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Fraudes

Afaste a corrupção do seu condomínio

Veja como evitar que esse problema aconteça no seu condomínio

Veja como evitar que esse problema aconteça no seu condomínio
"A falta de transparência resulta em desconfiança e um profundo sentimento de insegurança". Frase do Dalai Lama pode parecer repetitiva, mas se encaixa como uma luva quando o assunto é transparência e boas práticas de gestão no condomínio.

É uma dúvida frequente que assola os síndicos bem intencionados. Como evitar ser alvo de acusações injustas e transmitir mais confiança aos moradores? Principalmente depois de uma notícia como essa?

E quanto aos condôminos, como impedir que uma gestão corrupta se instale em seu condomínio?

Primeiro, é importante frisar que não há uma receita definitiva de como manter a corrupção, o desvio de dinheiro e a má gestão longe dos condomínios.

O que se pode fazer em todos os lugares, porém, é ter uma gestão transparente que permita acompanhar, de perto e sistematicamente, os gastos do condomínio.

Para isso, o seu condomínio (ou a sua gestão) deve contar com pelo menos alguns desses itens. Mas, de preferência, todos. Veja:

  • Moradores participativos: quando os moradores acompanham a gestão e vão nas assembleias, o condomínio todo tende a seguir o que foi acordado. Mas quando as reuniões vivem às moscas, esse pode ser o sinal verde de que “a ocasião faz o ladrão”. É aí que o gestor mal intencionado vê pista livre para agir.
  • Conselho ativo: quando o conselho não se reúne com frequência, e “olhar as pastas” se resume a uma passada de olhos nos documentos – mesmo sem saber o que aquilo significa – é mais um sinal verde para o síndico mal intencionado. “O ideal é que o conselho saiba lidar com os números e conheça os balancetes do condomínio. É importante também fazer uma ata de todas as reuniões e disponibilizá-las para os demais moradores”, assinala Rosey Schwartz, professora do curso de gestão condominial da Escola Paulista de Direito.  (saiba mais sobre o papel do conselho)
  • Gestão transparente: manter a massa condominial bem informada e deixar os condôminos sempre à vontade quando forem questionar algum gasto, ou pedir para ver a pasta do mês é sempre sinal que o gestor não tem nada a esconder. Optar por empresa administradora que ofereça um portal onde se possa acompanhar os pagamentos feitos pelo condomínio também demonstra transparência e poupa o síndico de desgastes.

O bom síndico é aquele que consegue passar confiança para os moradores e, assim, exercer uma gestão tranquila e positiva. Mas isso só é possível conquistar com muita transparência e uma postura pautada sempre pela ética. Qualquer deslize é fatal, a confiança vai embora. Uma auditoria preventiva independente também pode ser muito útil no sentido de reforçar a segurança e conficança dos moradores, ressalta Julio Paim, diretor do SíndicoNet. 

Tipos de fraude

Praticamente, qualquer serviço ou compra efetuada pelo condomínio é passível de fraude. Veja alguns tipos mais comuns:

  • Superfaturamento de serviços: o síndico pede uma porcentagem do valor de uma obra/serviço à empresa que irá executar o trabalho no condomínio. Muitas vezes, pode fazer isso com todas as empresas que oferecem orçamento.
  • Reembolso para o síndico: muitas vezes o gestor pode gastar, sem prévia autorização, um certo montante. Geralmente, esse valor é aprovado previamente em assembleia. Ter essa autonomia não é o problema. Só deve-se saber onde o dinheiro foi gasto. (saiba mais sobre autonomia do síndico para gastos)

“Mais importante do que limitar ou não esse gasto, é cobrar comprovação de sua aplicação adequada no condomínio”, explica o advogado especialista em condomínios André Junqueira. O que quer dizer que não basta que o gestor apresente as notas ficais (sempre preferível a recibos). Os gastos discriminados ali devem estar de acordo com o que se espera da função de síndico.

