Os dez hábitos que os super síndicos têm
Saiba como os super síndicos atuam no dia-a-dia da sua gestão
Ser síndico pode estar na moda e ser um ótimo caminho profissional. Mas não é para todo mundo. Afinal, a lista de habilidades, responsabilidades e obrigações parece não chegar ao fim nunca!
Pensando nisso, o SíndicoNet investigou o mercado. Perguntamos a especialistas como administradores de condomínio, síndicos profissionais, advogados especializados em condomínios o que faz um super gestor
Assim, conseguimos descobrir e elencar abaixo os dez hábitos que diferenciam os super síndicos dos gestores comuns. Você já sabe em qual time quer estar, não é verdade?
Confira!
1- Eles sabem se organizar
Os síndicos lidam com uma infinidade de demandas em cada condomínio. Por isso, é fundamental saber de quem cobrar o que deve ser feito em cada área.
“O síndico é um generalista. Fazendo um checklist consistente com cada empreendimento, e cobrando a sua execução periodicamente, fica mais fácil de saber se tudo está sendo feito de forma adequada”, analisa Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH.
Ele explica que cada síndico deve desenvolver o seu próprio checklist, de acordo com as necessidades de cada condomínio.
O síndico profissional Wolfram Werther também é adepto desse tipo de organização para a sua gestão.
“Dessa forma, fica mais fácil saber o que precisa de mais ou menos atenção”, aponta.
Nos checklists devem constar as tarefas que devem ser feitas periodicamente pela equipe de manutenção ou zelador, as tarefas que a administradora deve apresentar para o síndico, as demandas dos condôminos, entre outras.
Assim, fica mais simples de acompanhar a feitura dessas demandas.
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2- Eles sabem trabalhar em equipe
“Vejo muitos síndicos profissionais com extrema habilidade de gerir o condomínio pela parte técnica, mas que pecam na humana”, aponta o advogado especialista em condomínios Marcio Rachkorsky.
Ele aponta que trabalhar com gentileza, principalmente com os funcionários do condomínio, é o que faz a diferença para uma gestão bem integrada.
“Eu, como síndico profissional, dependo muito do bom trabalho dos colaboradores do condomínio. Meu ponto é que quanto mais eu tratá-los bem, com clareza, justiça e gentileza, mais eles irão se empenhar em fazer suas funções de acordo com o esperado. Saber reconhecer esse esforço é fundamental para ser um gestor diferenciado”, argumenta ele.
E esse cuidado não deve ser apenas com aqueles que trabalham nas áreas comuns. O síndico profissional Wolfram Werther relata que ações envolvendo funcionários das unidades autônomas também são benéficos para a gestão do condomínio como um todo.
“Fazer uma boa comunicação prévia, para que os funcionários sejam liberados para uma palestra sobre segurança, por exemplo, tem tido ótima aceitação nos condomínios onde trabalho. No evento, geralmente chamamos um policial militar para explicar não só sobre a segurança do condomínio, mas também em locais como no ônibus, ou andando na rua. No final, sempre sorteamos um mimo entre os presentes. É uma forma de valorizar quem está no local todos os dias, reforçar a segurança e a autoestima da pessoa”, conta ele.
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3- Eles sabem trabalhar on-line e off-line
Estar conectado com a tecnologia e as demandas do condomínio é tão importante quanto, ao assumir um condomínio sentar e ler sua convenção e todas as atas das assembleias.
“Estar ligado digitalmente é fundamental. O síndico hoje, para cuidar mais de 4 ou 5 condomínios, ele tem que estar ligado 24h em telefone, e-mail, WhatsApp. Apesar de ser difícil, é um mal necessário. Os moradores esperam isso – assim como os funcionários do condomínio. Dá uma segurança a mais para todos”, sentencia Stefan Jacob, consultor de condomínios.
Esse também é o hábito que o síndico profissional Fulvio Stagi.
“Eu tenho tudo sobre os meus condomínios no meu celular. App de banco, documentos importantes, e-mails. Consigo checar e saber se as coisas estão funcionando remotamente. Segurança, manutenção, funcionários, por exemplo”, enumera ele.
Porém, para chegar a esse estágio de integração com o condomínio, ele explica ser fundamental conhecer bem não só as regras, mas também a história daquela comunidade.
“Conhecer bem as regras e como elas foram decididas é um diferencial enorme para quem quer cuidar de condomínios. Dessa forma, sabemos onde estão os pontos mais sensíveis daquela comunidade, o que é valorizado, o que ficou para trás e como melhorar a gestão respeitando o perfil daqueles moradores”, explica Fulvio.
4- Eles estão constantemente se aprimorando
O síndico profissional Edison Duarte explica que a procura perene por aprimoramento é fundamental para quem quer se destacar na gestão condominial.
“Não adianta achar que já sabe o suficiente, porque a gente sempre pode aprender mais. Conheço grandes profissionais que não apenas dão cursos, mas também os acompanham, vão à palestras e workshops. Isso é fundamental pois o mercado não para”, analisa ele.
É importante salientar que só nos últimos anos tivemos mudanças que atingiram em cheio a gestão de condomínios: o novo Código de Processo Civil, que trouxe consigo mais celeridade para cobrar os inadimplentes do condomínio, além de outras mudanças como a citação por carta.
No ano passado houve também a reforma na legislação trabalhista, que também trouxe mudanças na forma com que o condomínio pode lidar com seus colaboradores.
Esse aprimoramento também deve ser estendido a quem trabalha no condomínio.
“Sempre deixo claro para os nossos colaboradores que, caso desejem fazer algum curso em áreas correlatas ao do trabalho deles, iremos pagar e apoiar o aprimoramento deles. Afinal, se um síndico em dia faz uma gestão melhor, o trabalho dos funcionários não pode ser muito diferente”, pesa Werther.
