Como tornar o zelador o maior aliado do síndico

Quem é síndico sabe que não é fácil garantir que tudo funcione nessa pequena — por vezes, nem tão pequena — cidade que é o condomínio.

Mesmo sendo complexa, a sua gestão não precisa lhe tirar o sono ou ser motivo de dor de cabeça. Ao contrário, desde que você inclua no seu plano de trabalho um zelador preparado e eficiente, a sua sindicância terá tudo para ser tranquila e ainda trazer a boa sensação de missão cumprida. 

Não estamos falando de um profissional sempre ocupadíssimo, temido pelos funcionários ou que, desejando agradar todo mundo, acaba sendo o tipo que não impõe limites. Muito menos nos referimos ao zelador que passa o dia todo ligando para o seu celular.

O zelador com potencial para se tornar o seu braço direito é um profissional capacitado, responsável e muito focado no seu trabalho. Ao mesmo tempo, tem um olhar para a equipe e as necessidades do condomínio, com iniciativa e antecipando-se aos problemas numa atitude de prevenção.

“Gosto de dizer que conhecemos de verdade o zelador nas férias dele. O profissional que faz tudo direitinho entra em férias e nós nem percebemos que ele saiu. Só lembramos na hora em que estiver voltando e não houve problema, porque ele deixou cada coisa em seu lugar”, resume Nilton Savieto, síndico profissional, que atua há 25 anos na área. 

Principais atribuições 

O primeiro passo para estreitar o relacionamento e otimizar o desempenho deste profissional é conhecer suas principais atribuições: 

1. Controlar os horários de entrada e saída dos funcionários;
2. Distribuir as tarefas diárias de faxina e limpeza do condomínio, e fiscalizar o desempenho da equipe;
3. Fazer a inspeção geral de rotina. (veja aqui o nosso checklist)
4. Providenciar os materiais necessários para limpeza e manutenção;
5. Representar o condomínio durante medições de concessionárias a inspeção por órgãos públicos;
6. Se comunicar com os condôminos dando orientações e atendendo às suas solicitações (desde que não sejam de interesse particular do morador); 
7. Garantir que as regras gerais do condomínio sejam cumpridas por condôminos, funcionários e prestadores de serviços;
8. Solicitar assistência técnica sempre que necessário;
9. Cuidar para que as instalações sejam preservadas, no caso de mudanças que chegam ou saem do condomínio; 
10. Manter o síndico a par do andamento da rotina e dos assuntos gerais do condomínio. E colocar-se à disposição quando for solicitado por ele;
11. Ser responsável pela ordem e e procedimentos de segurança do condomínio.

• PLANILHA: Veja aqui uma planilha de Revisão Predial sugerida por Nilton Savieto
• Veja aqui todas as atribuições do zelador de condomínio

Zelador precisa saber liderar

Agora, imagine um chefe se relacionando com a sua equipe. Ele precisa transmitir o que espera de cada um individualmente e do grupo como um todo. Sem essa direção, os papéis se misturam e o risco do caos começa a rondar. Tudo o que a empresa não deseja. E tudo o que você não quer para a sua gestão. 

O mecanismo é o mesmo, tanto no ambiente corporativo quanto no seu condomínio. O zelador vai exercer o mesmo papel de chefe. Ele tem que ser um líder, aquela pessoa que deixa claro quais são seus objetivos para cada funcionário e o incentiva. 

Com bom senso, dará o famoso feedback, ou seja, o retorno sobre o desempenho e os resultados.

“É fundamental que o zelador tenha essa percepção. Não é chegar e falar ‘está tudo errado, está uma droga, faça novamente!’, e sim ‘não está bom, podemos melhorar’”, diz Savieto. 

E, mais do que fazer a observação, o zelador deve ir além e dizer como o funcionário pode melhorar, seja procurando novos produtos, novos procedimentos, aprimorar o procedimento, enfim, apontar caminhos. 

Valorize a proatividade! 

Dizem que o ser humano se acostuma a tudo e, nesse caso, não é menos verdade. Ninguém duvida da honestidade do zelador que trabalha, talvez, há mais de 10 anos no condomínio e que conquistou as pessoas com a simpatia e o tom prestativo. 

