Entrevistando o síndico profissional
Saiba como conduzir a entrevista com o interessado na vaga
Uma realidade cada vez mais presente em condomínios é o síndico profissional. Muitos condomínios, porém, têm dúvidas sobre como contratar o profissional com o perfil certo para o local, além de se certificar que o mesmo tem as habilidades necessárias para o cargo.
Como o síndico profissional será responsável civil e criminalmente pelo condomínio durante a sua gestão, é prudente se cercar de cuidados. E o primeiro deles são as indicações. A própria administradora pode indicar o currículo de alguns postulantes à vaga que julgue se encaixar no perfil do empreendimento. Outra opção são indicações de moradores, de condomínios vizinhos ou até em sites especializados, como o SíndicoNet (veja no final da matéria).
Depois disso, é praxe que alguns condôminos – que podem ser membros do conselho - entrevistem o interessado na vaga.
Antes da entrevista, vale a pena diminuir o número de entrevistados para quatro ou cinco, no máximo. As entrevistas podem ser marcadas uma seguida da outra, e podem durar de tinta minutos a uma hora. Geralmente, essa rodada de entrevistas é marcada em um (ou dois dias), pela noite, ou em um sábado, dependendo da disponibilidade de agendas dos participantes.
Análise de currículos
É importante notar, ao avaliar o currículo dos interessados, alguns pontos como:
- O porte dos empreendimentos que atualmente ele administra – para ver se os mesmos se encaixam com a realidade do seu condomínio.
- Saber se o profissional já está em alguma segunda ou terceira gestão também é um bom indicativo de que as coisas vão bem.
- Cursos de capacitação realizados e se possui alguma especialidade em áreas como contabilidade, administração, engenharia, direito
- Referências atuais e experiência profissional
Veja abaixo algumas perguntas a serem feitas no momento da entrevista, e o porquê de serem importantes:
- Como você trabalha com o fundo de reservas? É importante que ele saiba usar esse dinheiro de forma racional, que aquele montante não está ali esperando para ser gasto, e que só deve ser utilizado em um momento específico
- Como você costuma efetuar os pagamentos do condomínio? Se o condomínio quer mais segurança contra fraudes e desvios, o ideal é que o profissional não movimente sozinho a conta do condomínio, contando sempre com a anuência de um membro do conselho para isso
- Quantas assembleias são feitas por ano? O obrigatório é apenas uma por ano. Porém, especialistas apontam que o salutar seria uma assembleia a cada três ou quatro meses. Isso pode variar de acordo com o porte do condomínio.
- Com que frequência fará visitas ao condomínio? É importante que o profissional tenha estipulado uma frequência ou programação de visitas ao empreendimento. A agenda pode variar dependendo do porte do condomínio, mas é reciomendado que pelo menos uma ou vezes por semana seja feita uma visita. Isso é importante para o acompanhamento 'in loco' de tudo que ocorre no condomínio, como: gestão dos funcionários, manutenção, checagem do livro de ocorrências, vistorias nas áreas comuns e possíveis contatos com o corpo diretivo ou condôminos. Alguns profissionais preferem estipular uma frequência, mas sem um dia ou horário específico. Esta prática pode ser válida, pois tem o intuito de evitar que os funcionários 'arrumem a casa' para o momento da visita, escondendo assim possíveis vícios e imperfeições no funcionamento do local.
- Quandos condomínios você administra e qual o seu limite? Não é interessante que o síndico profissional tenha muitos condomínios administrados em sua carteira, sob o risco de não conseguir prestar um bom serviço. Caso possua mais do que 6 ou 7 condomínios administrados, deve comprovar como consegue dar conta do atendimento, e que possui estrutura para isso.
- Como é feita a prestação de contas? Por lei, a mesma deve ocorrer uma vez ao ano. Como se trata de um profissional, o ideal é uma prestação de contas mensal. Aqui, conta pontos se a prestação de contas for feita de maneira o mais transparente possível, com uso de gráficos.
- Quantas horas por semana você irá dispor para o condomínio? Como podemos nos comunicar com você? Dessa forma, fica clara a disponibilidade do profissional. Ele deve oferecer o telefone celular e um e-mail para os moradores. Além disso, deve estar aberto a novas tecnologias, como o uso de um site específico do condomínio para organizar a comunicação
- Como você se organiza para manter atualizada a inspeção predial? Saber da importância da manutenção preventiva é um ótimo indicativo de que o profissional cuidará bem da parte física do condomínio. Aqui, ele deve deixar claro que irá acompanhar de perto o trabalho do zelador, além de instruí-lo no que for necessário
- Você trabalha com qualquer fornecedor? É importante debater essa questão, pois alguns profissionais já chegam ao condomínio com um “time” de parceiros e se recusam a trabalhar com outras empresas, o que não é saudável e não combina com uma gestão transparente
- Como é o seu relacionamento com a administradora? Aqui o interessado deve ter uma postura de parceria com a administradora, e não de funcionário. Afinal, os condôminos podem querer mudar de fornecedor e manter o síndico profissional.
- Como é feito o atendimento aos moradores? É bom que haja pelo menos um ou dois dias por mês de plantão com o síndico no condomínio, para que os moradores possam interagir e conversar com ele. Há casos em que o atendimento é semanal, mas isso depende do porte do condomínio.
- Perguntas estratégicas: É importante também usar situações do dia a dia do condomínio como perguntas, para avaliar o jogo de cintura e a capacidade de conciliação do profissional. Questionar sobre barulhos frequentes, problemas com animais de estimação e vagas de garagem sempre dão uma pista de como é o estilo de gestão do profissional.
Após a sequência de perguntas, esse é o momento de tratar sobre os honorários. Assim, quando um ou dois forem escolhidos para irem à assembleia serem referendados como síndicos, a massa condominial já terá de antemão essa informação.
Depois do encontro
- Pedir referências e se comunicar com os membros do conselho onde o interessado atua também é um ótimo termômetro para avaliar seu modo de gestão.
- Feitas as entrevistas, é importante que o conselho se reúna para deliberar sobre os dois finalistas. Assim, fica mais fácil para a assembleia comparar os profissionais.
Saiba mais
- Veja aqui nosso modelo de contrato para síndico profissional
- Quando contratar um síndico profissional, como funciona e perfil
- A remuneração do síndico profissional
- Vídeo: Síndicos profissionais podem ser alternativa a condomínios
- Curso: Curso online SíndicoNet de Formação de Síndicos Profissionais
Serviço
- Síndicos profissionais no Rio de Janeiro
- Síndicos profissionais em São Paulo
- Alunos formados no Curso online SíndicoNet para formação de síndicos profissionais, em todo o Brasil
- Curso online SíndicoNet de Formação de Síndicos Profissionais
Fontes consultadas: Gabriel Karpat, diretor da administradora GK, Nilton Savieto, síndico profissional, Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora da Escola Paulista de Direito
