Sete passos para a transparência
Prestação de contas recorrente é a melhor alternativa
É inegável a importância de uma boa prestação de contas para o condomínio. Tanto é que a mesma é obrigatória: deve ser feita, no mínimo, anualmente, conforme o artigo 1.348 do Código Civil, da parte das competências do síndico: VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Mas é fundamental, no resto do ano, que haja tranquilidade entre os condôminos de que os recursos de todos estão sendo bem empregados.
Por isso, elencamos abaixo algumas medidas para que a sua gestão tenha como característica a transparência na prestação de contas.
1) Auditoria preventiva
Os benefícios de uma auditoria mensal e preventiva são expressivos, principalmente em condomínios de grande porte, onde há a necessidade de diversos prestadores de serviços e há um volume de compras consideravelmente maior que em um condomínio de pequeno porte.
Com esse tipo de serviço, um profissional audita a pasta de contas mensalmente, e indicam se aquele material está dentro do esperado ou não.
É indicado que todos os moradores tenham acesso ao relatório da empresa auditora, que deve necessariamente ter um contador para assinar o parecer.
2) Balancete no boleto
Essa medida já é usada em diversos condomínios e tem tido boa aceitação onde é implantada.
“A informação é sempre bem vinda para os moradores. Mesmo que não fique muito claro para todos, vale a pena usar o boleto para dar ciência aos moradores sobre a saúde financeira do empreendimento”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
3) Site do condomínio
É cada vez mais comum hoje que condomínios ou administradoras contem com uma plataforma online de comunicação. Através dela, a administradora ou o síndico podem disponibilizar extratos e incluir os documentos que foram quitados no mês, como a conta de água, luz, notas fiscais de serviços ou produtos. Dessa forma, o condômino consegue ver, com clareza e riqueza de detalhes, para onde vai o dinheiro do condomínio.
Além disso, atualmente a grande maioria das administradoras conta com serviço de prestação de contas online. Ali, os moradores podem conferir, diariamente, o extrato da conta bancária, os pagamentos feitos e quem está inadimplente no condomínio.
4) Uso correto de informativos
Nem sempre é a tecnologia quem vai dizer qual é o melhor caminho para uma gestão transparente. Informar corretamente, e com alguma antecedência, é fundamental para que os condôminos tenham segurança sobre o que está acontecendo no condomínio. Vai começar aquela obra na quadra, por exemplo? Avise com dez dias de antecedência com um cartaz no quadro de avisos e nos elevadores.
Aproveite o comunicado para deixar claro que a obra foi aprovada em assembleia, assim como todos os custos envolvidos.
- Conheça os diversos tipos de cartazes e comunicados oferecidos gratuitamente pelo SíndicoNet
- Conheça também os infomativos mensais gratuitos do SíndicoNet
- Como criar um informativo para o condomínio
5) Reunião com o conselho aberta aos moradores
Geralmente é mensal a reunião dos conselheiros, que se encontram para vistar a pasta de documentos do condomínio. Quando o local é gerido por um síndico profissional, o ideal é que o mesmo esteja presente na reunião, para poder tirar qualquer dúvida dos conselheiros.
Abrir a reunião para todos os moradores, mesmo que de maneira informal, permite que os moradores genuinamente interessados no cotidiano do condomínio possam acompanhar as contas de perto.
- Veja aqui como ter condôminos colaboradores para a sua gestão
- Saiba aqui o papel do subsíndico e conselho do condomínio
6) Síndico disponível
Apesar de não ser nenhuma novidade, esse é o ponto crucial para a administração transparente: um síndico disposto a conversar e a sanar as dúvidas dos moradores. Sem essa abertura do síndico, fica extremamente difícil para o morador se sentir confortável para fazer perguntas.
“É fundamental que os moradores sintam que o síndico está disposto a escutar e sanar qualquer tipo de dúvida”, assinala o síndico profissional Nilton Savieto.
Por isso, estar disponível uma vez a cada quinze dias, por exemplo, para tirar dúvidas dos condôminos ainda é uma boa medida.
Há síndicos que também preferem centralizar e organizar o atendimento por um canal online. O site do condomínio, ou mesmo um e-mail oficial do síndico podem ser úteis para o esclarecimento de dúvidas.
7) Cotações e orçamentos
Outra medida eficaz para a transparência da prestação de contas é cotar no mínimo três fornecedores diferentes antes de contratar qualquer prestador de serviços ou de fazer uma compra. É igualmente importante disponibilizar e compartilhar com demais interessados esses orçamentos.
Caso haja qualquer dúvida no futuro, o síndico tem como comprovar que a empresa escolhida oferecia as melhores condições para o condomínio naquele momento.
Saiba mais:
- Baixe a nova planilha SíndicoNet de Demonstrativo Financeiro
- Como apresentar a Prestação de Contas em assembleia
- Veja matéria da SíndicoNet TV sobre auditorias
- Propinas em condomínios
Fontes consultadas: Nilton Savieto, síndico profissional, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK e colunista SíndicoNet, Vania dal Maso, gerente geral de atendimento da administradora Itambé, José Roberto Iampolsky, diretor da administradora Paris e Marcos Gubeissi, diretor de administradoras do Secovi-SP.