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Terceirização de Portaria, Segurança, Limpeza

Como funciona a terceirização em condomínios

O que você precisa saber ao terceirizar a portaria, limpeza, segurança e outros serviços do seu condomínio

O que você precisa saber ao terceirizar a portaria, limpeza, segurança e outros serviços do seu condomínio

Hoje, muitos síndicos optam por empresas terceirizadoras de mão-de-obra em seus condomínios.

De acordo com o último censo Síndiconet, de 2015, respondido por mais de 4.500 pessoas em todo Brasil, 36,1% dos que participaram apontaram que seu condomínio utiliza mão-de-obra terceirizada.

Inicialmente, a ideia era gerar economia na folha de pagamento do condomínio. Mas esse benefício logo mostrou-se pouco factível, uma vez que os custos, na prática, acabam sendo semelhantes aos da contratação direta de profissionais.

O principal benefício percebido migrou, então, para a vantagem de o síndico poder delegar uma parte da administração condominial extremamente importante.

Assim, ele não é mais o responsável direto pela gestão dos funcionários. É a empresa contratada quem deve escolher, treinar e dar feedback aos colaboradores - além de montar a escala e pagar salários e direitos dos trabalhadores.

Devido à crescente relevância do tema no mercado condominial, o SíndicoNet traz um conteúdo completo sobre terceirização de mão de obra em condomínios. Confira:

O que são e quais as atribuições das empresas terceirizadoras de mão-de-obra

Esse tipo de empresa oferece funcionários para diversas funções do condomínio. Seja para portaria, conservação, limpeza, vigilância e outros serviços, as terceirizadoras podem ajudar.

A empresa fica responsável também por montar a escala de trabalho no condomínio, treinar os colaboradores e também por repor qualquer funcionário que por ventura venha a faltar.

O condomínio paga uma taxa mensal à empresa e a mesma deve pagar não apenas o salário dos funcionários, como também as horas extras e todos os impostos e encargos.

Principais atribuições da empresa

  • Oferecer funcionários que se encaixam nas funções 
  • Não deixar o condomínio sem funcionários
  • Desenvolver uma escala inteligente e econômica para o condomínio
  • Treinar os colaboradores sistematicamente
  • Prover os equipamentos de trabalho dos funcionários
  • Cumprir com o que foi acordado em contrato
  • Oferecer direcionamento e feedbacks para os funcionários
  • Providenciar a troca de funcionários que não estejam atendendo as necessidades do condomínio

Terceirização gera economia para o condomínio?

Logo que a opção da terceirização surgiu, muitos condomínios optaram pela modalidade para conseguir economizar.

Hoje, não é o que se vê praticado no mercado. Como dissemos no início, os custos com uma empresa séria de terceirização não se afastam muito do que custaria um funcionário próprio, uma vez que os encargos e direitos trabalhistas são os mesmos.

Por isso, por mais que seja sempre muito importante economizar e cortar custos, contratar aquela empresa que oferece o valor muito mais barato que a concorrência pode não ser uma boa opção.

Afinal, se o preço da mesma é tão competitivo, a terceirizadora pode estar pagando os funcionários abaixo do piso da categoria, ou não quitando os encargos e tributos devidos, o que pode, no futuro, se revelar um passivo para o condomínio.

Vantagens e desvantagens na terceirização

Vantagens*

  • Funcionários treinados
  • Escala bem-feita
  • Reposição em caso de falta, férias ou demissão
  • Pagamentos de direitos trabalhistas
  • Gestão de funcionários
  • Menos trabalho para o síndico e administradora
  • Menos riscos trabalhistas

Desvantagens

  • Pode ocorrer grande turnover (troca, substituição) de colaboradores
  • Esse turnover afeta a segurança do estabelecimento
  • Risco da empresa não pagar devidamente direitos, encargos e tributos trabalhistas
  • Não pode haver relação de subordinação ao condomínio, seja pelo síndico ou zelador. Quem deve gerir os funcionários é o encarregado pelo empreendimento na empresa
  • Mesmo com cuidados, o condomíno pode ser futuramente condenado a pagar direitos trabalhistas devidos aos funcionários de empresas terceirizadoras

(*) Terceirização é coisa séria e, se feita por uma empresa de má qualidade, pode trazer riscos e prejuízos consideráveis ao condomínio. Por isso, se a terceirizadora não for idônea e de boa qualidade, provelmente as vantages elencadas acima não serão sentidas na prática.

Satisfação com empresas de terceirização

Conforme mencionamos no início, segundo o levantamento do último censo SíndicoNet, 36,1% dos que responderam afirmaram que em seu condomínio contam com mão de obra terceirizada.

