Informatização
Documentos cada vez mais digitais ajudam na transparência da gestão
Por Fernando Augusto Zito*
Todos nós estamos acostumados a guardar documentos, recibos de pagamentos, atas de assembleias de condomínios no bom e velho papel. Temos a sensação que o papel é muito mais seguro em relação a qualquer outro formato. Com a modernização da informática e de suas diversas ferramentas, essa “mania” poderá ser substituída por arquivos digitais. No caso dos condomínios, em passos mais lentos, a informática também esta possibilitando facilidades. As famosas pastas de prestação de contas estão sendo substituídas por pastas digitais, disponíveis no site dos condomínios ou das administradoras. Além de facilitar a vida dos membros do Corpo Diretivo no momento da verificação, acaba dando mais transparência na gestão, pois qualquer condômino poderá ter acesso. A saúde financeira estará à disposição de toda massa condominial. Faturas, notas fiscais de serviços, todos os contratos celebrados, programação das manutenções preventivas, cadastro de fornecedores, comprovante de pagamento dos impostos e também o índice de inadimplência de cada mês. Isso demonstrará total transparência por parte da administração e tranquilidade nas assembleias, uma vez que todos terão acesso às informações. Sem contar na questão da segurança, pois com os documentos digitalizados e disponíveis na internet, as chances de perdas são mínimas. Outro ponto que merece destaque é a economia gerada. Como não será necessário imprimir comprovantes de pagamentos bem como outros documentos necessários para confeccionar as pastas, haverá redução nas despesas. Sabemos que a implantação dessas ferramentas modernas dará trabalho, entretanto, os resultados, com certeza, serão gratificantes. E meio ambiente agradece, claro. O Autor é Advogado militante na área de Direito Civil; Especialista em Direito Condominial; Pós-Graduado em Direito Tributário pela PUC/SP; Pós-Graduado em Processo Civil pela PUC/SP; Diretor Jurídico da Assosindicos - Associação de Síndicos de Condomínios Residenciais e Comerciais do Estado de São Paulo; Colunista do site especializado “Sindiconet” e Palestrante.
