As transformações da administração condominial
Por que essa tarefa ficou tão complexa?
Por Gabriel Karpat*
Não é fácil decifrar com clareza os motivos que transformaram a administração condominial numa tarefa bastante complexa. Considerada uma matéria de simples execução, ela passou a exigir conhecimentos específicos e muito preparo dos que optam por abraçá-la. Agora a tarefa requer profissionais e, por vezes, especialistas nesse tipo de atuação.
Trata-se de uma migração que, apesar de lenta e gradual, aconteceu de maneira irreversível e implacável, sem brechas ou atenuantes.
Assim é hoje, quando exclui qualquer possibilidade de informalidade ou desconhecimento técnico, sob risco de descumprimento das normas estabelecidas como padrão, bem como de suas consequências.
Não é sem razão que os condomínios são equiparados a empresas em suas responsabilidades, gerando multas pesadíssimas em caso de descumprimento de diversas normas que os norteiam.
Tanto é assim que a questão tributária e fiscal está incorporada à administração, hoje já com o eSocial e com a Escrituração Fiscal Digital (em fase final de implementação). Essas tarefas, em parte ainda que de responsabilidade dos síndicos, foram supridas pelas administradoras condominiais, as quais também tiveram que se adaptar para agregá-las.
Outro fator que explica a complexidade na tarefa de administração do condomínio está diretamente relacionado à grave crise no setor de segurança pública.
Nas décadas passadas, a violência urbana trouxe insegurança e temor para dentro dos até então tranquilos conjuntos residenciais. Ocorrências de menor e também de maior gravidade tornaram-se frequentes.
A situação fez com que o controle dos frequentadores das edificações – e seus perímetros com sistemas eficazes e de fácil operação – fosse uma preocupação a mais agregada às demandas cotidianas.
O fato é que, sem minimizar as demais razões, nada impactou tanto o exercício da gestão da propriedade em comum como a incorporação de utilidades e serviços no cotidiano dessas minis coletividades chamadas condomínios. E, junto com esses serviços, vieram novas preocupações e responsabilidades.
Gradativamente, o síndico se transformou. De um “simples gestor de pessoas e valores” tornou-se um verdadeiro “guardião e depositário de um complexo estrutural” que envolve áreas, bens e usuários.
A ele, imputou-se a responsabilidade por ação ou omissão de uma ocorrência indesejável. Claro, é bem verdade que isso sempre foi incumbência do síndico, mas agora amplificado por essas novas inclusões.
Além de ter a gestão intensificada por essas novas incumbências, o desenvolvimento da tecnologia e o surgimento de novos meios de comunicação tornaram pleno o conhecimento, por parte dos moradores, sobre cada passo de sua atuação.
Hoje, quase que simultaneamente, todas as decisões por ele tomadas, bem como as rotinas estabelecidas em sua administração, são divulgadas ou disponibilizadas nos sites, aplicativos, painéis eletrônicos e redes sociais do condomínio, tornando públicas cada uma de suas ações. Isso, sem deixar de citar os inúmeros grupos em aplicativos de mensagens, ora em favor, ora contra a sua gestão.
Todas essas formas de comunicação trouxeram ao gestor condominial outra necessidade: a de gerir também sua própria comunicação, que passou de atividade secundária à primordial, com o objetivo de garantir a transparência e a boa convivência comunitária. Essa vertente também deve fazer parte de suas atividades, já que as discussões não se limitam mais apenas às assembleias gerais.
Todas as mudanças acima já explicariam bastante o motivo de a atividade de gestão condominial ter se tornado tão complexa. Contudo, as explicações vão além.
Nesse sentido, é preciso lembrar que a modernidade trouxe novos meios de convivência assegurados por lei, não apenas na forma do uso do imóvel, com o aplicativo Airbnb ou Time Shering, por exemplo, como também no convívio com animais domésticos, na acessibilidade, com possibilidade e condição de alcance para utilização, com segurança e autonomia, de pessoas com alguma deficiência. São pontos inimagináveis se pensarmos em uma década atrás.
O ponto fundamental é que antes tratávamos de como proibir e hoje procuramos fórmulas de como conviver, como entender e adaptar-se às novas formas de vida comunitária e da propriedade em comum.
Por tudo isso, a administração condominial gradativamente teve que incluir os conceitos de administração antes apenas observado nas empresas. Teve que incorporar conceitos de gestão de facilities (facility management) para a governança desses itens que impactam diretamente em todos os moradores de edificações de qualquer porte.
O pleno conhecimento da infraestrutura das edificações e o mapeamento de seus complexos sistemas e operações tornaram-se indispensáveis. Isso, além dos controles dos ativos, como a organização e compras de insumos, entre outros.
Aqueles que operam no segmento condominial, como síndicos, administradores, fornecedores ou prestadores de serviços devem estar muito atentos para essa rápida e irreversível transformação. Precisam estar cientes que ferramentas tecnológicas auxiliam, mas não substituem as ações e análises que facilitam o entendimento necessário para essa renovação.
Uma das principais características do atual momento é a tomada de consciência das responsabilidades que o cargo impõe perante sua complexidade, tão essencial quanto a necessidade de preparo para o atendimento de todas as normas legais e morais visando o exercício do cargo de forma eficaz e segura.
(*) Gabriel Karpat é diretor da GK Administração de Bens e coordenador do curso de síndicos profissionais da Gabor RH – diretoria@gk.com.br