Dessa fatia que optou pela terceirização, a mesma pesquisa aponta que 78,2% dos clientes estão satisfeitos com o serviço prestado pela empresa.

Por outro lado, apesar de mostrar que a grande maioria está satisfeita com o cenário atual, os outros 21,8% apontaram um descontentamento com a empresa e serviços contratados.

Os condomínios demonstrarem um índice de satisfação perto de 80% para uma modalidade de serviço como essa, que depende 100% de capital humano e ainda conta com muitas empresas pouco qualificadas, não deixa de ser um resultado positivo. Mas essa outra parcela de 21% de insatisfeitos é relevante, e ressalta ainda mais a importância de saber escolher uma empresa séria para atuar no condomínio, analisa Julio Paim, diretor e fundador do portal SíndicoNet.

Funcionários próprios

Da mesma forma, contratar funcionários próprios também não é garantia de satisfação. A mesma pesquisa mostra que cerca de 20% dos síndicos não estão satisfeitos com seus funcionários. 

Por isso, é sempre importante que o síndico invista em capacitação, para que o funcionário se sinta motivado e esteja sempre bem preparado para desempenhar suas funções.

Gráfico

Riscos da terceirização em condomínios

Como tudo na vida, terceirizar também tem um lado bom e um outro não tão positivo.

Aqui, o principal risco que se corre é acabar com um inesperado passivo trabalhista para pagar.

Se a empresa não pagar em dia os direitos e encargos dos trabalhadores, o condomínio será chamado a pagar esses valores, uma vez que o mesmo é co-responsável pelo pagamento, já que foi quem recebeu os serviços efetuados.

Por isso, é fundamental que o síndico acompanhe de perto essa parte do trabalho da terceirizadora.

Conforme apresentado no vídeo abaixo, conferir sempre se os encargos trabalhistas estão sendo pagos corretamente, INSS, Fundo de Garantia, horas extras, etc., é um trabalho extra que vale a pena. 

Veja o que diz o especialista Alexandre Paranhos, da empresa Pro Security, para a SíndicoNet TV:

Subordinação

Também é muito importante evitar que a relação do condomínio com os funcionários configure vínculo empregatício. Para tanto, alguns cuidados devem ser tomados.

Se um funcionário comprovar na justiça que recebeu ordens do síndico ou zelador, há chances dele mover e ganhar uma ação trabalhista contra o condomínio.

Por isso, quem deve dar ordens aos funcionários é um supervisor encarregado da empresa terceirizadora. Daí a importância deste supervisor passar no condomínio de uma a três vezes por semana para orintar os funcionários. Isso pode estar estabelecido em contrato.

Segurança

Outro risco que se corre é quando há excesso de turnover - que é quando os funcionários não param no condomínio, estão sendo sempre substituídos.

Isso compromete a segurança do estabelecimento e deve ser acompanhado de perto, principalmente para a vaga de portaria.

Como deve ser o contrato em caso de terceirização

Basear o relacionamento de trabalho em um bom contrato é fundamental. Isso porque o documento é que define quais são as obrigações das duas partes.

Veja abaixo alguns pontos que não podem ficar de fora:

  • Especifique o valor do contrato com detalhamento do escopo de trabalho, dos equipamentos e dos serviços a serem prestados
  • Coloque no contrato que o pagamento das faturas só deve ser efetuado mediante a comprovação dos olerites de pagamento dos funcionários e das guias de recolhimento de tributos individuais dos mesmos

  • O contrato deve especificar como será feita a substituição de funcionários em caso de impedimento

  • O valor da hora trabalhada e das horas extras também devem constar no contrato

  • O contrato deve especificar o número mínimo de vezes que o supervisor encarregado irá passar no condomínio. Essa frequência pode ser de uma  a três vezes por semana, por exemplo.

  • Se o serviço incluir equipamentos, os mesmos devem ser detalhados em anexo juntamente com a responsabilidade do condomínio pelo estado de conservação dos mesmos.

  • Uniformes, seguro de vida, cestas básicas e outros benefícios aos funcionários, se existirem, também devem estar em contrato.

  • O contrato deve especificar a forma de cobrança que será feita ao condomínio.

  • Deixe especificado o número de funcionários a serem cedidos bem como a carga horária de trabalho dos mesmos.

  • O treinamento exigido dos funcionários também deve estar em contrato.

  • Deixe determinado o índice de reajuste dos serviços.

