Obras e reformas em condomínios: o papel da administradora

Um dia desses, fui visitar um parente que mora em um condomínio. Depois de me apresentar na portaria, segui a orientação até a torre indicada. No caminho, percebi que havia uma obra em andamento: tapumes improvisados, entulho acumulado, ferramentas espalhadas e um desvio mal sinalizado que me obrigou a dar uma volta maior.

Além do incômodo, pensei nos riscos envolvidos: acidentes com moradores e visitantes, atrasos no cronograma e custos extras que poderiam facilmente transformar aquela obra em um grande problema financeiro para todos.

A situação pode parecer corriqueira, mas ilustra bem os perigos de uma obra sem gestão eficiente. Obras em condomínios não envolvem apenas tijolos e cimento: também exigem atenção à convivência, à segurança e, principalmente, ao uso do dinheiro coletivo.

É justamente nesse contexto que entra o papel da administração condominial. A administradora deve apoiar o síndico no planejamento, na contratação de fornecedores e no acompanhamento de cada etapa, contribuindo para que o investimento seja bem aplicado e os riscos sejam controlados.

Três pilares para uma gestão eficiente de obras

Na prática, uma gestão eficiente deve estar apoiada em três frentes fundamentais:

• Planejamento: definir escopo, orçamento e cronograma realistas.
• Contratação: selecionar fornecedores com histórico confiável, capacidade técnica e referências, e não apenas pelo menor preço.
• Fiscalização: acompanhar a execução por meio de relatórios e visitas técnicas, verificando qualidade, segurança e cumprimento dos prazos.

Além disso, algumas medidas simples podem fazer toda a diferença:

• Comunicação constante com os moradores: informar prazos, impactos e medidas de segurança ajuda a evitar conflitos e aumenta a confiança na administração.
• Previsão de contingências: reservar uma margem financeira para imprevistos reduz o risco de comprometer o orçamento do condomínio.
• Documentação organizada: contratos, notas fiscais, projetos e relatórios devem estar acessíveis para consulta, auditoria e prestação de contas.
• Planejamento dos impactos: definir rotas alternativas, horários de execução e medidas de segurança ajuda a reduzir transtornos para moradores, funcionários e visitantes.

5 erros de planejamento que atrasam obras em condomínios

1. Escopo mal definido

Erro: iniciar a obra sem detalhar claramente o que será executado.

Como evitar: elaborar um projeto técnico completo, definir o escopo com precisão e, quando necessário, submetê-lo à aprovação em assembleia.

2. Orçamento subestimado

Erro: considerar apenas os custos diretos e ignorar possíveis imprevistos.

Como evitar: incluir uma margem de contingência e solicitar múltiplos orçamentos para comparar preços e condições.

3. Contratação sem critérios claros

Erro: escolher fornecedores apenas com base no menor preço.

Como evitar: avaliar referências, histórico, capacidade técnica, documentação e experiência da empresa ou do profissional.

• Leia matéria: Como realizar cotações para o condomínio

4. Cronograma superficial

Erro: não estabelecer etapas e prazos intermediários para acompanhar a evolução da obra.

Como evitar: criar um cronograma detalhado, com marcos de execução e monitoramento periódico.

5. Ausência de fiscalização contínua

Erro: confiar apenas nas informações fornecidas pelo contratado, sem acompanhar de perto a execução.

Como evitar: designar um responsável pelo acompanhamento e realizar inspeções regulares, com apoio de profissional habilitado quando necessário.

Tecnologia ajuda a controlar obras e reduzir riscos

Atualmente, as administradoras de condomínio podem contar com softwares de gestão condominial para minimizar parte desses problemas. Ferramentas digitais permitem:

• Centralizar contratos e documentos, reduzindo o risco de perda de informações.
• Controlar orçamentos e acompanhar gastos de forma mais organizada.
• Registrar cronogramas e emitir alertas de prazos, ajudando a reduzir atrasos.
• Facilitar a comunicação com fornecedores e moradores em um único canal.
• Gerar relatórios de acompanhamento que ampliam a transparência e dão mais segurança à gestão.

Planejamento protege o patrimônio e a convivência

Obras em condomínios podem representar oportunidades de valorização do patrimônio, mas também envolvem riscos financeiros, operacionais e de convivência.

Cabe ao síndico, com o apoio da administradora e de profissionais especializados quando necessário, garantir que cada projeto seja conduzido com planejamento, critérios claros, fiscalização e transparência.

Assim, evita-se que o caminho até a torre, como no exemplo que vivi, se transforme em um percurso cheio de obstáculos — e que uma obra planejada para melhorar o condomínio acabe gerando problemas para toda a comunidade.

(*) Matheus Thomaz é diretor comercial do WorkOffice, grupo iniciado pela PRG Software, uma empresa que desenvolve tecnologia para administradoras de condomínios e imobiliárias desde 1993. Formado em engenharia, atualmente é conselheiro diretor da Associação dos Engenheiros de Santos e Diretor oficial de Intercâmbio no Rotary Clube de Santos.