8 ideias para a boa convivência em condomínio na pandemia

Home office, aulas online, solidão, crianças trancadas. Some-se isso aos triviais barulhos cotidianos, reformas, mudanças e manutenções. Pronto! Temos a atual dinâmica de morar em condomínio na pandemia (e por que não pós-pandemia?), desafiando a boa convivência entre vizinhos.

Pensando em "dar uma mãozinha" para o síndico que se vê às voltas gerenciando conflitos entre moradores e uma enorme carga de novas demandas, o SíndicoNet entrevistou especialistas e elaborou 8 ideias para desarmar essa bomba-relógio e melhorar os relacionamentos e a vida no seu condomínio. 

A proposta é enxergar a pandemia como uma oportunidade para fortalecer o espírito de comunidade e a coletividade existente em todo condomínio. Confira!

 Você vai ler nesta matéria: 

1. Criação de um Protocolo de Gestão de Conflitos Condominiais
2. Plantão de atendimento do síndico para ouvir moradores
3. Aplicação de pesquisas para identificar demandas dos moradores
4. Sociocracia e a cocriação de soluções para o condomínio
5. Coaching em grupo e a cocriação de soluções para o condomínio
6. Formação de rede de apoio entre moradores do condomínio
7. Caderno da Gentileza estimula o olhar positivo para o condomínio 
8. "Classificados" do condomínio

1. Criação de um Protocolo de Gestão de Conflitos Condominiais

A Cadeia de Conflitos Condominiais é um procedimento desenvolvido pelo advogado, professor e mediador de conflitos Alessander Mendes, que visa a solucionar situações de conflitos entre vizinhos. Para ser aplicado, o processo deve ser aprovado em assembleia, incluído no Regulamento Interno, divulgado e explicado aos condôminos e moradores.

Como funciona na prática:

1. O incomodado registra a reclamação ao síndico, inserindo a ocorrência nos meios formais (arquivo ou sistema). Dá-se início ao histórico;
2. Síndico apura a procedência da reclamação;
3. Confirmada? Tomam-se as providências de acordo com o que consta no Regulamento Interno, que pode ser desde um simples interfonema, consulta, notificação ao infrator etc.

Ao seguir o protocolo, o síndico age de forma isenta, descartando-se qualquer pessoalidade do caso. 

"Forma-se um histórico de ocorrências do morador conflituoso, onde constarão todas elas, das micro às macro. De posse disso, o síndico desconstrói a argumentação deste morador, que, ao perceber que há monitoramento de suas ações, tende a diminuir as infrações e os conflitos", explica Alessander Mendes.  

O especialista explica em detalhes o procedimento em seu livro “Conflitos condominiais: um depoimento durante a caminhada”, lançado em 10 de outubro. 

2. Plantão de atendimento do síndico para ouvir moradores

É importante haver uma definição clara de disponibilidade do síndico para atender condôminos e moradores com divulgação dessa agenda: dias, horários e forma de atendimento (presencial, videoconferência, telefone).

"Sem essa publicidade dos horário de atendimento do síndico pode incorrer na situação de um condômino procurá-lo, não encontrá-lo e dizer por aí que ele nunca está disponível", alerta Alessander Mendes.

A síndica profissional Tania Goldkorn estabeleceu em seus condomínios o “Fale com o síndico”, plantão presencial de 2 horas, uma vez por mês, incluído no contrato de prestação de serviço.

"Divulgo a data com antecedência para quem quiser, nem precisa agendar. Pode não ir ninguém, mas eu estou lá para ouvir as pessoas sempre de forma acolhedora. Esse contato é fundamental", diz Tania, que também tem feito atendimentos por videoconferência e telefone.

Tempo para ouvir os moradores é um desafio para os síndicos, que muitas vezes alegam ser insuficiente e, por isso, tentam fazer interações produtivas, eficazes, o mais breve possível.

"Mas o que se vê é o efeito contrário. Por nem sempre ficarem satisfeitas com as respostas, as pessoas ficam voltando ao assunto ou fazendo fofocas, conversas paralelas, aumentando muitas vezes o conflito", aponta a psicóloga e facilitadora Fabiana Maia, cofundadora do Instituto Terra Luminous em São Paulo.

A sugestão dela é que o síndico ofereça um tempo de qualidade exclusivamente para escuta empática, ou seja, ouvir moradores sem a obrigação de solucionar problemas, deixando claro que a solução será tratada posteriormente.

"Separar os momentos de escuta dos momentos de tomada de decisão é bem salubre. Quando uma pessoa traz a sua demanda, necessidade ou qualquer outra coisa, a carga emocional se manifesta. É essa invasão do campo emocional que prejudica a racionalidade da tomada de decisão", explica Fabiana Maia.

