Atribuições da administradora de condomínios

As administradoras de condomínios passaram por um período de reinvenção ao longo dos últimos anos. Em um curto espaço de tempo, precisaram se adaptar a um volume extremo de demandas do síndico e dos moradores. 

Esse processo foi importante para a empresa demonstrar que realmente está ao lado do gestor para municiá-lo com informações confiáveis, além de oferecer um direcionamento claro para as decisões de impacto em toda a vida condominial. 

O papel de administradora como uma empresa que faz somente a parte financeira e de cuidados com os funcionários ficou para trás.

Hoje em dia, espera-se muito mais dessa parceira do condomínio, cujo leque de atividades e serviços pode ser bem amplo (estima-se 200 atividades), para atender a diferentes demandas e necessidades a depender do empreendimento.

A Inteligência Artificial chega como um dos componentes mais transformadores na operação de uma administradora de condomínio, automatizando dezenas de atividades em todas as frentes de atuação, em especial as operacionais, otimizando tempo e oferecendo oportunidade para um trabalho muito mais estratégico e com resultados promissores de valorização da gestão e do empreendimento.    

Veja abaixo todas as atribuições e dinâmicas que envolvem uma administradora de condomínios e o que se espera daqui para frente, com o eSocial completamente implantado, inovações e a revolução trazida pela IA. 

O que, para muitos, pode parecer simples e passar despercebido, é, na verdade, um universo complexo, cheio de detalhes, regras, legislações e operações constantes. Boa leitura!  

 O que você vai ler nesta matéria:

• Atributos que diferenciam a admininistradora de condomínio moderna
• Gestão administrativa
• Gestão de recursos humanos (para funcionários não-terceirizados)
• Gestão financeira
• Gestão de assuntos jurídicos
• Proximidade com clientes e tecnologia como diferencial

Atributos que diferenciam uma administradora alinhada com o futuro

Mais do que cumprir o básico, a administradora de condomínios moderna se destaca pela inovação e relacionamento com o cliente. Com o uso de Inteligência Artificial, aplicativos de gestão, atendimento humanizado e dados em tempo real, é possível entregar mais valor ao síndico e aumentar a eficiência operacional em mais de 30%.

A IA representa uma força transformadora para o setor. Ela automatiza processos rotineiros, reduz erros humanos e otimiza o tempo das equipes, permitindo que as administradoras desenvolvam um trabalho mais analítico e consultivo.

Com a IA, o administrador passa a contar com ferramentas de automação fiscal e contábil, relatórios inteligentes, chatbots para moradores, sistemas de manutenção preditiva e plataformas integradas de comunicação e cobrança. O resultado é uma gestão mais eficiente e transparente, ampliando o valor da prestação de serviço.

"Quem não pivota seu serviço está fadado a desaparecer no mercado competitivo. A administradora vai monetizar fazendo a diferença na vida das pessoas, identificando o que cada condomínio precisa fazer para se atualizar e se valorizar frente aos demais empreendimentos que estão surgindo."

O preço do metro quadrado está em constante evolução e a administradora deve atuar como aquela parceira que identifica oportunidades de valorização, conectando o prédio às soluções mais modernas e sustentáveis.

"Nossa missão é transformar inovação em negócio, ajudando condomínios a se adaptarem às novas demandas, enquanto lideram a transformação digital do setor. A administradora que entender que seu papel vai além de administrar será a que liderará o mercado, criando comunidades mais inteligentes, seguras e sustentáveis", diz.

Resumo das atividades em números

Gestão administrativa 

Cuidar do dia a dia do condomínio não é tarefa simples, não importa o tamanho do empreendimento. São diversas as rotinas administrativas necessárias para gerir de forma eficiente um condomínio.

Apesar de ser considerada uma das funções mais básicas da administradora, caso algum dos pontos não seja administrado corretamente, isso pode acarretar multas ou outros prejuízos para o condomínio.

“A tecnologia nesse quesito agrega muito, principalmente nos últimos anos, em que passamos a administrar tantos pontos à distância, sem deixar de lado a transparência para os nossos clientes”, aponta Vânia Dal Maso, Gerente de Unidade da administradora Lello Condomínios.