  • Sugere-se que os contratos não tenham validade maior do que um ano e que eles possam ser rescindidos a qualquer momento, com aviso prévio de no máximo 30 dias.

  • Caso haja multa por quebra de contrato, que a mesma tenha validade para ambos os lados.

  • Veja aqui o que mais deve conter no contrato com a empresa de terceirização do condomínio

Cuidados na hora de contratar uma empresa de terceirização

  • Além de um contrato minucioso como o sugerido acima, outro ponto importante é estudar a empresa antes de contratá-la.
  • Saber se a mesma tem sede própria, ajuda a saber que a mesma tem algum bem para fazer frente à processos judiciais.
  • Desconfie sempre de preços muito abaixo do mercado.
  • Certifique-se de que a empresa não paga menos do que o piso da categoria aos funcionários.
  • Também é importante checar o CPF dos donos da empresa, para saber se não há nenhuma pendência em seu nome.
  • Exigir da empresa seguro contra acidentes de trabalho, invalidez e morte para seus funcionários
  • Solicite lista dos clientes da empresa para consulta dos serviços oferecidos.
  • Outros cuidados incluem pesquisar problemas judiciais da empresa, e reclamações em sites específicos, como o Reclame Aqui.
  • É importante visitar alguns clientes da empresa para medir a satisfação com os serviços prestados e identificar eventuais problemas com a prestadora.
  • Carta de Referência emitida por alguns clientes do Prestador de Serviços, informando, entre outros, o período dos respectivos contratos e vigências.
  • Verifique se as empresas são filiadas a sindicatos ou associações e peça atestados de idoneidade da mesma a essas entidades.
  • Reputação: no SíndicoNet é possível checar como outros síndicos avaliam o atendimento das empresas de terceirização cadastradas, através de notas e comentários
  • Saiba mais: veja aqui outros cuidados a se tomar na contratação de empresas de terceirização

TRIBUTAÇÃO

De acordo com o SINDEPRESTEM, Sindicato das Empresas de Prestação de Serviços a Terceiros, Colocação e Administração de Mão-de-Obra e de Trabalho Temporário no Estado de São Paulo, as empresas representadas pelo Sindicato, por lei, são proibidas de se enquadrarem na Lei do Simples.

Seguem esclarecimentos da entidade:

Esclarecemos que as alterações instituídas pela Lei Complementar nº 147/2014 à Lei Complementar Federal n.º 123/2006, que instituiu o “Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte”, não modificaram a vigência do artigo 17, que dispõe sobre o rol das atividades que não poderão recolher os impostos e contribuições na forma do SIMPLES:

“Art. 17. Não poderão recolher os impostos e contribuições na forma do Simples Nacional a microempresa ou a empresa de pequeno porte:

(...)

XII – que realize cessão ou locação de mão-de-obra;”

Dessa forma, conforme prevê o artigo 17, inciso XII, as empresas que prestam serviços em que haja cessão ou locação de mão-de-obra não poderão aderir ao SIMPLES.

Assim, se a empresa presta serviços de terceirização que contemple essencialmente a cessão de mão de obra para terceiros, não poderá ser enquadrada no SIMPLES.

Documentos a pedir na contratação

  • Contrato Social, ou Documentação Societária, atualizado do prestador de serviços.
  • Certidões Negativas de Débitos Municipais, Estaduais e Federais, especialmente as expedidas pelo INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).
  • Cartas de referência a entidades bancárias, com atestado de idoneidade.
  • Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços.
  • Certidão do Distribuidor de Processos Federais, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços.

Exceções

  • Dificilmente uma empresa, principalmente as de médio e grande porte, com muitos funcionários, não apresentará em sua ficha uma ou outra ação trabalhista ou de recolhimento de impostos. O limite para avaliar se a empresa é idônea e confiável ou não é o bom senso.

Sites úteis

 

O que exigir da terceirizadora durante a vigência do contrato

É fundamental seguir à risca a rotina de checagem de dados da empresa. Alguns documentos devem ser entregues pela empresa mês a mês, já outros, é recomendável que o condomínio solicite esporadicamente ou a cada três meses, por exemplo. Veja abaixo:

O que pedir todo mês

  • Cópia de folha de pagamento. Assim é possível analisar se a empresa vem pagando tudo corretamente, como adicionais de hora noturna, horas extras, benefícios, etc.
  • Comprovantes, recibos e cópia de guias de pagamento do INSS, FGTS e demais encargos.
    • Dica: O condomínio só deve pagar as faturas mediante a apresentação dos comprovantes acima. Especifique isso em contrato.

