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Administradoras de condomínios

Novas regras para boletos de cobrança

Atualizar cadastro com CPF dos condôminos é o passo crucial para se adequar às novas determinações

Atualizar cadastro com CPF dos condôminos é o passo crucial para se adequar às novas determinações

Muitas administradoras de condomínio passaram o ano fazendo um trabalho árduo: recolhendo o CPF de todos os condôminos de sua carteira.

Isso porque, a partir de 2017, todos os boletos passarão a ser registrados, de acordo com a Febraban (Federação Brasileira de Bancos).

“Essa nova forma de boleto não é novidade, está prevista desde 2013, na circular 3656”, argumenta Alexandre Callé, assessor jurídico do Secovi-SP.

O principal motivo da mudança é para evitar as fraudes, cada vez mais constantes, que o SíndicoNet já havia noticiado aqui anteriormente.

Por isso, o novo formato do boleto, chamado de registrado, será, a princípio, mais seguro do que os boletos atuais sem registro. Isso porque, para emiti-lo, serão necessários os dados de quem receberá o valor do mesmo, mas também de quem deve pagá-lo. Assim, fica mais difícil de fraudar o documento. 

Entenda as principais mudanças no boleto

Além da necessidade do CPF/ CNPJ do pagador, há algumas outras mudanças nos boletos registrados. Veja abaixo:

  1. Constar o CPF ou CNPJ do pagador;
  2. Ao invés de “cedente” no boleto, o campo se chamará “beneficiário”;
  3. O termo “sacado” será substituído por “pagador”;
  4. Também deverá haver o endereço do "beneficiário";
  5. Não serão mais aceitos boletos sem valor e sem vencimento;
  6. Informações de juros e multa serão atualizados automaticamente no momento do pagamento, não sendo necessário atualizar o boleto;
  7. Opções de juros, multa e, principalmente, desconto passam a ser limitados aos padrões dos bancos. Condomínios com cálculos diferenciados - ou fora do padrão de mercado - para multas, juros ou descontos deverão se adequar à nova situação. (veja o que Lei diz sobre multas e juros aplicados em condomínios).

Com esses dados em mãos, a administradora, ou escritório de contabilidade, deverá repassar as informações ao banco para conseguir emitir os boletos.

“Além de ser mais seguro, com o boleto registrado, quem paga com atraso também conseguirá pagar o boleto normalmente, não precisará pedir um novo para a instituição bancária”, explica André Baldini, VP de Vendas da Superlógica Tecnologias, empresa que oferece sistema de gestão para empresas de serviço recorrente, como administradoras de condomínio.

O sistema de cobrança utilizado atualmente no Brasil está sendo usado há vinte anos, explica Walter Tadeu de Faria, diretor-adjunto de negócios da Febraban.

“A Nova plataforma de cobrança trará benefícios para o consumidor e para a sociedade, além de evitar o envio de boletos não autorizados”, agrega Walter. 

Haverá impacto nos custos para emissão de boletos?

Para as administradoras que já fazem uso de boletos registrados, segundo as fontes consultadas, não haverá aumento de custos por parte dos bancos.  

O boleto registrado, quando comparado com o boleto sem registo, implica em mais taxas cobradas pelos bancos. Afinal, essas instituições cobram taxa para registro, baixa (des-registro sem pagamento) e permanência do boleto.

Assim, para as administradoras ou condomínios que ainda não fazem uso do boleto registrado, a cobrança dessas taxas adicionais é inevitável. Por isso, é muito importante tentar uma negociação com o gerente do banco.

Se você é uma administradora e tem um volume grande, um ticket médio alto e recebimento acima de 80%, pode conseguir do seu banco descontos ou até isenção de alguma destas taxas, aconselha André Baldini, da Superlógica. 

Alternativa:

Outra opção é estudar a possibilidade de passar a fazer a cobrança através de empresas terceirizadas especializadas em emissão de boletos. Nesses casos, geralmente, é possível conseguir taxas melhores que as cobradas pelos bancos.

Impactos operacionais devido à mudança nos boletos

Para quem paga o boleto, ou seja, o condômino, a mudança é principalmente de melhorar a segurança. Também oferece a facilidade de poder pagar o boleto após seu vencimento. 

para a administradora ou escritório de contabilidade do condomínio, o impacto será bem maior. Apesar do grande trabalho necessário para conseguir os dados atualizados dos pagadores, deverá haver maior facilidade da gestão desses títulos, o que impactará em economia de tempo dos funcionários envolvidos nessa função.