  • Não pagamento de impostos/encargos: esse tipo de desvio é mais difícil de pegar, principalmente se no conselho não houver ninguém mais capacitado a fazer esse tipo de análise. (saiba mais sobre auditoria abaixo)
  • Serviços emergenciais ou de difícil comprovação: quando há diversas manutenções em locais como telhado, para-raios, canos subterrâneos cujo reparo sempre é feito de maneira emergencial (sem diversos orçamentos e sem prévia autorização assemblear)
  • Recebimento de cotas atrasadas: caso não haja o acompanhamento correto, o gestor pode receber diretamente do devedor o dinheiro de cotas em aberto e não repassar o valor à conta do condomínio.

Auditoria preventiva

Um serviço que ajuda, e muito, o condomínio a perceber logo possíveis desvios e atos de má gestão é a auditoria preventiva feita por uma empresa independente.

Diferente do que muitos acreditam, esse tipo de serviço pode não ser tão pesado para o condomínio, uma vez que o custo para cada unidade pode não ser superior a R$ 5 mensais.

“O valor do serviço depende de itens como o volume de documentos a serem analisados todos os meses, número de funcionários, de unidades”, explica Marcos Roberto, auditor e diretor da Odara auditoria, empresa especializada em condomínios.

Com o acompanhamento mensal dos gastos do condomínio fica muito mais simples – e barato – de detectar problemas como má fé ou falta de conhecimento na gestão.

“Até hoje, nunca pegamos um condomínio que não estivesse com pelo menos alguma coisa pequena errada. E um imposto atrasado já pode receber 20% de multa. Dependendo do valor, se ninguém checar e for atrás, isso vira uma bola de neve enorme para o condomínio”, explica Danilo Sidney Lima Oliveira, auditor e perito judicial e diretor da Destaque Auditores Independentes.

Como funciona?

A auditoria faz o papel de ver se as contas do condomínio “batem” com as notas fiscais oferecidas, se tudo que deveria entrar para a conta do condomínio realmente está lá, na data correta.

Se quem está em dia com o condomínio realmente pagou. Se as notas fiscais apresentadas realmente representam serviços prestados ao condomínio. (saiba mais sobre auditoria preventiva)

Mas o papel da auditoria não termina aí.

“Também é importante fazer um trabalho de campo. Saber se o valor pago por determinados serviços é o de mercado. Fora isso, também checamos a situação de parceiros do condomínio, como empresa terceirizadora, de segurança, etc.”, aponta Marcos Roberto.

Como contratar

O ideal é que a contratação desse tipo de serviço seja posta em pauta em uma assembleia, e aprovado pela maioria simples dos presentes. Dessa forma, não são necessários maiores debates acerca do assunto.

Caso o síndico concorde a princípio com o serviço, mas comece a “enrolar” para contratar uma empresa, o conselho pode aí cumprir seu papel e dar encaminhamento ao que foi decidido em assembleia.

“Se nem assim for possível contratar a auditoria, um quarto dos condôminos pode convocar uma assembleia e pedir explicações para o síndico sobre o assunto. Inclusive, isso pode posteriormente caracterizar má gestão do síndico”, explica Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet.

Alternativas

Uma forma pouco ortodoxa de se contar com auditoria no condomínio é quando um morador, ou um grupo, contrata por si só o serviço, arcando com o investimento. Caso se comprove algum vício ou algo que caracterize má gestão, os condôminos têm, então, provas mais factíveis para pedir que o síndico deixe seu posto.

De que lado está a administradora?

Quando se percebe um rombo nas finanças do condomínio, muitos se perguntam sobre o papel da empresa administradora de condomínios. Não deveria ela ter avisado os condôminos sobre atos praticados ali que pareciam no mínimo estranhos?

Essa é uma questão delicada e polêmica, visto que diversas fontes deram pontos de vista opostos para essa pergunta.

“Muitas vezes as administradoras são omissas em relação a esse tema, ficam com medo de perder o cliente caso apontem as irregularidades”, assinala Nilton Savieto, síndico profissional.

Para Gabriel de Souza, proprietário da administradora Prop Starter, é sim dever da administradora avisar, pelo menos ao conselho, quando o síndico dá sinais claros de erros ou má fé na gestão do condomínio.