O que pedir esporadicamente:

  • A cada três meses, peça um atestado do INSS e FGTS com a comprovação dos pagamentos trabalhistas dos funcionários.
  • Certidões Negativas de Débitos Municipais, Estaduais e Federais, especialmente as expedidas pelo INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).
  • Ficha cadastral e antecedentes criminais, em caso de novos funcionários alocados no condomínio.
  • Busque, também periodicamente, informações sobre a situação da empresa contratada junto às entidades de classe.
  • Saiba mais: Quais documentos e certidões cobrar da empresa de terceirização do condomínio

Acompanhamento de rotina:

  • Pergunte aos funcionários se estão sendo pagos corretamente, no dia certo, assim como se seus encargos e direitos estão sendo pagos pontualmente, assim como férias e horas extras também é uma prioridade para quem contrata esse tipo de serviço.
  • Também fique de olho no tempo que os funcionários ficam na empresa. Pergunte sempre se está tudo correto com os materiais de trabalho e com a equipe que dá o direcionamento na execuçào dos serviços. 
  • É importante também questionar a troca muito frequente de funcionários, principalmente na portaria. Se por um lado o condomínio e o colaborador não têm uma relação de subordinação, por outro lado fica muito difícil para a segurança do condomínio se a cada duas semanas é uma pessoa diferente a desempenhar a função.
  • Quando o síndico ou a administradora perceberem que começa a haver atrasos e falta de pagamentos, esse é um sinal claro de que a saúde financeira da empresa não vai bem. É o momento de trocar de fornecedor.

Veja abaixo algumas perguntas frequentes sobre terceirização

Há diminuição da segurança ao optar por funcionários terceirizados?

Esse ponto é polêmico. Há quem acredite que é mais seguro ter funcionários próprios, já que estes ficariam mais tempo trabalhando no condomínio, conhecendo melhor a rotina do local e os moradores.

Outros, porém, acreditam que colaboradores terceirizados recebem mais treinamento e atualizações. E que, por isso, tenderiam mais a seguir a regras de cada empreendimento.

Para o especialista em segurança, David Fernandes, CPP, o que mais importa na segurança do condomínio é haver um plano claro para todos.

"Havendo um bom direcionamento do assunto no local, regras claras e um bom clima de trabalho, não deve haver diferença entre o nível de segurança em empreendimentos com funcionários próprios e terceirizados", ensina David.

O que fazer se a empresa de terceirização falir ou sumir do mapa?

Infelizmente, se a empresa falir, é muito provável que o condomínio seja obrigado a honrar os compromissos que a terceirizadora deixou de pagar junto aos funcionários.

Por isso, é fundamental acompanhar sempre de perto os pagamentos dos funcionários e de seus direitos.

Quais são os sintomas de que há algo errado com a empresa?

Os principais sintomas de que algo não está 100% correto com a empresa é o atraso de pagamentos de salários e direitos trabalhistas.

Também não é bom sinal quando a todo momento há troca de equipe, tanto de quem trabalha no condomínio como de quem fica no escritório. 

O que fazer se os funcionários começarem a reclamar sobre o atraso ou falta de pagamento?

O ideal é que haja um contrato bem elaborado (veja acima) e que, no documento, conste os direitos e deveres das duas partes. Entre os deveres, o síndico deve poder sempre acompanhar os pagamentos feitos aos funcionários e de seus direitos.

Caso a empresa realmente esteja faltando com as suas obrigações, o condomínio deve poder romper com o contrato e ficar livre para escolher um fornecedor que siga o que pede a lei.

Agir rápido é importante

“As empresas geralmente dão sinais de que vão falir. Por isso, quem acompanha os pagamento logo vê que os impostos estão atrasados, e tem a oportunidade de trocar de fornecedor rapidamente. Já quem não faz a lição de casa pode ficar com passivo de anos para pagar”, analisa Ricardo Karpat.

Precisa de assembleia para terceirizar a mão-de-obra do condomínio?

O ideal é que se faça uma assembleia, sim, para referendar essa opção, até porque essa decisão pode resultar em custos extras para os condôminos.

"Como a grande maioria dos condomínios não tem o dinheiro para a rescisão de todos os funcionários, o melhor é que o síndico realmente divida essa responsabiidade com a comunidade", ensina o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Empresas do mercado de SP e RJ divididas por região e avaliadas por síndicos:

Fontes consultadas: conteúdo SíndicoNet, Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH, David Fernandes, CCP, especialista em segurança da Plansec, Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, NIlton Savieto, síndico profissional, Caio Cabral, advogado especialista em direito trabalhista, Sindeprestem

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