEMENTAÇÃO - por Sergio Abba

Qual o "quórum" legal em uma assembleia para aprovar uma proposta de implantação de uma portaria virtual?

Resposta de Rodrigo Karpat

Se na instituição constar que o prédio conta com portaria 24h, o ideal é que haja aprovação de 2/3 dos condôminos.

Em condomínios onde ainda não existe a previsão desse tipo de portaria, por se tratar de uma benfeitoria que trará economia ao empreendimento, os síndicos têm aprovado a questão com maioria simples dos presentes.

Caso exista a necessidade de obras de infraestrutura, é o caso de uma obra útil. O quórum necessário é de 50% mais um da massa condominial.

9) VALORES - por Jolieslei Jéssica

Qual o custo médio mensal de uma portaria virtual?

Resposta de Mauro Mandeltraub

Depende muito do perfil do serviço e do condomínio, mas custa entre R$ 4 mil e R$ 8 mil, média de R$ 6 mil mensais.

Resposta Luciano Gennari

Depende muito da quantidade de unidades e moradores, pois em alguns casos que conheci os empreendimentos eram de porte tão grande que a estrutura da central tem que ser muito grande.

Mas como número base, considere entre R$ 4 mil a  R$ 6 mil, dependendo da quantidade de equipamentos, chaveiros de presença, controles remotos veiculares, etc.

Pois hoje a empresa que me atende inclusive incluiu estes no serviço e não tem que pagar nada por esta parte.

10) COMO ESCOLHER A EMPRESA - por Jacomini Marcelo 

Quais comprovantes ou documentos temos que requisitar para verificar a idoneidade da empresa de portaria virtual?

Resposta de Jorge Lordello

A empresa deve estar habilitada a realizar monitoramento eletrônico e também no que tange a instalação e manutenção de equipamentos de segurança.

Se a empresa vender também o serviço de envio de porteiro, caso o sistema fique inoperante  por algum motivo, deverá também ser legalizada para prestar esse serviço de terceirização de mão de obra.

Verifique então o contrato social da empresa a ser contratada. Outra dica, visite a sede da empresa para ver se possuem estrutura suficiente e se a célula de monitoramento está segura ou não.

11) ACESSO DE ENTREGADORES - por Daniela Nunes, Rio de Janeiro

Como vocês fazem para controlar o acesso de entregadores?

Resposta de Luciano Gennari

Temos hoje no prédio 2 funcionários que trabalham da seguinte forma:  um colaborador de serviços gerais, das 6:00 às 14:20) e um manutencista (seria o zelador) das 10:00 às 18:20.

Temos uma caixa grande de correio onde qualquer coisa depositada escorre para dentro do condomínio e fica em uma área coberta.

O correio costuma passar às 10:30, e às 15:00 horas e um pouco depois destes horários, um dos funcionários vai até a caixa. Se houver algo, ele sai fazendo a entrega.

Isto ocorre por exemplo todos os dias, às 6h00, com os assinantes de jornais.

Quando existe algum material a ser entregue, ex. vinho por assinatura, a pessoa chega ao prédio, aperta portaria, a central atende, e liga para o morador ir buscar, ou chama um dos empregados pelo ramal, ou mesmo celular para ir receber.

12) ARMAZENAMENTO DE IMAGENS - por de Pedro Serrão 

Quanto tempo a empresa de portaria virtual arquiva as imagens? 

Resposta de Jorge Lordello

Com a portaria virtual, a guarita de seu prédio passa a ficar trancada 24h por dia.

Por outro lado, é importante proteger o gravador de imagens para que não seja subtraído. Nesse equipamento você terá a gravação das imagens do sistema de CFTV.

Na empresa de portaria virtual, as imagens podem ser gravadas também e o número de dias deve ser estabelecido em contrato. Quanto mais dias ocorrer o armazenamento, mais caro o valor

13) FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DO TRABALHO - por Carlos Daniel Santos

Se o Ministério do Trabalho for ao condomínio, vai querer saber sobre a função de cada funcionário ?

Resposta de Rodrigo Karpat

Nesse caso, a fiscalização será apenas com os funcionários do condomínio. Para fiscalizar os funcionários da empresa de portaria virtual, o MT deve se dirigir à empresa em questão.

14) SEM ENERGIA - por Denise Delourence

E quando acabar a energia elétrica?

Resposta de Jorge Lordello

Independente se seu prédio tenha ou não a portaria virtual, você deve adquirir um pequeno gerador de 5 a 6 Kva para que, mesmo com a falta de energia elétrica, os portões de pedestre e garagem e os sistemas de alarmes e câmeras continuem funcionando normalmente.

15) LEITURA DE ÁGUA E LUZ - por Jonismar Alves, de Belo Horizonte

Como é feito o acesso pelas concessionárias de energia e água?

Resposta de Mauro Mandeltraub

O funcionário do condomínio (zelador, auxiliar de serviços gerais ou auxiliar de limpeza) acompanha o técnico na leitura da luz e água.

16) INVESTIMENTO INICIAL - por Alexandre Barros 

Qual o investimento inicial de uma portaria virtual hoje, e qual o tempo de retorno desse investimento, no caso de uma portaria com porteiros 24h?

Resposta de Mauro Mandeltraub

O investimento inicial pode variar de R$ 20 mil a R$ 40 mil. O tempo de retorno (payback) do projeto pode variar de 4 a 8 meses, sem contar o passivo trabalhista na eventualidade da demissão dos funcionários.
 

17) FUNCIONAMENTO - por Claudio Modesto

Como funciona a Portaria Virtual? 

Resposta de Luciano Gennari

Na parte de tecnologia, temos entrada de pedestre serviço e social com eclusa/gaiola, molas de topo e fechaduras eletromagnéticas para garantir que ninguém deixe um dos portões aberto, pois como tem também intertravamento, só é liberado um se o outro estiver fechado.

No portão existe uma controladora de acesso (painel). Os moradores, empregados, e visitas constantes (parentes como pai, mãe, filhos, etc) podem estar previamente cadastrados com diferentes tipos de acesso. Por exemplo:

  • Morador: entra o tempo todo e a qualquer hora
  • Empregados domésticos ou diarista: entram de acordo com os dias e horários em que podem entrar. Caso haja alteração no dia, é só tirar o interfone do gancho e ligar para a portaria virtual (centro de atendimento), e efetuar a mudança. A conversa fica toda gravada.
  • Visitas constantes também podem ser liberadas dependendo da vontade dos moradores

Com relação às esporádicas: a pessoa chega, aperta o botão da portaria. É atendida pela central, a central nos interfona.

O morador faz a liberação, e antes disto a central irá fazer o cadastro do visitante ou prestador de serviço que terá validade somente naquele momento. Tanto a conversa como as imagens são gravadas.

Quando a pessoa vai embora, através do acesso biométrico, é feita a baixa da mesma, e se retornar, será feita nova liberação mas sem ter necessidade de refazer o cadastro.

*Algumas perguntas foram editadas para seu melhor entendimento

 

Fonte: Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios, Jorge Lordello, especialista em segurança condominial, Mauro Mandeltraub, diretor da Mantra Monitoramento e Luciano Gennari, síndico com portaria virtual há quase 4 anos

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