“Se a empresa sabe que o gestor está cometendo um crime, por exemplo, e não fala nada, guarda para si a informação, como isso seria algo que não ser cúmplice?” argumenta Gabriel.

Para ele, nesses casos, o indicado para a administradora é sempre chamar para conversar um conselheiro que não seja tão próximo ao síndico e expor os fatos.

Mas para outros especialistas, esse nem sempre é o papel da administradora avaliar o desempenho do síndico.

“Quando contratada, a empresa fica subordinada ao síndico. Daí, muitas vezes pode ficar amarrada a essa situação”, pesa Danilo Oliveira.

A administradora, porém, deve ajudar com boas práticas de mercado, como oferecer a prestação de contas mensal, e garantindo que as contas do condomínio sejam auditáveis. Para isso, a contabilidade deve seguir parâmetros internacionais.

Síndico errou – e aí, como fica?

O que acontece quando fica realmente comprovado que o gestor errou, seja por ignorância ou má fé?

O condomínio tem, sim, como se defender de atos ilegais do síndico, como explica o advogado André Junqueira. 

“O síndico pode ser processado de 3 formas: administrativamente, civilmente e criminalmente.

Em âmbito administrativo, o condomínio pode aplicar penas como multa, inelegibilidade e outras, recusa de emitir quitação da unidade (no caso de ser condômino), dependendo da convenção e do contrato, nesse último caso, se for síndico profissional.

Na esfera cível, pode-se mover ações judicial, especialmente indenizatória, para obter de volta todo o prejuízo sofrido.

E, perante a justiça criminal, o síndico pode ser até preso pela prática de crimes como apropriação indébita e outros aplicáveis”

Má fé ou má gestão?

É extremamente importante que haja uma diferenciação clara sobre uma situação e outra.

  • A má fé ocorre quando o gestor realmente tem intenção em levar vantagem da situação, como, por exemplo, superfaturar obras e apresentar notas fiscais de almoços pessoais para serem pagos pelo condomínio.
  • Já a má gestão nem sempre é fruto de intenção, pode ser apenas desconhecimento. Deixar o condomínio sem AVCB pode ser considerado negligência e um sinal claro de má gestão, mas não pode ser considerada do de má fé se o síndico não sabia que precisava renovar o documento. 

Mesmo não sendo intencional, a má gestão pode levar o síndico a perder o cargo e, dependendo do caso e comprovada a negligência, responder na justiça pelos seus atos.

Boas práticas

Não se trata de colocar todos os síndicos no mesmo balaio de corrupção. Para nós, do SíndicoNet, é claro e cristalino que a grande maioria dos síndicos é correta e não é corrupta.

Mas como citamos no começo da matéria, infelizmente, não basta ser honesto. Há que se transparecer honestidade também.

Por isso, elencamos abaixo algumas boas práticas para que se alcance um bom nível de transparência:

  • Pequena prestação de contas mensal: todos os meses enviar, junto com o boleto, um resumo das contas do condomínio
  • Plantão de dúvidas: estar disponível para conversar com os moradores pessoalmente, pelo menos duas vezes por mês, é fundamental. Crie o hábito de avisar os moradores, usando cartazes ou comunicados em áreas comuns, sobre data, horário e local do encontro (saiba mais como organizar o atendimento aos condôminos)
  • Comunicação periódica: um pequeno resumo todas as semanas, ou a cada quinze dias, mostrando o que está sendo feito no condomínio é uma ótima maneira de ser transparente. Explicar as etapas de uma grande obra, ou mostrar o que está sendo feito com o dinheiro economizado na conta de água, por exemplo, também é de grande valia
  • Aposte em novas ferramentas de comunicação: hoje há diversas ferramentas para facilitar a comunicação do síndico com os moradores. Um bom exemplo são sites para condomínios, que podem centralizar ali todas as demandas do síndico por parte dos moradores (conheça o CondoMundo, sistema criado pelo SíndicoNet para melhorar a comunicação nos condomínios)
  • Conversas com o conselho: tão importante quanto estar disponível para a massa condominial é poder dirimir qualquer dúvida que os conselheiros tenham. Não os deixe sem resposta (saiba mais sobre o papel do conselho)
  • Seguir o que for decidido em assembleia: se foi decidida a contratação de um serviço, o mesmo deve ser feito. Evite ao máximo ‘burlar’ o que foi acordado em assembleia

Casos reais

Sob a condição do anonimato, alguns profissionais da área de condomínio relataram ao SíndicoNet histórias de como lidaram com má gestão e corrupção Veja o que é possível aprender com esses casos e evitar que o mesmo aconteça no seu condomínio.

