17 Perguntas e Respostas mais comuns à administradora na AGI
A Assembleia Geral de Instalação de um condomínio é decisiva para a administradora conquistar os condôminos e seguir como parceira. Aos futuros moradores, veja o que perguntar à empresa
A Assembleia Geral de Instalação, também conhecida como AGI, é a primeira reunião do condomínio.
Esta é a fase mais delicada, pois é nela que se define como aquele empreendimento se comportará no futuro, e por isso, representa um momento tão importante para os condôminos, quanto decisivo para a administradora conquistar a massa condominial e seguir como parceira.
A depender da performance dos representantes da administradora na AGI, os proprietários (clientes) poderão sair da reunião completamente encantados e seguros de que o condomínio está em boas mãos.
Mais que manter um contrato e pensando além como um verdadeiro projeto, o consultor da 3R Gestão e Treinamentos Roberto Viegas destaca:
"Se no primeiro ano a administradora implementar os processos de gestão necessários para o bom funcionamento do condomínio, certamente ele terá maior chance de superar eventuais dificuldades e avançar."
Para transmitir segurança e conquistar a confiança dos proprietários na primeira reunião do condomínio, é crucial que a administradora esteja preparada para responder ao bombardeio de perguntas - muitas delas direcionadas à própria empresa. Você sabe quais são?
Com o pente-fino e a experiência de Roberto Viegas em dezenas de AGIs, selecionamos 17 Perguntas mais comuns feitas às administradoras em uma Assembleia Geral de Instalação, as quais foram respondidas por ele e mais seis especialistas do mercado condominial: Marcelo Mahtuk, Roberto Piernikarz, Francisco Carvalho, Luiz Urra, Sandro Ferreira e Jaqueline Kurita. Boa leitura!
1. Quem escolhe a primeira administradora do condomínio?
De maneira geral, existe uma cláusula na convenção que autoriza e deixa bastante claro que a primeira administradora do condomínio pode ser indicada pela incorporadora. O objetivo dessa condição é assegurar que o conceito do empreendimento imobiliário seja preservado na implantação.
Hoje em dia, no entanto, essa prerrogativa não tem sido mais usada, sendo substituída pela concorrência entre três administradoras em uma pré-AGI na qual os proprietários participam da escolha.
2. De que forma os condôminos podem trocar a administradora?
Ratificada na assembleia de instalação, a administradora poderá ser destituída por deliberação do síndico, que deverá ratificar o nome da empresa que a substituirá em assembleia futura.
Nesse caso, é importante zelar para que a transição das empresas não gere transtornos aos condôminos e à gestão financeira do condomínio.
3. Qual o valor médio dos serviços de uma administradora para um condomínio e qual o peso dessa despesa na previsão orçamentária?
A taxa de administração de uma administradora varia de acordo o estilo de trabalho de cada empresa. No entanto, o valor médio para um serviço de excelência representa na previsão orçamentária entre 2,5% a 6% das despesas ordinárias.
DICA: Fixe o valor da taxa; não trabalhe com porcentagens.
4. Por quanto tempo uma administradora pode ficar em um condomínio?
De acordo com Jaqueline Kurita, diretora da Taty Gestão de Condomínio e Cobrança, o contrato de uma administradora é de um ano, período que pode ser prorrogado indefinidamente.
5. Quais as obrigações legais que a administradora tem de cumprir no 1º ano de existência do condomínio?
É extensa a lista de atividades desenvolvidas pela administradora no primeiro ano, a começar pela oficialização do condomínio.
Depois que a ata da Assembleia Geral de Instalação é registrada em cartório, a administradora dá entrada na Receita Federal para a obtenção do CNPJ. Quando esse número é emitido, deve ser feito o cadastro do Certificado Digital, bem como solicitar o cadastro de economias da Sabesp (concessionária de água em São Paulo).
Com isso, o condomínio já pode promover a transferência de titularidades das contas de consumo, abrir conta bancária, iniciar a assinatura dos contratos de prestação de serviços e se organizar para atuar semelhantemente a uma empresa.
Também há uma infinidade de obrigações legais a cumprir, entre as quais uma das principais é a obtenção do AVCB (Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros), que atesta as condições de segurança na prevenção e no combate a incêndios.
6. Que recursos são exigidos de uma administradora para que ela possa prestar um bom atendimento ao síndico, conselho e condôminos?
Na fase de implantação, que é a mais complexa, um condomínio necessita de uma administradora que tenha experiência em começar do zero, que tenha equipe de especialistas e metodologia para cuidar de cada detalhe.