"Com o boleto registrado será possível fazer melhor gestão da carteira. Relatórios e conciliação bancária também serão otimizados", explica Alexandre, do Secovi-SP.

Dicas para conseguir a atualização dos dados dos condôminos

Como em todo tipo de mudanças, há que se fazer certos ajustes. E, no caso dos condomínios, há alguns proprietários que se recusam a atualizar a ficha cadastral com o CPF

“O melhor caminho é, realmente, manter a ficha cadastral atualizada. Sem esses dados, a cobrança não irá acontecer, e, assim, a pessoa ficará devendo ao condomínio”, argumenta Baldini.

Por isso, as grandes administradoras já estão há meses empenhadas em capturar esses dados.

“Nós investimos muitos meses de trabalho fazendo uma campanha que deu bastante certo”, afirma a gerente de marketing da administradora Lello Angélica Arbex.

Ao todo, 85% dos condôminos clientes da administradora já estão com o cadastro atualizado. 

Essa porcentagem também é a que se observa na administradora Graiche.

“Ainda temos em aberto cerca de 15% dos condôminos, mas tenho a segurança de que chegaremos a totalidade da massa condominial antes da virada do ano”, prevê o diretor da empresa, José Roberto Graiche.

Para Alexandre Callé, assessor jurídico do Secovi-SP, muitos condomínios podem se apoiar na convenção e no regulamento interno ao pedir dados do condômino.

“Em empreendimentos mais novos, geralmente o RI fala da obrigação de manter a ficha cadastral em dia”, explica.

Fernando Fornícola, diretor da administradora Habitacional, explica que também deverá utilizar essa tática para, o que ele estima ser os últimos dos últimos dos clientes que não retornaram à campanha de atualização de dados, cerca de 5%.

“O trabalho foi feito ao longo do ano, de formiguinha mesmo. Mandamos e-mails, cartas, fizemos cartazes para os elevadores, tudo que estava ao nosso alcance. Agora estamos ligando para as unidades e também pedindo ajuda para o zelador”, complementa ele.

Download de cartaz para campanha

Para lhe ajudar, o SíndicoNet elaborou uma sugestão de texto e cartaz para você solicitar aos condôminos a atualização dos dados cadastrais de cada um. Veja e baixe aqui

Alternativa para casos extremos

Para aqueles proprietários que tentarem evitar, a todo custo, atualizar seus dados, em condomínios onde não haja a previsão para manter a ficha atualizada, há uma alternativa. É a pesquisa da matrícula do imóvel. 

Essa foi a saída escolhida por Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter, que também está com campanha de atualização cadastral há alguns meses.

“Nas unidades em que não conseguirmos os dados, seremos obrigados a levantar a matrícula imobiliária no cartório, para termos os dados dos proprietários, cujo o custo desse levantamento repassaremos na primeira cota condominial subsequente. É uma medida um pouco antipática, mas que estamos sendo forçados a utilizar”, argumenta Gabriel.

Afrouxamento do prazo

A princípio, estava previsto que a nova plataforma entraria em vigor já em janeiro de 2017 – e, por isso, todos os dados de quem paga boletos deveriam ser atualizados até 31 de dezembro.

Porém, a Febraban, em setembro, divulgou uma tabela para o início da validação dos boletos de acordo com seu valor.  Ou seja: a obrigatoriedade para a alteração dos dados não começará no dia primeiro de janeiro. Veja abaixo:

Valor do boleto Data de início da validação
> = 50.000 13/03/2017
49.999,99 – 2.000,00 08/05/2017
1.999,99 – 1.000,00 12/07/2017
999,99 – 500,00 17/09/2017
499,99 – 200,00 21/10/2017
< = 199,99 15/12/2017

Para José Roberto Graiche, porém, o adiamento pode ser algo que deve dificultar a captura dos dados faltantes.

“Muita gente vai pensar ‘ainda tenho alguns meses, não preciso dar esse dado agora‘, e vai adiando até o último momento, o que não é bom”, considera ele.

Download

Serviço

Fontes consultadas: Alexandre Callé, assessor jurídico do Secovi-SP, André Baldini, VP de vendas da Superlógica, Walter Tadeu de Faria, diretor-adjunto de negócios da Febraban, Angelica Arbex, gerente de marketing da administradora Lello, José Roberto Graiche, diretor da administradora Graice, Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter

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