Dentre as atividades operacionais mais demandadas às admistradoras, tanto por síndicos quanto por moradores, são consultas com orientações sobre regulamento interno, convenção, decisões assembleares em atas. "Antes, alguém lia os documentos atrás da informação e enviava. Agora, com IA, essa consulta é feita em segundos", afirma Angélica Arbex.

Com o SíndicoNet Pro, por exemplo, é possível usar um recurso chamado "agente do condomínio" personalizado com todos os documentos do empreendimento para fazer essa automação de consultas para atendimentos.

E esta é apenas uma das dezenas de facilidades e ganhos operacionais que a IA traz para a gestão condominial. "É possível criar automação de aplicação de advertências para que após a segunda advertência à unidade pelo mesmo motivo, seja aplicada uma multa", exemplifica a diretora da Lello.

Confira as atribuições da administradora de condomínios nesta área, segundo a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC) **:

ATENDIMENTO

1. Atendimento geral e orientação ao Síndico e Corpo Diretivo.
2. Atendimentos pessoal, telefônico e e-mails de condôminos e representantes (imobiliárias, advogados, locatários etc.): informações, reclamações, orientação, solução de problemas etc.

ROTINAS

1. Gerenciamento e atualização do cadastro de proprietários, com controle de documentação de propriedade.
2. Controle do cadastro e mandato do Corpo Diretivo.
3. Controle de valores de isenções / remunerações de síndicos e membros do Corpo Diretivo, inclusive para fins de retenção e recolhimento de INSS e lançamentos no eSocial e EFD-Reinf.
4. Controle e atualização do cadastro do condomínio na Receita Federal - CNPJ**.
5. Controle e atualização do cadastro do condomínio na Prefeitura - CCM**.
6. Gerenciamento e guarda dos arquivos documentais e legais**.
7. Elaboração e emissão de cartas, circulares, editais e atas de assembleias.
8. Elaboração e emissão de correspondências a condôminos e fornecedores.
9. Elaboração de notificações extrajudiciais a condôminos e fornecedores.
10. Serviços de malote e transporte de documentos.
11. Elaboração de gráficos e controle de consumos de água, energia e gás.
12. Implantação e atualização de banco de dados diversos do condomínio na Internet**.
13. Suporte ao controle de acesso na portaria (crachás, cadastro e relatórios).
14. Controle de uso e manutenção de áreas de recreação: salão de festas, espaço gourmet, salão de jogos, piscinas, academia, quadras etc.
15. Controle e cobrança pelo uso dos salões, churrasqueira e outros espaços.

SUPORTE TÉCNICO

1. Cotação de orçamentos de obras, materiais e serviços que se fizerem necessários.
2. Atendimento e negociação com fornecedores e prestadores de serviço.
3. Elaboração de memorial de concorrência e planejamento financeiro.
4. Análise prévia de contratos.
5. Acompanhamento e controle, em conjunto com o zelador, de serviços periódicos de limpeza de caixas d'água, dedetização, análise de potabilidade da água e outros.
6. Vistoria periódica nas instalações e áreas comuns e emissão de relatórios.

GESTÃO DE CONTRATOS

Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal e as normas técnicas da ABNT, a saber:

1. Validade e renovação do AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros
2. Certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)
3. Vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
4. Testes hidrostáticos dos extintores
5. Hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros
6. Formação e treinamento da brigada de incêndio
7. Sinalização de segurança
8. Sistema de alarme
9. Sistema de iluminação de emergência
10. Grupo gerador de energia elétrica
11. Sistema de detecção de fumaça
12. Portas corta-fogo
13. Corrimãos
14. Escada de emergência e rotas de fuga
15. Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas (SPDA), ou para-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
16. Instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas
17. Sistema de sprinklers
18. Aplicação de norma e legislação referente a acessibilidade

Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:

1. Elevadores
2. Porteiros eletrônicos
3. Centrais telefônicas
4. Antenas coletivas
5. Jardins
6. Portões automáticos
7. Conjunto moto-bombas
8. Aquecimento central
9. Ar-condicionado central

Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:

1. Serviços de vigilância patrimonial
2. Monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral
3. Serviços de limpeza
4. Serviços de portaria

Assessoria nas áreas de:

1. Engenharia
2. Arquitetura
3. Paisagismo
4. Decoração

Seguro

1. Gerenciamento do seguro contra incêndio, responsabilidade civil e outras coberturas: controle de vencimentos, coleta de propostas, análise e encaminhamento para deliberação.
2. Acompanhamento da liquidação de sinistros.