Todas são qualidades importantes, claro! Entretanto, precisam se somar a outras. Ficar na zona de conforto é bem mais fácil do que contratar um profissional e treinar do zero. Mas você vai notar o quanto perdeu em termos de qualidade e até sono quando conviver com um bom profissional.

“Nós gerenciamos uma comunidade e é fundamental que o profissional à frente do dia a dia seja proativo em realizar ações preventivas. Se o zelador fizer isso de forma adequada, nós temos uma condição bem fácil e sem muitas surpresas”, destaca Savieto.

E é muito mais fácil antecipar-se antes que a bomba estoure tendo todos os detalhes sob controle.

Quanto mais se sabe sobre as características do condomínio e suas necessidades, os processos, o andamento do trabalho dos funcionários, mais clareza e rapidez terá para detectar dificuldades e possíveis problemas, antes que aconteçam, para tomar decisões. Alguns sozinho, outros com orientação e autorização do síndico. 

Perfil 

A essa altura, já deu para perceber que, com tantas responsabilidades, o zelador não pode nem deve ser um funcionário qualquer, improvisado na função.

“É necessário que ele tenha, no mínimo, o ensino médio completo e boa capacidade de comunicação escrita e verbal. Além disso, é fundamental que tenha conhecimentos de elétrica, hiudráulica e mecânica e/ou experiência com manutenção, além de noções sobre segurança e limpeza”, analisa Fábio Fragoso, sócio-diretor da Aster Segurança e Terceirização. 

• Banco de empregos: veja aqui currículos de zeladores

• Veja aqui empresas de treinamento e capacitação de zeladores

Bom zelador X Mau zelador

Entenda a diferença de comportamento entre o bom e o mau profissional nesses dois exemplos abaixo:

1. Se há um ruído no portão, o bom zelador imediatamente procura saber a causa. Caso tenha dificuldade, chama a empresa contratada para a manutenção do portão. O mau zelador espera o portão parar e chamar a empresa mantenedora. 
2. Ao encontrar um pequeno vazamento, o bom zelador imediatamente conserta a avaria, caso tenha capacitação, ou chama empresa mantenedora. O mau zelador coloca um balde no local para corrigir o problema depois. Mas pode causar um dano maior e em horário inadequado. 

Competências necessárias

Para Moacyr Schittino, gerente comercial da Nova Brasil, empresa especializada em terceirização e treinamento de recursos humanos para condomínios, o zelador tem um papel fundamental na gestão dos processos operacionais do condomínio.

“Ele detém uma responsabilidade muito grande, que é a fiscalização dos fluxos internos”.

Ele lista as competências mais importantes:

• Senso crítico e de urgência, uma vez que é ele quem deverá avaliar a gravidade das situações, prioridades e aspectos operacionais do dia a dia;
• Conhecimento técnico. Para realizar uma boa gestão, é necessário conhecer bem os fluxos;
• Bom relacionamento interpessoal. É imprescindível para obtenção do melhor da equipe, além de bom relacionamento e comunicação com condôminos;
• Hands ON – Mãos a obra! Embora o zelador não tenha obrigatoriedade de execução das atividades, é de suma importância que tenha atitude, senso de responsabilidade e coletividade para agir sempre que necessário.

Discrição e ética

O zelador é um funcionário que, direta ou indiretamente, acaba participando da intimidade do condomínio, especialmente por circular por todas as dependências, segundo Fragoso.

“É natural que esse profissional tenha contato com pessoas, correspondências e objetos que não dizem respeito a ele. Por isso, é essencial saber manter a discrição com relação à vida particular dos condôminos, adotando um comportamento extremamente ético diante das pessoas e das propriedades alheias”. 

• Veja aqui: Dicas de Postura para o Zelador do condomínio

Informações organizadas

Em um condomínio com uma torre pequena, o zelador vai relatar se está tudo ok ou não. Se algo não estiver em ordem, ele anotará em um caderno ou bloco de notas. Uma coisa teoricamente simples, que não exige método. 

Imagine se o prédio tem 20 andares. O zelador fará a checagem nos 20 e, ao chegar no segundo subsolo, já esqueceu o que aconteceu no terceiro andar. Por isso, quanto mais organização houver, tanto melhor. Pode ser em uma planilha eletrônica (ou impressa), site do condomínio ou aplicativo. É sempre melhor do que confiar na memória. 

Um quadro branco também pode ser muito útil para lembretes, anotações gerais e também para desenhar fluxogramas. 

