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Administração

Assembleia correta

Leitor do SíndicoNet dá dicas de como organizar e presidir reunião

Publicado em: quinta-feira, 5 de setembro de 2013

 PELO PROFISSIONALISMO NAS ASSEMBLEIAS DE CONDOMÍNIOS

Assembleias Gerais Produtivas, de Pablo de Araújo Batista, Gerente de Condomínio
 
A cooperação entre indivíduos não requer inteligência e tampouco amizade, podendo surgir nos meios mais improváveis como, por exemplo, entre insetos e entre inimigos de guerra. No livro "A Evolução da Cooperação", o cientista político Robert Axelrod cita exemplos peculiares de cooperação em colônias de formigas e até mesmo entre soldados britânicos e alemães nas trincheiras da Primeira Guerra Mundial. 
 
Isso demonstra que quando agentes individuais atrelam seu destino a um objetivo maior, o fazem muitas vezes não por possuírem uma mentalidade cívica, mas por se beneficiarem da divisão do trabalho e desenvolverem métodos para abafarem o conflito entre os agentes que compõe o sistema em sua totalidade. 
 
A vida em condomínio talvez seja um dos maiores exemplos disso, pois é nessa estrutura social que surge a união com base em objetivos comuns,de pessoas com formações distintasmas que se beneficiam mutuamente ao minimizarem atritos, dividirem o trabalho e buscarem um interesse maior do que o interesse individual: O interesse do condomínio. 
 
Para que os objetivos da comunidade sejam determinados, existe o órgão supremo no condomínio, a Assembleia Geral (AG), onde a vontade coletiva é manifesta visando o bem comum, sem que o interesse de um único indivíduo seja suplantado em detrimento do interesse de outro.
 
Mas, por que estamos divagando sobre um assunto tão comum a todos os envolvidos na administração de um condomínio? Pelo simples fato de que na maioria das AG realizadas em condomínios, sobra individualismo e falta a mentalidade cooperativa necessária em todo empreendimento coletivo. O resultado são assembleias intermináveis e sem o mínimo de profissionalismo. 
 
Para a boa gestão de uma AG, dois pontos são fundamentais: tempo e objetividade.Por isso, listamos abaixo alguns passos simples mas determinantes para a realização de uma AG produtiva:
 
1 – Convocação: A convocação para AG deve ser feita em tempo hábil, com edital devidamente expedito com a ordem do dia previamente determinada;
 
2 – Ordem do dia: Os itens devem ser claros, pertinentes e não excessivos, no máximo 4itens, pois pautas em excesso tornam a AG improdutiva e interminável;
 
Exemplo: Evite colocar um item como “aprovação para solicitação de orçamentos para realização de tal obra”. Defina isso previamente em reunião do conselho ou em contatos com os moradores, e agende a assembleia com o item: “aprovação para realização de tal obra”, e apresente os orçamentos na AG.
 
3 – Evento Social:Jamais transforme a assembleia num evento social. Não interrompa a pauta para discutir acontecimentos da vida particular de algum morador ou para debater palpites pessoais, lembre-se que a AG existe para privilegiar a coletividade.  Evite conversas paralelas, pois além de indelicado cria uma reunião paralela propícia à dispersão e a postergação dos assuntos mais importantes;
 
4 – Informações:Propicie antecipadamente aos moradores o máximo de informação possível, para que no dia da AG todos tenham conhecimento dos itens que serão discutidos e estejam prontos para questionar ou fazer observações relevantes;
 
Exemplo: Aprovação de contas. Os administradores devem informar previamente que as pastas são disponibilizadas mensalmente para avaliação e que as dúvidas podem ser dirimidas antes da assembleia por e-mail ou por contato telefônico, direcionadas ao síndico ou a administradora que responderão previamente ou no momento da AG. O gestor poderá também enviar antecipadamente um demonstrativo das despesas e receitas. Se o item em questão forprevisão orçamentária, envie juntamente com o edital a projeção do reajuste para o período.
 
5 – Ambiente: Recentemente li em um site algumas dicas para uma boa assembleia, e uma delas era que para tornar a reunião agradável o síndico poderia colocar uma música ambiente,e para tornar o ambiente amistoso providenciar biscoitos e café para os presentes. Esse pode ser considerado um erro grave para quem deseja profissionalizar uma assembleia, pois se o gestor fizer isso, estará transformando o ambiente da assembleia na sala de seu apartamento, e por isso areuniãoperderá objetividade e durará mais tempo do que o necessário. 
 
6 – Tempo:Infelizmente a maioria das reuniões têm horários para começar, mas nunca é determinado o horário para finalizá-la. O mesmo ocorre com as assembleias de condomínios. Com início preferencialmente na segunda chamada, muitas AG que poderiam ser finalizadas em pouco tempo, priorizando-se a objetividade, arrastam-se por horas sem que uma decisão importante seja tomada. É um fato que reuniões com mais de 40 minutos de duraçãotornam-se improdutivas e irritantes para os presentes, que avaliam de forma subjetiva que possuem outros afazeres mais importantes do que a AG em questão. Após muito tempo decorrido as decisões tomadas passam a ser arbitrárias visando o fim da reunião;
 
Por isso, é importante colocar apenas 4 itens previamente discutidos e com informações já coletadas para serem apresentadas em cada AG, conforme indicado acima nos itens 2 e 4, e utilizarde 10 a 15 minutos para explanação e votação de cada item.
 
Aqui uma sugestão que pode ser utilizada por gestores que buscam a eficácia: Determine o horário para término da assembleia, pois assim o condomínio ganhará discussões mais organizadas e objetivas. 
 
7 – Presidente:Qualquer morador em dia com o pagamento da cota condominial pode ser presidente da mesa, mas é fundamental que ele saiba o que significa ser o presidente de uma AG. A função do presidente não é apenas ler o edital, mas ser o mediador da assembleia e se colocar no momento certo para que os moradores não fujam do assunto que está sendo debatido. Ele deve determinar o início da reunião no horário estabelecido e não esperar os moradores atrasados, pois isso prestigia os condôminos e possuidores pontuais. 
 
Duas informações importantes ao presidente:
 
a)Nunca interfone para que o morador desça para AG, todos receberam o edital e sabem de sua responsabilidade para com o condomínio;
bJamais resuma a assembleia para um morador atrasado ou volte a debater assuntos já deliberados porque alguém acabou de chegar.
 
Ao se profissionalizar a administração interna de um condomínio os ganhos serão incalculáveis em benefícios dos moradores. Nas assembleias a vontade da maioria é manifesta, e cabe aos gestores, síndicos ou administradores, transformar essa ocasião num processo eficiente e produtivo, minimizando os conflitos visando o bem da comunidade.
 
(*) Mande você também o seu texto para o imprensa@sindiconet.com.br

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