Assembleias e reuniões

1. Controle da realização das Assembleias Ordinárias anuais.
2. Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte
3. Acompanhamento de Assembleias Gerais: qualificação e controle de presenças, orientação e esclarecimentos, redação e distribuição das atas**.
4. Transcrição das atas no livro próprio e registro em cartório.
5. Assessoria a reuniões do Corpo Diretivo, redação e distribuição das atas**

Outros

1. Assessoria na interpretação da legislação e aplicação das normas da Convenção e do Regulamento Interno.
2. Gestão dos recebimentos de locações de espaços e áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas etc.)**.
3. Diligências junto a concessionárias, Prefeitura e órgãos da administração pública, cartórios e repartições para solução de pendências, parcelamentos de dívidas, certidões e outras providências**. 

Gestão de Recursos Humanos (funcionários não terceirizados)

Os cuidados com os colaboradores do condomínio são de extrema importância, já que são eles que “botam a mão na massa” para que a limpeza, segurança, manutenção, entre outros serviços básicos, realmente funcionem no empreendimento. 

Vale dizer que a opção por funcionários terceirizados ajuda a manter o condomínio funcionando quando há férias, trabalhadores doentes etc, sem um acréscimo de preocupação para o síndico. 

• Saiba mais: Guia de Terceirização de Funcionários

Mas a administradora também deve acompanhar de perto se a empresa terceirizadora está fazendo seu papel e cumprindo suas obrigações contratuais, trabalhistas e previdenciárias para com seus funcionários, uma vez que, caso isso aconteça, o condomínio é chamado pela Justiça para responder de forma solidária aos direitos do funcionário terceirizado.

“É fundamental que a administradora acompanhe de perto se o que foi acordado em contrato está sendo entregue todos os meses”, ressalta Vânia Dal Maso.

• Saiba mais: Guia sobre Questões Trabalhistas em condomínios

Uma novidade que o Governo Federal lançou em abril de 2025 foi o e-Consignado, trazendo mudanças significativas nas regras para contratação de empréstimos consignados por trabalhadores CLT, com impacto direto no DP das administradoras e das empresas de terceirização de mão de obra.

"Se um porteiro ou um zelador solicita o consignado, somente com tecnologia é possível garantir o controle de que este assunto está sendo tratado adequadamente, transmitindo a informação pelo eSocial", explica Angélica Arbex. 

Assista abaixo ao webinar realizado em parceria pela CondoLivre e o SíndicoNet para esclarecer dúvidas sobre o tema complexo:

Confira as atribuições da administradora de condomínio nesta área, segundo a AABIC**:

ADMISSÃO

1. Recrutamento e seleção de funcionários.
2. Solicitação de pesquisa cadastral.
3. Admissão e procedimentos de registro
4. Controle de contrato de experiência.

CADASTROS E REGISTROS

1. Atualização das fichas e livro de registros dos funcionários.
2. Atualização das carteiras profissionais.
3. Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.
4. Confecção e atualização do quadro de horário de trabalho.
5. Controle de livros de inspeção trabalhista.
6. PIS – cadastramento de novos funcionários.
7. Inscrição do condomínio e acompanhamento junto à CEF - eSocial / FGTS** .
8. Inscrição do condomínio e renovação no PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador.
9. Elaboração e entrega do CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
10. Controle e entrega mensal da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), via eSocial.

ATENDIMENTO

1. Atendimento em geral aos funcionários dos condomínios.
2. Elaboração de declarações para fins de concessão de aposentadoria.
3. Elaboração da relação de salários de contribuição para fins de concessão de benefícios.
4. Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença.
5. Preenchimento da CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
6. Formalização de advertências disciplinares e suspensões.

