Como realizar cotações para o condomínio

Muitos já perceberam que se não levar em conta alguns procedimentos básicos, o processo de cotação de produtos e serviços para condomínios pode se tornar desgastante por algumas razões:

• falta de um escopo bem definido do serviço a ser contratado
• erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas
• não checar referências das empresas cotadas
• escolher orçamento apenas pelo preço mais baixo

Convém também destacar o papel do zelador, que pode ser muito importante para o andamento das cotações. Ele pode, por exemplo, auxiliar no processo de agendamento e atendimento das visitas técnicas para não sobrecarregar o síndico ou o responsável pela realização de cotações.

Seguem abaixo sugestões de 5 passos importantes para realizar uma cotação bem sucedida:

1º passo - Selecionando empresas a serem cotadas

• Observar se a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é relevante para o serviço ou produto cotado.
• Ver o site da empresa (ou perfil da mesma no CoteiBem). Normalmente aí há informações sobre os serviços e produtos a serem cotados, algumas especificações técnicas dos mesmos, garantias e referências da empresa, outros clientes, anos de atividade, entre outras.
• Se as informações acima não são fornecidas no site da empresa (ou perfil), deve-se averiguá-las junto à empresa, ou descartá-la.
• A qualidade do site também diz muito sobre a empresa. Considere isso.
• Selecionar pelo menos 4 empresas para serem cotadas. É muito comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação, por diversos motivos. Cotando com 4 empresas, caso uma não possa atender, ainda sobram pelo menos três, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
• No CoteiBem, plataforma de cotações on-line desenvolvida pelo SíndicoNet, você pode selecionar as empresas por nota de avaliação e receber até 4 orçamentos.
• O CoteiBem possui um sistema de gerenciamento de cotações e centenas de empresas catalogadas que são avaliadas por outros síndicos. Use esta plataforma para selecionar fornecedores e gerenciar suas cotações.

2º passo - Descrevendo a solicitação

• Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento.
• Deve-se fornecer um escopo, detalhando ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional.
• Solicitar ou confirmar detalhes técnicos com o zelador
• Se necessário, anexar à solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos

3º passo - Fornecendo informações complementares

• Definir o prazo ideal para receber os orçamentos. Cotações que exigem visitas técnicas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas
• No CoteiBem, se alguma empresa atrasar no atendimento do chamado, é possível solicitar que o suporte técnico cobre da empresa um pronto atendimento. 
• Agendar a visita de forma segura e que evite desencontros: solicitar RG e nome do técnico para visitas técnicas. O portal SíndicoNet tem um modelo de agendamento para visitas técnicas que você pode utilizar: Clique aqui
• Localização: passar referências para o fornecedor ter fácil acesso ao local
• Deixar telefone do zelador/portaria para esclarecimento de eventuais dúvidas por parte do fornecedor cotado
• Deixar claras algumas condições básicas, exigências e/ou observações para a cotação. Por ex.: visitas técnicas sem prévio agendamento não serão recebidas

4º passo - Analisando orçamentos

Com todas as propostas dos fornecedores participantes da cotação em mãos, chegou a hora de escolher a empresa que o condomínio irá contratar para realizar o serviço. 

“Com bastante cuidado, é importante acompanhar cada retorno e comparar não apenas o que está no orçamento, mas também prazos de pagamento e como o contrato deve ser feito”, explica a diretora da administradora ItaBr, Vania Dal Maso. 

• Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou de o preço ser o único critério de escolha
• É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado
• Observar as garantias oferecidas
• Use a Planilha SíndicoNet Análise de Cotações para auxiliá-lo na exposição das contratações junto à assembleia
• Observe como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação: se foi ágil, prestativo, etc.
• Escolhida a empresa, é essencial ter um contrato de prestação de serviços e que ele defina todos os itens importantes.

 5º passo - Encerrando o processo de cotação

•  Assim que definir a empresa, informar às outras sobre o encerramento do processo. É importante para não ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor
• O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.

Serviço

• Plataforma CoteiBem, com sistema para gerenciamento de cotações