Comunicação eficiente para síndicos e administradores
Saber se comunicar fará a diferença no seu condomínio. Confira as recomendações de Rafael Lauand
Por Rafael Lauand*
A importância de uma boa comunicação dentro do condomínio, das formas mais tradicionais até a comunicação não-violenta (CNV), passando pelos novos canais digitais como apps, já não é novidade.
Uma comunicação de qualidade dentro desse ambiente aproxima síndicos de moradores, constrói credibilidade, melhora a tomada de decisão, entre outros. Na verdade, nem ao menos consegui pensar em um exemplo prático onde uma boa comunicação prejudique o condomínio!
Além de ser um tópico relevante e interessante para a nossa vida dentro e fora do condomínio, é importante conhecer as noções básicas de comunicação: “quem é o seu público? o formato escolhido é legível? o que você está tentando realizar?”.
Com essas perguntas em mente, escrevi esse artigo para ajudar síndicos, conselheiros e profissionais de administração de condomínio a terem uma comunicação melhor dentro e fora do empreendimento. Veja algumas recomendações abaixo:
1. Para quem você está escrevendo?
Você provavelmente não falaria do mesmo jeito com seu advogado da forma como se comunica com sua filha adolescente. Isso porque nós, humanos, gostamos de adaptar nossas palavras e tom de voz a diferentes pessoas, situações e lugares (substituição do conceito de ‘persona’ para ‘placeona’).
Na teoria de Jung (psiquiatra e psicoterapeuta que fundou a psicologia analítica), persona é uma personalidade que o indivíduo apresenta aos outros como real, mas que, na verdade, é uma variante às vezes muito diferente da verdadeira.
O conceito de ‘placeonas’, introduzido recentemente por Bill Buxton (pesquisador-chefe na Microsoft Research), defende que a personalidade real do indivíduo é uma variante relacionada ao local onde esta pessoa está – seja no condomínio, trabalho ou restaurante, uma personalidade para cada um desses ambientes.
Bill argumenta frequentemente em entrevistas que a próxima ‘grande coisa’ (inovação) não é uma ‘coisa’ (produtos em geral), mas sim uma mudança de paradigma nas nossas relações sociais. Ele acredita que, para ouvir ou descrever alguém, você precisa da “informação no lugar”, ou seja, ele nos lembra que nossos projetos devem levar em conta o contexto físico das interações.
Desse modo, certifique-se de que você saiba quem é o seu público e como eles se comunicam (formal? informal? tecnólogo?). Além disso, é importante entender qual o local de influência do seu público (neste caso o condomínio). Por exemplo, se você estiver escrevendo um comunicado para os moradores sobre a mudança de procedimento de coleta de lixo, não escreva como se estivesse passando uma ordem adiante.
As pessoas dentro do condomínio se veem como iguais, ou seja, elas querem ser informadas dos motivos e resultados esperados de mudanças, e não simplesmente ler um regulamento em que elas podem nem ao menos entender o motivo de ter sido criado. Use palavras, frases e um tom de voz que seu público possa entender e se relacionar. Além disso, encontre o melhor formato para comunicar.
2. Torne o formato fácil de ler
Um único e grande bloco de texto grudado no elevador não é sempre a melhor opção. A clássica comunicação dentro do elevador tem uma grande facilidade que é a garantia de que boa parte dos moradores vai ver o aviso, o que, necessariamente, não significa ler.
Além disso, será que não existe um melhor horário para determinada comunicação? Pensando no exemplo anterior, por que não ser assertivo e comunicar no horário que as pessoas costumam retirar o lixo? Neste caso, e em todos os outros, o melhor formato é aquele que você vai conseguir impactar e engajar a maioria dos moradores.
Não se prenda à comunicação no elevador. Muitas vezes, comunicações em vias online, como o e-mail e apps, são mais efetivas. Eu particularmente recomendo aplicativos específicos para comunicação interna por vários motivos. Informações passadas não são perdidas e ficam guardadas no histórico e seu comunicado pode ser lido ou enviado no melhor momento do dia. Além disso, a atividade diminui a possibilidade de comunicados não oficiais ou adulterados, por exemplo.
Eu não poderia esquecer de enfatizar o lado oposto da comunicação no elevador: o grupo de whatsapp ou similares. Eu acredito que esses grupos possuem uma frequência comunicativa extremamente acima do que as pessoas estão interessadas. Ou seja, isso faz com que os moradores percam o engajamento em ler todas as mensagens contidas ali.
Fora os pontos anteriores, torne o formato de comunicação do seu condomínio legível e no canal que o morador preferir (normalmente não é suficiente apenas uma opção, seja papel ou app).
Limite os longos parágrafos que não querem dizer nada para apenas algumas frases. O texto é muito mais fácil de ler quando é direto ao ponto e se aproveita de recursos visuais como vídeos ou fotos. Também tente organizar seus pensamentos antes de escrever um comunicado. Certifique-se de que a introdução e a conclusão se unem em uma ordem lógica.
3. Conheça seu objetivo
O que você quer que seu público faça depois de ler seu comunicado? Você quer que eles visitem uma área recém reformada? Você quer persuadi-los a participar de um evento? Você quer influenciar opiniões? Ou você só quer informar os moradores sobre alguma novidade?
Pense sobre o seu objetivo final antes de começar a escrever. Assim, pergunte-se: “o que quero atingir com essa comunicação?”. Dessa forma, o comunicado irá realmente realizar o que se destina.
Particularmente, costumo dar muita atenção a todos os comunicados do meu condomínio, porém, acredito que na maioria dos casos, a mensagem é direcionada a um morador específico e não ao condomínio (uma mensagem direta teria mais impacto e menos constrangimento, ou até mesmo duas comunicações diferentes), e nos restantes dos casos eu não entendo o que realmente a administradora quer dizer ali (sou novo no meu condomínio e a LAR.app ainda não administra lá).
Já ouvi algumas vezes que a melhor mensagem é aquela que foi captada pelo receptor. Embora isso possa ser verdade, bem escrita ou dita, a comunicação clara é ainda melhor.
Tomar alguns minutos no início do seu processo de comunicação para pensar sobre essas questões de conteúdo importantes ajudarão sua mensagem a ser lida, compreendida e compartilhada entre os moradores.
Além das 3 recomendações anteriores, também separei algumas dicas direto ao ponto para melhorar a sua comunicação (não só no condomínio):
- Escutar ativamente pode melhorar a sua compreensão comunicativa;
- Falar em público é quase inevitável, então esteja sempre preparado;
- A maioria das empresas (se aplica ao condomínio) querem colaboradores com habilidades de escrita fora da curva;
- As pessoas não processam só palavras. Por isso, vídeos e imagens são sempre bem-vindos;
- Comunicação inclusiva (para os moradores) é essencial para atingir seus objetivos;
- Ser um bom comunicador melhora a sua autoconfiança;
- Habilidades comunicativas são benéficas para diversos aspectos de nossas vidas.
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(*) Rafael Lauand (@rafalauand) é Engenheiro de Produção formado pela UFPR; especialista em controladoria e finanças pela UFPR; especialista em 'Data Science' pela John Hopkins University; sócio-fundador da LAR.app Administradora de Condomínios; professor do INSPER no curso de Direito das Startups; e conselheiro de empresas de tecnologia. Rafael foi um dos pioneiros no mercado de startups da geração 'mobile', com atuação desde logística à saúde, e também teve experiência como sócio de algumas startups de tecnologia brasileiras.