• Veja aqui nosso roteiro de inspeção predial para ser entregue ao zelador
• Conheça a plataforma de comunicação MeuCondomínio

Conectem-se via WhatsApp

Há dez anos, o zelador deixava um bilhete para o síndico. Hoje, a maioria dos zeladores ou gerentes prediais faz comunicação via WhatsApp.

Por ali, ele manda a foto do problema, ou descreve o problema em si, e assim vocês podem se comunicar com muita facilidade e rapidez, mesmo não estando no condomínio. 

• Importante: desde a primeira semana, imponha ao zelador que essa comunicação ocorra apenas no expediente de trabalho. Ou você correrá o risco de receber mensagens e problemas na hora do jantar. A não ser que seja uma situação muito crítica. 

Também pode ser interessante orientar o zelador que ele passe aos funcionários procedimentos simples, principalmente com relação a questões de segurança pelo WhatsApp. A comunicação dele com seus funcionários também deve ser feita dentro do expediente para não gerar algum problema trabalhista. É fundamental deixar isso claro. 

Ao incluir o WhatsApp na rotina do condomínio, o manuseio do celular pelos funcionários se torna permitido. Isso pode ser uma faca de dois gumes, virando brincadeira entre eles e tirando o foco das atividades. Para que isso não aconteça, o zelador precisa ser firme com a equipe e autorizar esse uso apenas para relatar situações específicas e sempre relacionadas ao trabalho.

Estipule reuniões periódicas

As reuniões entre síndico e zelador são absolutamente importantes. Duas vezes por semana, sugere Savieto. Reserve um espaço de tempo e se sente com o zelador para ouvi-lo e, juntos, discutirem problemas, soluções, próximos passos, boas práticas, orçamentos. 

Este é o momento da troca preciosa. E não importa se for no escritório, no salão de festa, na recepção do prédio, no hall de entrada. O que importante é dar atenção ao zelador.

Oriente-o a trazer suas anotações e você também leve as suas. Faça uma lista dos assuntos que quer tratar com ele. 

Cabe a você, como síndico, refrisar algumas regras sempre. O seu papel é ver o que não está bom e ajudá-lo a melhorar. O que estiver bom deve ser elogiado para haver a motivação. Algumas coisas precisam ser elogiadas; mesmo que algo não esteja 100% bom, há alguns pontos que são bons. E o zelador fará o mesmo com os funcionários. Esse trabalho é contínuo.

DICAS PARA A REUNIÃO:  

Os encontros com o zelador são fundamentais para tomar pé do que se passa no condomínio, alinhar os objetivos e traçar metas. Oriente-o a se organizar e preparar uma pequena pauta de rotina. Sugira algumas providências:

• Informar todos os problemas e, sempre que possível, com o auxílio da administradora levar os orçamentos para o que é prioritário; (veja aqui: sistema de Cotações on-line SíndicoNet)
• Informar os pequenos serviços que fez e já resolveu;
• Receber notas fiscais, analisar, assinar ao lado e levar já ordenadas para assinatura do síndico;
• Organizar a correspondência em uma pasta.

Cabe ao síndico

• Deixar claro ao zelador qual é a sua função, dizer: "eu espero isso do seu trabalho". E, de preferência, no contrato de trabalho, listar todas as atividades que deverá desempenhar. Isso é o que compõe o essencial: uma relação transparente. 
• Registrar as tarefas também é uma forma de evitar que o condomínio sofra uma ação trabalhista por parte do zelador, uma vez que alegue acúmulo de funções. Reforçando: mensagens por WhatsApp podem ser usadas como prova de trabalho fora do expediente. Mais uma razão para impor limites, como foi dito anteriormente. 
• Apoiá-lo a tomar as decisões do dia a dia e só recorrer a você se uma situação sair do controle ou estiver demorando demais para se resolver.
• Ao mesmo tempo, para evitar aborrecimentos futuros, diga a ele que não guarde para si um problema ou deixe para resolver depois. 

Ferramental básico

Para realizar o seu trabalho de modo eficiente — seja na revisão periódica e na manutenção preventiva, ou no reparo de problemas específicos —, o zelador vai precisar ter à mão uma série de itens, entre ferramentas e equipamentos de proteção individual, os EPIs.

