Providências do Síndico para o início do ano
Prestação de contas e aprovação do orçamento
Por Inaldo Dantas*
Há na lei (Cód. Civil), a obrigatoriedade do síndico em convocar Assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, com o fim de aprovar o orçamento do novo ano, o valor da taxa de condomínio (também para o novo ano), bem como para aprovar as contas do ano findo, eleição de novo síndico (se for o caso), entre outras providências.
- Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
- § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
- § 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Na maioria dos Condomínios, esta reunião, que é a ASSEMBLEIA ORDINÁRIA, têm em suas convenções a data que compreende em janeiro e março de cada ano para sua realização (tem sido assim na grande maioria das convenções que nos chegam para atualização). Portanto, o síndico DEVE convocar esta assembleia neste período para tratar principalmente de:
Prestação de contas do ano findo:
Antes de submeter a aprovação das contas do ano que passou, neste caso, 2011, o síndico deve solicitar ao Conselho Fiscal o devido parecer, para que seja submetido aos condôminos para aprovação final.
Aprovação do Orçamento para o novo ano:
O Síndico deve, com a colaboração da empresa administradora e com base nos gastos do ano anterior, elaborar o orçamento para o novo ano, montando a planilha de custos além de levantamento das obras de manutenção e atualização dos equipamentos.
Este procedimento se chama “Orçamento” e não deve prever apenas os gastos que irão compor a taxa de condomínio, mas também, o reflexo da inadimplência, afinal de contas, problemas financeiros em condomínios não são fatos raros de acontecer.
O síndico quebra a cabeça durante todo ano, tentando deixar em dia todas as contas e ainda realizar todas as manutenções e reformas necessárias. A inadimplência é a maior causadora desse desgaste no caixa dos condomínios.
Medidas contra a falta de pagamento da taxa condominial nunca são suficientes para derrotar de vez o problema. Imagine só, o síndico conseguiu colocar em dia todas as contas. De repente, acontece um imprevisto e aparece uma reforma para fazer. Então, este paciente administrador de condomínios verifica o caixa e percebe que está zerado.
Para começar o ano bem, o síndico precisa fazer um balanço de gastos do último ano. No caso, o de 2011. Assim, ele sabe o quanto se tem em caixa, se existem contas atrasadas, se os prestadores de serviço tem dinheiro a receber, etc. Depois, o síndico precisa ponderar os custos fixos, analisando cuidadosamente os gastos extras do último exercício, mantendo um fundo de reserva para despesas emergenciais de grande vulto.
Este dinheiro da reserva não pode ficar parado numa conta corrente. Ele deve ser aplicado em poupança ou fundo de renda fixa. Essa programação necessita de um acompanhamento mensal, analisando criteriosamente cada débito. Os condomínios que estão terminando o ano no vermelho devem se programar melhor em 2012, reduzindo suas despesas.
Os reparos e manutenções preventivas em elevadores, caixas d’água, encanamentos, portões e equipamentos de segurança evitam gastos com reformas completas.
Anualmente, o síndico tem a obrigação de prestar contas por meio de relatório dos gastos, recebimentos, saldo da reserva e contas bancárias. A transparência dá credibilidade ao serviço do administrador e deixa os condôminos mais tranqüilos.
(*) Inaldo DantasAdvogado, Administrador de Condomínios, membro da CBCSI e Pres. Secovi-PB - E-mail: inaldo.dantas@globo.com