CONTROLE DE CUSTOS

1. Elaboração e controle de escalas de revezamento e folgas.
2. Estudos de simulação de quadro de horários para redução de custos.
3. Cálculo de supressão de horas extras habituais para redução de custos.

FOLHA DE PAGAMENTO E 13º SALÁRIO

1. Elaboração da folha de pagamento.
2. Emissão e controle do retorno dos comprovantes de pagamento dos salários.
3. Pagamentos aos funcionários por meio de depósito ou contas-salário.
4. Controle das horas extras, marcação de ponto e sistema de ponto eletrônico.
5. Controle de salário-família.
6. Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.
7. Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).
8. Elaboração e recolhimento das guias de FGTS - GFIP e SEFIP.
9. Elaboração e recolhimento das guias do PIS.
10. Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
11. Emissão dos informes de rendimentos dos empregados.
12. Controle e entrega periódica de informações ao eSocial e EFD-Reinf**. 
13. Retenção e recolhimento das contribuições sindicais patronal e de empregados.

FÉRIAS E RESCISÕES

1. Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.
2. Elaboração e controle de escalas de férias.
3. Rescisões de contratos de trabalho - planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.
4. Homologação de rescisões dos contratos de trabalho. Quando necessário, é feito no sindicato de classe ou na Delegacia Regional do Trabalho (DRT)**.

BENEFÍCIOS

1. Aquisição e controle de uniformes.
2. Controle dos seguros de vida dos funcionários.
3. Aquisição e distribuição de cestas básicas ou auxílio alimentação.
4. Controle de vale-alimentação e refeição.
5. Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
6. Controle de convênio de assistência médica.
7. Controle de convênio de assistência odontológica

NORMAS REGULAMENTADORAS - MINISTÉRIO DO TRABALHO 

1. NR-1 - Estabelece o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO)
2. NR-5 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - Atendimento.
3. NR-6 - EPI´s - Equipamentos de Proteção Individual - Atendimento.
4. NR-7 - PCMSO - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional.
5. NR-10 - Instalações e Serviços em Eletricidade / Manutenção de Para-Raios
6. NR-17 - Ergonomia
7. NR-23 - Proteção Contra Incêndio
8. NR-35 - Trabalho em Altura
9. PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário e LTCAT - Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.

Consulte o guia com todas as principais NRs aplicadas aos condomínios neste link.

OUTROS

1. Obtenção de CND - Certidão Negativa de Débitos junto ao INSS**.
2. Obtenção de CRF - Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante a Caixa Econômica Federal**.
3. Treinamento interno e externo de funcionários com opção de cursos e palestras**.
4. Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: controle de acesso; vigilância; limpeza; portaria; manobristas e outros.

Gestão Financeira

Atualmente, a gestão financeira dos condomínios é algo muito mais complexo do que emitir os boletos das cotas condominiais, pagar as contas e cobrar os inadimplentes.

Faz parte do papel da administradora ajudar o síndico a elaborar a previsão orçamentária, um dos documentos mais importantes do ano do condomínio. 

É com essa projeção que a comunidade se organiza não apenas para o pagamento das despesas mensais, mas também para as benfeitorias necessárias para manter o patrimônio de todos sempre valorizado. Além disso, há prestação de contas mensal, essencial para uma gestão transparente.

E mais uma vez, Inteligência Artificial traz otimização, praticidade e assertividade, inclusive na prevenção de inadimplência. 

"É possível fazer análise de fluxo financeiro com IA para ajudar o condomínio na decisão de contratação de serviço de garantidora, e assegurar saúde financeira do empreendimentol, assim como  identificação e combate à fraude", exemplifica Angélica Arbex, da Lello.

Veja mais sobre como resolver o problema da inadimplência em condomínios no episódio abaixo da websérie Descomplicando as Finanças: 

• Leia mais: Guia sobre Finanças no condomínios

Confira as atribuições da administradora de condomínio nesta área, segundo a AABIC:

EMISSÃO E COBRANÇA

1. Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.
2. Elaboração do quadro de rateio das despesas.
3. Emissão dos boletos bancários.
4. Controle dos pagamentos das cotas condominiais e baixas bancárias.
5. Cobrança administrativa de devedores (e-mail, whatsapp, app, cartas e telefone).
6. Emissão de declarações negativas de débitos condominiais** .
7. Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura, Internet e similares**.
8. Gestão da cobrança de consumo de água e gás, em casos de medição individualizada**. 