Caso 1: Reembolso sem fim

“Nós da administradora estávamos recebendo muitos recibos para reembolso do síndico de coisas que considerávamos estranhas: almoço com cerveja em restaurantes longe do condomínio, recibos de botijão de gás – sendo que no local o gás era encanado – e muitos recibos de manutenções feitas às pressas, em locais de difícil acesso. 

Explicamos ao síndico que não iríamos pagar diversos custos. Nesse meio tempo, chamei um conselheiro, com quem tínhamos melhor relacionamento, para conversar aqui. Ele trouxe outro conselheiro e mostramos a situação.

Os dois ficaram perplexos, mas entenderam a situação. Eu pedi discrição deles, mas no dia seguinte o prédio inteiro já estava a par da situação. 

Como faltava apenas um mês para acabar a gestão dele, esperaram a assembleia de aprovação de contas e eleição para tirar as dúvidas.

Incrivelmente, o síndico assumiu tudo o que fez. Mas disse que fez por desconhecimento. Suas contas não foram aprovadas. E ele ainda quis se candidatar para síndico! Teve apenas um voto”

Caso 2: O mistério das latas de tinta

“Nós já administrávamos o condomínio há uns 20 anos. Sabia que para pintar, eram necessárias 110 latas de tinta. Fizemos o pedido. Dali alguns dias, o zelador pediu mais 75 latas. Disse que deu errado uma parte da pintura, que teve que raspar... eu achei a história mal contada, e fui perguntar para o síndico se devia mesmo fazer o pedido.

Ele disse que sim, e rápido. Foi ríspido. Eu alertei que havia algo estranho acontecendo, e ele disse que confiava no funcionário.

Depois da chegada das 50 latas de tinta, o zelador novamente me ligou pedindo mais 70 latas. Aí tive certeza de que havia algo de errado.

Fui conversar com um conselheiro, que se mostrou um tanto relutante com a situação. O síndico era um senhor, com posses. Não dava mesmo para entender a necessidade de se roubar umas latas de tinta.

O conselheiro me pediu uma reunião para dali a dois dias. Disse que iria averiguar ao máximo o que havia ocorrido.  Fui, então, ao condomínio. Cheguei lá e perguntei, ao zelador, sobre as latas. Haviam apenas 15 no local. Ninguém sabia onde estavam. O zelador disse que já tinham sido usadas – o que era pouquíssimo provável de um dia para o outro.

Disse aos porteiros que alguém tinha que saber para onde as latas tinham ido, porque claramente não tinham sido usadas no condomínio. Que ia ter polícia no prédio, em breve, porque estava pedindo as imagens da CFTV.

Um porteiro, então, me confidenciou que sim, era o zelador quem estava tirando as latas de tinta de dentro do condomínio. Mas que o síndico sabia, uma vez que as latas estavam indo para a empresa do gestor.

Com essa informação em mãos, fui conversar com o conselheiro, pessoa honesta e acima de qualquer suspeita. Ele disse para marcarmos uma reunião todos juntos, para esclarecermos o caso.

O zelador nós mandamos embora por justa causa – ele não quis entregar o síndico. O gestor, por sua vez, apenas avisou o conselheiro que abriria mão do cargo e que não compareceria a reunião por não estar se sentindo bem. Disse que as latas de tinta voltariam para o condomínio.

O funcionário demitido ainda tentou, pela via judicial, se demitir, para não ficar com a ‘carteira suja’. O juiz do trabalho não aceitou quando mostramos as provas da sua participação no esquema de desvio das latas de tinta.

Até hoje o síndico desse condomínio é esse mesmo homem, que já foi conselheiro."