Exemplo clássico é a assembleia de condomínio. "As pessoas chegam para a reunião transbordando emoções: com raiva, porque tem problemas na garagem, preocupada porque a cota pode aumentar, triste porque o projeto de playground está engavetado, com medo de não ser ouvida", ilustra a facilitadora, entusiasta da Comunicação Não-Violenta. 

Como praticar a escuta empática? De acordo com Fabiana Maia, é validar as falas do morador, com foco nas necessidades e não nas ações e estratégias que serão endereçadas.

"Precisamos decantar um pouco mais esse caldeirão em ebulição emocional, obviamente expandido pela quarentena, para que se possa chegar e olhar para as decisões a partir de um lugar mais centrado", avalia.

Ela é a favor de se fazer a escuta coletivamente, apesar do receio que as pessoas têm de abrir a 'tampa da panela' e a coisa 'desandar'. "Ter um mediador profissional pode ajudar a ter essa escuta mais amplificada para os conflitos e endereçar os encaminhamentos", recomenda a psicóloga.

Alessander Mendes orienta que para um atendimento coletivo produtivo deve haver regras e ser explicado aos participantes que falas que agridam a ética e os bons costumes não cabem na conversa.

3. Aplicação de pesquisas para identificar demandas dos moradores

Outra sugestão de Alessander Mendes para auxiliar síndicos na identificação de demandas dos moradores é aplicar pesquisas com perguntas simples e objetivas, trimestralmente. Exemplos:

• Como posso te ajudar?
• A recepção/portaria está prestando bom atendimento?
• Os elevadores estão funcionando bem?
• A limpeza está adequada?

"As pessoas ficam felizes em participar porque dá voz aos que estão insatisfeitos. Para otimizar seu tempo, o síndico precisa obter informações. Essas respostas vão guiar a sua gestão, que será baseada em demandas concretas. Saber as reais necessidades dos moradores evita o desperdício de energia em algo que as pessoas não se importam", explica o mediador de conflitos. 

Neste formulário também pode ser divulgado o horário de plantão do síndico.  

4. Sociocracia e a cocriação de soluções para o condomínio

Sabe essa velha história de descarregar reclamações, problemas e desabafos no síndico, grupo gestor e administradora e transferir para eles a responsabilidade de resolver tudo e tirar da cartola soluções mágicas? Esse tradicional e ineficiente modus operandi do condomínio começa a perder espaço para a cocriação.

A ideia é envolver condôminos, moradores e funcionários - ou seja, os atores do ecossistema condominial - para juntos elaborar soluções para os problemas apontados por eles próprios, tirando-os da zona de conforto e colocando-os para agir.

"Sem dúvida, a cocriação de soluções com moradores pode ser uma excelente medida para envolver a comunidade na resolução de problemas e conflitos, que muitas vezes parecem ser isolados, mas, seguramente, têm um efeito sistêmico, uma consequência que atinge a muitos", diz Fabiana Maia, estudiosa de tecnologias sociais.

E um recurso transformador para a vida coletiva e a cocriação apontado por ela é a sociocracia. Segundo Fabiana, este método de governança pressupõe que o poder é distribuído e a tomada de decisão é por consentimento e não por maioria. E o barulho, o conflito, geralmente vem de quem não foi contemplado, o famoso “voto vencido”.

"A sociocracia visa a aumentar o engajamento, o ganha-ganha. A proposta é que as pessoas se vejam contempladas com aquelas soluções, saindo de um modelo tradicional de processo de tomada de decisão por maioria, com pessoas atendidas e outras não atendidas" , diz a facilitadora.

Ela acredita que existem, sim, possibilidades em que todos possam estar contemplados. "Isso depende de um olhar da facilitação, em que se equilibra eficácia e equivalência o tempo todo. Todas as vozes precisam ser escutadas e, ao mesmo tempo, não podemos levar meses para tomar uma decisão, é preciso dar andamento."

Ela acredita que um modelo como a sociocracia implantando em condomínio pode gerar benefício extraordinário, das pessoas se olharem como uma comunidade e elementos - condôminos, moradores, colaboradores - de uma inteligência coletiva.  

"Ao invés de tomar decisões pensando no que é melhor para si, elas começam a olhar para o sistema, para o organismo coletivo e passam a tomar decisões que são boas para esse sistema. É um caminho disruptivo, uma mudança grande e nada cosmética, para sair desse lugar cheio de estresse, conflitos e desafios que só mudam de endereço", diz a Fabiana Maia.