PAGAMENTOS

1. Contas a pagar - controle dos vencimentos e liquidação dos compromissos via cheques e pagamento eletrônico.
2. Destaque e recolhimento de impostos retidos nos pagamentos: INSS, PIS/COFINS/CSLL e ISS.
3. Controle de senhas, talões, extratos e documentação bancária do condomínio - conta movimento ou investimento.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Conciliação da prestação de contas do condomínio.
2. Prestação de contas mensais – contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário etc, com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
3. Prestação de informações diárias ao Corpo Diretivo sobre as contas.
4. Elaboração das pastas de prestação de contas mensais.
5. Controle de emissão de parecer pelo conselho sobre a prestação de contas.
6. Elaboração de respostas a dúvidas nos termos de verificação das prestações de contas.
7. Divulgação das contas mensais aos condôminos.
8. Elaboração de demonstrativos anuais para acompanhamento e apresentação na assembleia geral ordinária.
9. Disponibilidade dos demonstrativos financeiros na Internet.
10. Acompanhamento das aplicações financeiras do condomínio.

GESTÃO FISCAL E TRIBUTÁRIA

1. Análise de documentação de todos os prestadores de serviços para fins de definição de impostos devidos a serem retidos e recolhidos, parcelamentos, situação fiscal e outros.
2. Cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do INSS, PIS, COFINS, CSLL, e ISS** .
3. Acompanhamento da situação de empresas com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos **.
4. Controle de pagamentos a prestadores de serviços autônomos, bem como verificação de cadastro junto ao PIS e Prefeitura, para fins de retenção e recolhimento de INSS e ISS devidos.
5. Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos federais na entrega periódica via EFD-Reinf/eSocial** .
6. Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos municipais na entrega mensal da DES - Declaração Eletrônica de Serviços**.
7. Cadastramento e gerenciamento da Senha Web do condomínio junto à Prefeitura Municipal **.
8. Obtenção de certidões negativas de débitos de tributos e contribuições*.

Gestão de Assuntos Juridicos

Uma dúvida que muitos síndicos podem ter diz respeito à prestação de serviços jurídicos por parte da administradora. 

É fundamental ressaltar que a administradora não deve prestar serviços jurídicos para os condomínios. Esse tipo de trabalho deve ser feito por um advogado, de preferência, um profissional especializado na área condominial. 

“Mesmo com valores pagos à parte, uma administradora não pode fazer esse tipo de gestão jurídica. É vedado a esse tipo de empresa oferecer qualquer serviço jurídico para os condomínios no seu contrato de trabalho”, explica o advogado especializado em condomínios Márcio Spimpolo.

Legislação aplicada aos condomínios 

Quanto às leis e normas, certamente é papel da administradora manter o síndico bem informado sobre novidades legislativas. 

"Nos últimos anos, diversas leis surgiram, como LGPD, violência contra mulher, contra pets, acessibilidade, assembleia virtual, assembleia em sessão permanente. É papel da administradora, sempre que sair uma nova lei que impacta a vida em condomínio, traduzir, informar e orientar síndicos e moradores com agilidade", afirma Angélica Arbex, diretora da Lello. 

Vídeo: resumo das atribuições da administradora de condomínios

Empresas do setor, por região:

• Administradoras de Condomínios em São Paulo
• Administradoras de Condomínios no Rio de Janeiro
• Administradoras de Condomínios em Campinas e região
• Administradoras de Condomínios em Brasília
• Administradoras de Condomínios em Santos e Região
• Administradoras de Condomínios em Salvador
• Administradoras de Condomínios em Goiânia

Fontes consultadas: AABIC, Angélica Arbex (Lello), Fernando Fornícola (Habitacional), Márcio Spimpolo (advogado), Vânia Dal Maso (Lello).

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