É necessário que tenha boa infraestrutura de tecnologia da informação, para dar transparência às decisões e aos documentos do condomínio e serem acessíveis pela internet, inclusive nos celulares.
Nesse sistema, deve ser possível baixar 2ª via de boleto, acessar as contas e documentos do condomínio, fazer reservas de espaços, como salão de festa e churrasqueira, etc.
A administradora também deve estar presente nas reuniões e assembleias e dar orientação contábil, financeira e de DP sobre as rotinas do condomínio. Há administradoras que fazem plantões no empreendimento para esclarecer dúvidas de condôminos.
7. Como a administradora elabora a primeira previsão orçamentária do condomínio para uma Assembleia de Instalação?
Segundo o especialista em implantações da administradora Hubert, Francisco Carvalho, o ideal é realizar uma visita ao empreendimento para coletar as informações técnicas necessárias, tais como:
- especificações e marcas dos equipamentos instalados;
- infraestrutura para individualização de água e gás;
- posição da guarita em relação ao acesso da garagem;
- entre outros itens.
Essas informações determinam a assertividade no cálculo da previsão orçamentária.
Além disso, é preciso ter acesso à convenção e especificação do condomínio, mesmo que em minuta. Nela são encontradas informações importantes, como frações ideais, quantidade de unidades, tamanho das unidades, bem como a forma de rateio, já que nem sempre o rateio é realizado com base nas frações ideais.
Com todas essas informações, é possível dimensionar a mão de obra necessária para que o condomínio inicie sua vida. Vale lembrar que este é o item que mais pesa na previsão e nas contas ordinárias do condomínio, cuja média representa 55% do total da arrecadação.
Deve-se, também, cotar alguns serviços prediais obrigatórios, como seguro de incêndio, contratos de manutenção para os equipamentos instalados no condomínio, bem como consultar os consumos de água, energia e gás das áreas comuns de condomínios semelhantes na própria carteira da administradora, para que, dessa forma, seja possível provisionar o valor da primeira conta de consumo.
O valor é bem reduzido, tendo em vista que não haverá moradores no condomínio de imediato. Porém, nos meses seguintes, quando começa a surgir a variação de consumo, passa-se a arrecadar o valor constante da conta, para evitar problemas com déficit orçamentário.
8. A administradora é responsável pela personalização do regulamento interno do condomínio recém-instalado?
Não, a administradora não é responsável pela personalização do regulamento interno. Como bem lembra o sócio-proprietário da BBZ Administradora Roberto Piernikarz, isso precisa ser feito por um escritório jurídico completamente desvinculado da administradora, e de preferência, que seja especializado no mercado condominial.
O regimento interno precisa seguir todos os cuidados técnicos e jurídicos para não ser conflitante à lei 10. 406 (Código Civil). Alguns itens do regulamento interno já são parte integrante da convenção do condomínio por serem obrigatórios.
Mas esses poucos tópicos que constam da convenção não podem sofrer modificações, exceto com a realização de uma assembleia para alteração da convenção com a aprovação de, no mínimo, 2/3 dos condôminos.
De todo modo, a administradora pode utilizar sua experiência e conhecimento em condomínios para prestar apoio na elaboração do regimento interno, inserindo regras para todas as áreas de convivência, bem como as penalidades. Nesse processo, são ouvidos preliminarmente o corpo diretivo e, posteriormente, os condôminos para que se chegue a um texto final a ser aprovado em assembleia.
9. Como a administradora gere os recursos do condomínio?
Existem duas formas de fazer a movimentação financeira de um condomínio: conta própria em nome do empreendimento ou conta pool (CNPJ da administradora).
Luiz Urra, gerente de relacionamento com o cliente do Grupo Auxiliadora Predial, conta que a empresa opta por gerir os recursos financeiros dos condomínios por meio de contas individuais, abertas em nome de cada condomínio desde a expedição do CNPJ.
Na conta corrente, é feita a administração das despesas ordinárias já aprovadas em assembleia (contratos e consumos).
Outras arrecadações consideradas extraordinárias (fundo de reserva e fundo de obras) são geridas em contas separadas de aplicação ou poupança, para que as finanças do condomínio estejam devidamente alinhadas com as questões contábeis.
10. Antes que haja moradores no condomínio, a administradora pode restringir ou proibir o uso dos espaços e áreas comuns de lazer?
Em um condomínio recém-instalado e ainda sem moradores, síndico e administradora têm de redobrar a atenção para que o patrimônio seja preservado e conservado. Para isso, eventualmente, podem adotar medidas de restrição de uso de ambientes de esportes que ainda não possuem sistemas de vigilância.