Segundo a facilitadora, para que o modelo sociocrático seja implantado em um condomínio, é preciso:

• treinamento no método por um grupo expressivo de pessoas, como síndico, conselheiros integrantes de comitês ou comissões
• distribuição de um material explicativo sobre o que é a sociocracia a todos os condôminos e moradores
• consentimento da implantação da sociocracia, mesmo que como um experimento

Ela explica que é preciso ao menos um ano para testar, pois há um tempo de adaptação.

"É um modelo autogestionado, mantém o síndico, mas o peso de tomada de decisão, que acaba ficando muito concentrado na figura dele, começa a ser diluído porque é distribuído e tem mais pessoas compartilhando esse poder com mais autorresponsabilidade." 

5. Coaching em grupo e a cocriação de soluções para o condomínio

Uma outra ferramenta para cocriação de soluções coletivas em condomínios é o Coaching em grupo. 

Na perspectiva de Káritas Ribas, coach e fundadora do Appana Território de Aprendizagem, muitas vezes os conflitos em condomínios nascem quando as pessoas julgam e sentem que estão sendo prejudicadas e/ou injustiçadas de alguma forma.

"E a pandemia só agravou essa sensação, pois quando temos nossas liberdades restringidas, temos dificuldade de olhar e de nos colocar no lugar das outras pessoas."

Assim como na sociocracia, o coaching pode ajudar os moradores de condomínio a olhar para a situação de forma ampla e ter empatia com as necessidades individuais para estabelecer acordos coletivos de qualidade onde todos cedem e todos se beneficiam.  

"Esta atitude provoca uma sensação de que #b8f2dee, com isso, gera-se um senso de comunidade em que todos são responsáveis."

Segundo ela, a potência do coaching em grupo é a construção coletiva de soluções para as questões.

"Quando os envolvidos são e se sentem parte das decisões e propostas, a qualidade do engajamento na atuação do dia a dia é deslocado de um comportamento de passividade (reclamações), para um comportamento de responsabilidade, em que reclamações também acompanham proposições e ações", explica Káritas Ribas.

Nas palavras da especialista, Coaching é um método que utiliza o diálogo qualificado para expandir as perspectivas para novas possibilidades de reflexão e ação do indivíduo, grupo e/ou organizações. Parte-se das condições e circunstâncias atuais, visando a uma condição nova, que se pactua na forma de um objetivo prévio.

No caso de demandas condominiais, além do já citado coaching em grupo, focado na construção de confiança e de cooperação por meio de trabalhos grupais, o coaching também pode ser aplicado na formação dos síndicos em  ferramentas de coaching para o auxílio na gestão das relações.

"As duas formas de atuação podem auxiliar o síndico em suas funções, pois trabalham e desenvolvem competências conversacionais que são ferramentas para o diálogo na ação. Esse diálogo é  fundamentado em uma escuta qualificada, em uma fala refletida e em ações consensuais, e é exatamente nesses fundamentos que todo grupo de pessoas constrói confiança e, consequentemente, uma boa convivência", explica Káritas Ribas, especialista em processos grupais.

A coletividade é algo central em um condomínio, mas muitas vezes existe uma falta de habilidade para este convívio, diz. "O coaching em grupo trabalha o sentido comum como base de convivência e isso é incrível, pois é possível aprender a conviver", explica.

A quem se aplica?

O coaching em grupo pode e é recomendado para todos os envolvidos no ecossistema condominial: síndicos, condôminos, moradores, funcionários e prestadores de serviço. 

Como aplicar coaching em grupo no condomínio?

O processo é construído da seguinte forma:

• No primeiro encontro, o coach facilitador explica sobre o processo
  • Ele faz um diálogo exploratório para mapear e calibrar os entendimentos sobre o processo e sobre as questões que motivam o processo
  • Pactua-se um número de sessões (que pode ser repactuado no decorrer da trilha) e o que se irá trabalhar, construir e aonde se quer chegar.
• Nas sessões seguintes, exploram-se e se expandem as perspectivas referentes às questões a serem trabalhadas
• Cria-se uma visão compartilhada das situações, o que não significa a criação de convergência, mas de entendimento comum.
• Conjuntamente, o grupo seleciona os pontos que demandam ações, reflete e traça um plano de ações
• Neste processo de construção, trabalha-se paralelamente o comportamento e o convívio por meio de intervenções reflexivas e atividades para gerar o olhar de si e do grupo. 
• Na sessão final, avalia-se conjuntamente tanto o processo quanto os resultados alcançados, mensurando os aprendizados. Os compromissos assumidos são declarados.