Caso 3,  A aplicação fantástica

"Havia um síndico que a gente já prestava atenção devido aos excessos de serviços emergenciais efetuados no condomínio.

O empreendimento ia bem, mas, ao fazer o balancete, descobrimos um saque de R$ 40 mil do fundo do condomínio, feito pelo síndico. Ligamos para saber o que estava ocorrendo. Ele me disse que colocou o dinheiro em uma aplicação.

Pedi o extrato do banco para comprovar, e ele se negou a me mandar. Como eu estava fazendo o balancete para colocá-lo no verso dos boletos, escrevi “R$ 40 mil sacados pelo síndico, para possível aplicação, sem comprovação”.

No dia seguinte, ele estava aqui na empresa, esbravejando. Infelizmente (ou felizmente), os boletos já tinham sido impressos e/ou encaminhados por e-mail para os moradores.  Disse que estava pronto para me corrigir perante os moradores. Só queria mesmo um extrato do banco. Ele não quis me mostrar.

Pediu-se uma assembleia para explicar o que havia sido feito com o dinheiro do condomínio.

Nesse ínterim, o gestor sacou mais R$ 20 mil da conta do condomínio.

No dia da assembleia, ele fez um depósito, em cheque, e mostrou para todos na assembleia que estava quite com o condomínio.

Disse que havia colocado o dinheiro em uma aplicação que renderia 2,5% por mês ao condomínio. Sorte que havia pessoas que trabalhavam em banco e disseram que essa taxa não era prática comum. Outros quiseram saber onde era essa ‘maravilha’ para poderem investir também.

Como não havia ninguém interessado na vaga, ele permaneceu no posto. Então, deu a entender que dispensaria os nossos serviços. A assembleia se revoltou e disse que para ele ocupar o cargo, a condição era nos manter na administração.

Nós demos as nossas condições: síndico e administradora, juntos, assinariam os cheques do condomínio, a empresa decidiria e ofereceria suporte quando fossem necessárias obras (sempre indicaríamos os fornecedores) e não pagaríamos mais nada que não fosse orçado previamente.

Ele devolveu o que devia ao condomínio, e entregou o cargo no ano seguinte."

Caso 4, Rombo nas contas

Muita gente deve contratar um síndico profissional pensando que essa vai ser a saída para os problemas de falta de tempo de fiscalizar a gestão condomínio, o que geralmente não é o caso.

Faço parte do conselho do meu condomínio e já fui síndico. Como o condomínio é pequeno, optamos pelos serviços de um gestor profissional.

Só que, infelizmente, nós não acompanhamos o trabalho como deveríamos.

O novo gestor trocou a empresa terceirizada por outra. Disse que não haveria multa rescisória. Ninguém do conselho foi atrás, porque a nova empresa era muito boa.

Depois, contratou um serviço emergencial de desentupimento no valor de R$ 14 mil. Ele disse à administradora que havia pago do próprio bolso, e pediu o reembolso pelo serviço.

Detalhes: na verdade, havia multa sim, uma vez que a dispensa à empresa não foi motivada. Além, é claro, do serviço de desentupimento que não foi pago ao prestador de serviços, o síndico embolsou todo o valor. Ou seja: pelo menos R$ 35 mil de prejuízo aos cofres do condomínio.

Ficamos muito surpresos por não termos sido alertados pela administradora. Mas a empresa, muitas vezes, não se vê na obrigação de fiscalizar os atos do síndico.

Agora contratamos um advogado especializado em condomínios para reaver esses valores. Mas que fique a lição: é fundamental que o conselho do condomínio seja ativo. Não importa se síndico profissional ou morador: estar atento aos feitos do gestor é sempre de suma importância"

Saiba mais

Fontes consultadas: Rosely Schwartz, professora do curso de gestão condominial da Escola Paulista de Direito, André Junqueira, advogado especialista em condomínios, Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Marcos Roberto, auditor e diretor da Odara auditoria, empresa especializada em condomínios, Danilo Sidney Lima Oliveira, auditor, perito judicial e diretor da Destaque Auditores Independentes, Nilton Savieto, síndico profissional, Julio Paim, diretor do SíndicoNet

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