Cabe a você, como síndico e, de certa forma mentor, orientá-lo na composição desse pequeno arsenal. Não se trata de quantidade ou sofisticação, e sim de itens que essenciais para a rotina do condomínio. Veja, a seguir, o checklist dos gêneros de primeira necessidade preparado por Nilton Savieto. 

Para condomínios maiores, com demandas complexas, a lista é mais ampla. Se for o seu caso, confira as planilhas abaixo:

• Lista de ferramentas e EPIs do zelador
• Lista avançada de ferramentas e EPIs do zelador

CAIXA DE FERRAMENTAS (principais itens)

• Jogos de chaves: de fenda, philips e halen 
• Furadeira
• Serra elétrica
• Jogos de brocas: madeira, concreto, ferro
• Alicates: pressão, corte e universal
• Martelo
• Arco / serra 
• Aplicador de silicone
• Trena
• Cones de sinalização
• Placas: aviso de manutenção e piso molhado
• Escada eletricista de 6 ou 9 degraus
• Fita isolande
• Cinto de ferramentas
• Nível

EPIs (principais itens) 

• Luvas de procedimento
• Luvas de raspa
• Botas de borracha
• Óculos de proteção
• Capacete com gargantilha
• Cinto anti-queda
• Máscaras para pó e gases
• Protetor auricular

- Veja aqui fornecedores de EPIs

APARATOS (sugestões)

• Caderno, lápis, caneta, réguas, caneta pilot, etc.
• Roteiro para inspeção predial de rotina
• Quadro branco para anotações 
• Bancada com morça 
• Smartphone com Whatsapp
• Tablet ou computador com internet (se possível)  

Em resumo

O zelador que vai realmente ajudá-lo na gestão do condomínio possui os seguintes atributos:

1. Sabe claramente suas tarefas e a de cada funcionário, quer seja porteiro, vigia, manobrista ou auxiliar de limpeza. Ele se preocupa com o serviço de cada colaborador. 
2. Sem que lhe seja exigido ou exaustivamente lembrado por você, ele faz vistorias periódicas no prédio e se preocupa com a manutenção preventiva.
3. Está sempre atento a pequenos detalhes e é rigoroso com os sistemas existentes no condomínio, fazendo revisão diária, semanal ou semestral. 
4. A qualquer indício de problemas, toma as devidas providências, faz orçamentos ou chama a empresa prestadora de serviços para solucionar a questão. (veja aqui: sistema de Cotações on-line SíndicoNet)
5. Na outra ponta, ele está atento às necessidades e preocupações dos condôminos e os atende com presteza e boa vontade — assim como aos prestadores de serviços.
6. O bom zelador sabe dizer não quando não estiver em consonância com o regulamento interno e a convenção. 

Por fim, são dois pontos: você, como síndico, dar liberdade para ele e também o orientar. Essa é a contrapartida. Haverá um zelador bom ou ruim conforme o síndico que faz a gestão do condomínio.

Se o síndico é centralizador e não fala nada para o zelador, se não estiver clara a função do zelador, se não estiver determinado até onde ele pode ir, o que ele tem de fazer, vai dar problema e haverá um zelador ruim — não tanto pela pessoa, mas pela orientação. 

Investir na capacitação e no aperfeiçoamento desse profissional dá trabalho, requer tempo, paciência e dedicação. Em compensação, o retorno é enorme.

Comece por olhar o zelador com a importância que ele merece. Porque, no final das contas, ele o representará -- será os seus olhos e ouvidos, e fará as coisas acontecerem de acordo com o que você prioriza.

Quanto mais autonomia e orientação ele tiver, mais eficiente será a gestão. Vocês formarão uma dupla dinâmica e todo mundo ganhará com isso!

Veja também:

• Dicas de postura e comportamento para o Zelador
• Acúmulo de função - Zelador
• Como lidar com zeladores que possuem moradia no condomínio
• Atribuições do Zelador de condomínio
• Atribuições do Porteiro de condomínio
• Atribuições do Faxineiro
• Atribuições do Vigia
• Atribuições do Auxiliar de serviços gerais
• Atribuições do Gerente predial

Fontes consultadas: Nilton Savieto, síndico profissional; Fábio Fragoso, sócio-diretor da Aster Segurança e Terceirização; Moacyr Schttino, gerente comercial da Nova Brasil Terceirização