Quem pode aplicar o processo de coaching em grupo no condomínio?

O síndico pode conduzir o processo de coaching em grupo em sua comunidade desde que tenha sido devidamente formado para isso. Mas Káritas alerta que nem sempre isso é possível. 

"No caso do síndico, o processo pode ganhar um nível de dificuldade, pois os juízos sobre as questões podem estar viciados e isso restringe a interação com o grupo para achar soluções novas para problemas antigos", explica.

Da mesma forma,  os condôminos e moradores podem ser influenciados com os juízos que já fazem do síndico. Na prática, diz Káritas, isso pode criar um ambiente de resistência e desconfiança, paralisando ou até mesmo agravando a situação.    

Para ela, um coach externo traz a vantagem de estar “isento” de pré-julgamentos e de poder construir uma relação do zero com as pessoas para auxiliar na regeneração das relações já postas entre os atores participantes.

"Uma possibilidade que podemos explorar é uma solução híbrida, em que o coach externo trabalha com o grupo e cocria (no processo) possibilidades para que o síndico possa dar continuidade como um facilitador de processos que podem se abrir posteriormente. Porém, ainda assim, o síndico terá que passar por algum tipo de formação para isso", conclui.

6. Formação de rede de apoio entre moradores do condomínio

Uma maneira da comunidade se unir e se apoiar em situações de contágio por covid-19, grupo de risco, solitários precisando conversar, mães e pais solteiros trabalhando em home office com crianças em casa é formando uma rede de apoio emocional.

A psicóloga Fabiana Maia explica que isso pode ser feito de maneira muito simples:

1. Publicar um aviso sobre a formação da rede de apoio no elevador, disparo de email ou site/app. 
2. Pessoas interessadas em oferecer apoio podem se inscrever em uma lista em papel, documento compartilhado na nuvem ou via app da administradora.
3. Criar um grupo no whatsapp, eficaz nesse período de distanciamento social.
4. Aplicar treinamento em escuta empática para as pessoas iniciais da rede de apoio. "Vai além de dar conselho. Elas devem ter capacidade de lidar com desafios emocionais", enfatiza Fabiana.
5. A partir da formação da rede, inserir as pessoas que gostariam de receber o apoio.
6. Estabelecer acordos claros:
   • finalidade exclusiva é ser um espaço afetivo de segurança, de vulnerabilidade, de apoio;
   • confidencialidade;
   • ter código de pedido de escuta. Quem precisa conversar, envia no grupo “preciso de escuta” e alguém se disponibiliza respondendo “eu posso” e elas agendam uma conversa no particular;
   • pedido de escuta pode ser coletivo. A pessoa compartilha o que está sentindo com todo o grupo e as pessoas vão oferecendo suporte;
   • prazo ideal é que em até 4 horas esse pedido seja atendido, sem sobrecarregar ninguém. 

7. Caderno da Gentileza estimula o olhar positivo para o condomínio 

Na contramão do temido "caderno de ocorrência" ou "caderno de reclamações", a síndica profissional Tania Goldkorn implantou o Caderno da Gentileza, onde os moradores registram elogios aos funcionários, síndico, outros vizinhos, prestadores de serviço, escrevem frase de incentivo e fica disponível para todos.

A ideia é estimular as pessoas da comunidade a desenvolverem uma perspectiva positiva sobre as pessoas e os acontecimentos no condomínio, saindo do lugar comum da crítica e da reclamação. 

"O propósito é ser um 'abraço virtual', levar conforto, apoio, se colocar ao lado das pessoas. Que esse seja o espírito do condomínio, o lugar que se escolheu morar e que se deve cuidar", diz Tania.

8. "Classificados" do condomínio

O síndico pode disponibilizar um mural físico ou uma plataforma (grupo de whatsapp, facebook, aplicativo ou site) para os moradores escreverem o que oferecem e o que precisam, um tipo de classificados para trocas, vendas e prestação de serviços.

No lugar do isolamento das pessoas em suas próprias unidades e o desconhecimento dos seus vizinhos, a psicóloga Fabiana Maia enxerga nos condomínios uma grande potência de colaboração e troca.

"A partir do momento em que as pessoas vão se familiarizando umas com as outras, criando espaços dinâmicos onde as trocas podem acontecer, há chances de aumentar o grau de colaboração e o espírito de comunidade começa a ser criado", explica.

Fontes consultadas: Alessander Mendes (mediador de conflitos), Fabiana Maia (psicóloga), Káritas Ribas (coach) e Tania Goldkorn (síndica profissional).