Como realizar cotações para o condomínio

Muitos já perceberam que se não levar em conta alguns procedimentos básicos, o processo de cotação de produtos e serviços para condomínios pode se tornar desgastante: seja por erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas, seja por não checar referências destas ou escolher apenas pelo preço mais baixo, ou outros motivos que serão abordados nesta matéria.

Convém também destacar o papel do zelador, que pode ser muito importante para o andamento das cotações. Ele pode, por exemplo, auxiliar no processo de agendamento e atendimento das visitas técnicas para não sobrecarregar o síndico ou o responsável pela realização de cotações.

Seguem abaixo sugestões de 5 passos importantes para realizar uma cotação bem sucedida:

1º passo - Selecionando empresas a serem cotadas

• Observar se a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é relevante para o serviço ou produto cotado.
• No CoteiBem, plataforma de cotações on-line desenvolvida pelo SíndicoNet, você pode selecionar as empresas por proximidade ou ver o mapa de localização de cada uma
• Ver o site da empresa (ou perfil da mesma no CoteiBem). Normalmente aí há informações sobre os serviços e produtos a serem cotados, algumas especificações técnicas dos mesmos, garantias e referências da empresa, outros clientes, anos de atividade, entre outras.
• Se as informações acima não são fornecidas no site da empresa (ou perfil), deve-se averiguá-las junto à empresa, ou descartá-la.
• A qualidade do site também diz muito sobre a empresa. Considere isso.
• Selecionar pelo menos 5 empresas para serem cotadas. É muito comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação, por diversos motivos. Cotando com 5 empresas, caso uma ou duas não possam atender, ainda sobram pelo menos três, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
• O CoteiBem possui um sistema de gerenciamento de cotações e centenas de empresas catalogadas que são avaliadas por outros síndicos. Use esta plataforma para selecionar fornecedores e gerenciar suas cotações.

2º passo - Descrevendo a solicitação

• Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento.
• Deve-se detalhar ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional.
• Solicitar ou confirmar detalhes técnicos com o zelador
• Definir se é Estimativa de Custo ou Orçamento (em caso de serviços).  
• A Estimativa de Custo é mais adequada quando o condomínio ainda não tem nada decidido, e quer ter apenas uma ideia aproximada de custo para a realização de um determinado serviço. Esta prática não é aplicável a todos os casos, mas em algumas situações é bastante útil, pois o processo fica mais ágil e objetivo, evitando-se muitas vezes a necessidade de visitas técnicas.
• Já o Orçamento é mais adequado quando realmente existe a intenção de contratar um determinado tipo de serviço, seja de imediato, seja futuramente.
• Se necessário, anexar à solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos

3º passo - Informações complementares

• Definir o prazo ideal para receber os orçamentos. Cotações que exigem visitas técnicas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas
• No CoteiBem, se alguma empresa atrasar no atendimento do chamado, é possível solicitar que o suporte técnico cobre da empresa um pronto atendimento. 
• Agendar a visita de forma segura e que evite desencontros: solicitar RG e nome do técnico para visitas técnicas. O portal SíndicoNet tem um modelo de agendamento para visitas técnicas que você pode utilizar: Clique aqui
• Localização: passar referências para o fornecedor ter fácil acesso ao local
• Deixar telefone do zelador/portaria para esclarecimento de eventuais dúvidas por parte do Fornecedor cotado
• Deixar claras algumas condições básicas, exigências e/ou observações para a cotação. Por ex.: visitas técnicas sem prévio agendamento não serão recebidas

4º passo - Analisando orçamentos

• Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou de o preço ser o único critério de escolha
• É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado
• Em contratação de serviços, é essencial ter um contrato, e que ele defina todos os itens importantes.
• Observar as garantias oferecidas
• Use a Planilha SíndicoNet Análise de Cotações para auxiliá-lo na exposição das contratações junto à assembleia
• Observe como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação: se foi ágil, prestativo, etc.

 5º passo - Encerrando o processo de cotação

•  Assim que definir a empresa, informar às outras sobre o encerramento do processo. É importante para não ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor
• O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.

Serviço

• Plataforma CoteiBem, com sistema para gerenciamento de cotações