Esse cuidado evita furtos ou danos, que representam prejuízos para os futuros moradores. O importante é que, nessa fase, sejam estabelecidas prioridades sobre o que é de interesse comum e mecanismos de diálogo com os condôminos que tenham alguma demanda individual em relação a esses espaços.
11. O que fazer quando a arrecadação não está sendo suficiente para cobrir as despesas previstas na previsão orçamentária por causa de inadimplência?
Inicialmente, é recomendável incluir na previsão orçamentária uma provisão para o caso de inadimplência recorrente. Quando o valor provisionado for insuficiente ou não houver essa previsão, e a inadimplência comprometer o pagamento das despesas, são possíveis algumas ações.
- [DOWNLOAD] Planilha para calcular a inadimplência
A primeira delas é ter um trabalho mais efetivo de cobrança dos devedores e, sempre alinhado com as questões legais, pode-se também promover acordos que resgatem os valores pendentes, por meio de parcelamentos, por exemplo, sem renunciar a multas, juros e outros encargos.
Outra medida importante é o condomínio sempre estar atento à possibilidade de redução de despesas, nos consumos ou nos fornecedores de serviços, para manter o caixa sempre equilibrado.
12. O que não pode faltar numa prestação de contas do condomínio? E como ela deve ser aprovada?
Jamais deve-se deixar de apresentar o extrato financeiro do banco junto com a conciliação bancária, pois somente com esses dados é possível verificar a veracidade das informações.
Além disso, todas as receitas e despesas do condomínio, com as respectivas notas fiscais e comprovantes de pagamento também precisam constar no relatório, e ainda, é claro, as certidões negativas em nome do condomínio, evolução da inadimplência e processos jurídicos em andamento.
Na opinião do sócio-fundador da Manager Gestão Condominial Marcelo Mahtuk, embora as convenções determinem a prestação de contas anual em assembleia, nada impede (e até bem visto) que ela seja disponibilizada mensalmente aos moradores pelo site. Isso dá mais transparência à gestão, além de facilitar a apresentação e a discussão do assunto nas assembleias anuais.
13. Quais as vantagens de o condomínio ter uma auditoria? Ela avalia o trabalho da administradora e do síndico?
Como reforça Sandro Ferreira, da GMP Properties, a transparência é um fator relevante em um processo de prestação de contas ou gestão de um condomínio. Nesse sentido, a contratação de uma figura externa (auditoria), imparcial e com a devida especialização, auxiliará na tomada de decisão.
Se o parecer for favorável à aprovação, o conselho faz a recomendação. Caso o parecer seja desfavorável, o auditor deve demonstrar as irregularidades ou inconsistências encontradas, e apontar eventuais riscos.
Em um processo de auditoria financeira/contábil, o auditor mapeia toda a cadeia da previsão orçamentária até os recolhimentos de impostos, e desta forma atesta os procedimentos de gestão adotados pela administradora e pelo síndico.
14. De que forma a administradora aprova a pauta para uma assembleia a ser convocada?
Normalmente não é a administradora que convoca a AGI e sim a incorporadora.
15. De quem é a responsabilidade pela infraestrutura necessária para AGI?
Na assembleia de instalação do condomínio, habitualmente é a incorporadora/construtora que cuida da organização desta primeira reunião.
16. Com quanto tempo de antecedência a administradora deve enviar o boleto da taxa condominial para pagamento? Tem que ser boleto físico ou eletrônico?
O boleto do condomínio pode ser físico ou eletrônico (ou ambos), e deve ser enviado com pelo menos 5 dias antes do vencimento. Atualmente, as administradoras têm evitado imprimir os documentos em face das fraudes e preservação da natureza.
17. Como a administradora faz a abordagem dos condôminos inadimplentes?
Algumas administradoras preferem tratar cada inadimplente de uma forma, sem uma regra igualitária; outros encaminham ao jurídico logo após o vencimento, mas essas práticas podem não ser eficientes.
O ideal é contar com uma régua de cobrança, mesclando uso da tecnologia, com mensagens eletrônicas, abordagens por telefone e e-mails. Quando, eventualmente, essas opções não surtem efeito, a última alternativa é o ajuizamento da dívida.
Fontes consultadas: Roberto Viegas (3R Gestão e Treinamentos); Marcelo Mahtuk (Manager Gestão Condominial); Roberto Piernikarz (BBZ Administradora); Francisco Carvalho (Hubert); Luiz Urra (Auxiliadora Predial); Sandro Ferreira (GMP Properties S/A) e Jaqueline Kurita (Taty Gestão de Condomínio e Cobrança).