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5- Eles sabem conduzir uma assembleia
A assembleia talvez seja o principal momento da vida em condomínio. É ali que tudo acontece: a tomada das decisões, a aprovação (ou não) das contas do período, a escolha do síndico, entre diversos outros aspectos que mostram a democracia que é viver em condomínio.
Por isso é tão importante que o síndico saiba conduzir bem a assembleia.
“Estar bem preparado para essa ocasião é fundamental. Permitir que os moradores também estejam informados, com as informações recebidas com antecedência, da mesma forma, a manter o encontro organizado”, explica Marcio Rachkorsky.
Ele também aponta que o síndico deve ter cordialidade e jogo de cintura para ouvir críticas no momento da assembleia.
“Além disso, deve manter o debate ali, focado nas ideias e argumentos da assembleia. Não deve deixar que esse tipo de desacordo se espalhe para a vida condominial”, explica Marcio.
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E para chegar a esse ponto de haver uma boa preparação de todos e de uma assembleia pacífica, é fundamental a presença do síndico no dia-a-dia do condomínio – e um acompanhamento também do conselho.
“Importante para ser um super síndico é também manter a qualidade dos serviços prestados. Para que uma assembleia corra bem, o gestor deve se encontrar pelo menos uma vez por mês com o conselho, para um feedback das demandas do local”, argumenta Fernando Fornícola, diretor da administradora Habitacional.
6- Eles sabem estar, sempre, um passo à frente
“Olhar para o futuro é fundamental para um síndico que quer se destacar em suas boas práticas de gestão”, crava Angélica Arbex, gerente de marketing da administradora Lello.
“Basta olharmos para trás para vermos quantas novidades tivemos nos últimos anos, sendo o eSocial a maior delas. Quem não se comprometeu em inovar, em olhar para o futuro, teve muita dificuldade com esse processo”, analisa ela.
De fato, estar conectado com os condomínios geridos via app é fundamental.
Fulvio Stagi também reconhece a importância da inovação na gestão condominial.
“Estar cercado de quem pensa não só no agora, mas no futuro, ajuda entender melhor o futuro do condomínio e também a pensar melhores práticas de gestão”, argumenta Fulvio.
Outro ponto importante sobre dar o valor devido à inovação é que ela obriga o gestor a estar sempre se reciclando e se aprimorando.
“Ter parceiros que se preocupam com isso, e que oferecem tecnologias, mais ferramentas, informações e facilidades pode ser um grande diferencial para o gestor”, sugere Ricardo Karpat.
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7- Eles sabem onde querem chegar
“Para ter um diferencial, o síndico não pode ficar focado apenas nas demandas do dia-a-dia que, é claro, devem ser resolvidas. Para ser um super gestor, ele deve ter um olho também no futuro”, acredita a síndica profissional Taula Armentano.
Uma das formas de se conseguir essa visão mais adiante é apostar em indicadores claros de qualidade de gestão.
“Outro ponto que ajuda muito a entender melhor as necessidades futuras do condomínio – algo que faz toda a diferença tanto para o patrimônio daquela comunidade como para a qualidade da gestão, é apostar em pesquisas de satisfação. Ouvindo as pessoas fica bem mais simples de executar o que elas esperam da gestão do síndico, evitando problemas futuros”, explica Taula.
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“Quem não sabe para onde ir, não vai chegar a nenhum lugar. Pelo menos não aonde gostaria”, explica Ricardo Karpat.
Por isso, apostar em pesquisas e ouvir as necessidades dos condôminos seguem sendo uma ferramenta extremamente poderosa para quem quer se diferenciar como síndico.
8- Eles priorizam a boa convivência
Não podemos esquecer que o síndico é quem organiza a vida comum aquela comunidade.
“O condomínio é uma comunidade heterogênea, em que pessoas de diferentes situações culturais convivem no dia a dia. São inevitáveis os conflitos, que se manifestam nas reuniões e até em registros policiais, sobrecarregando o Judiciário de questões de vizinhança. Assim, o síndico que consegue ser um catalisador dos conflitos e consegue harmonizar as situações, é, para mim, um super síndico”, explica Hamilton Quirino, síndico profissional.
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Para o síndico profissional Edison Duarte, usar o princípio da isonomia para tratar os moradores e seus conflitos é fundamental.
“Saber tratar das questões de todos com justiça e sem favorecimentos é algo que só soma nas relações condominiais. Não se pode perder isso de vista – e é algo que o local ganha quando aposta em um síndico profissional preparado para exercer bem as suas funções”, argumenta ele.
9- Eles são craques em previsão orçamentária
Uma boa gestão financeira é a espinha dorsal de uma administração condominial bem pensada.
“Cobrar, pagar despesas e prestar contas é a rotina, o básico. No entanto é uma grande virtude de o síndico manter uma boa gestão: controlar e reduzir despesas, em tempos de crise, além de aumentar a arrecadação, zerando a inadimplência, e assim mantendo o valor da cota mensal, apesar da inflação”, ensina Hamilton.
Uma boa gestão financeira envolve, necessariamente, uma boa previsão orçamentária.
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“Para isso, é importante conhecer também o passado do condomínio. Quanto melhor o síndico conhecer as características do local, melhor vai conseguir planejar os gastos para o período”, ensina Ricardo Karpat.
Além disso, conhecer a inadimplência do condomínio, e tomar as medidas cabíveis para diminuí-la, também é crucial.
“Sabendo o quanto há de devedores no condomínio, é possível construir ações no sentido de diminuir esse mal. Também evita-se fazer uma previsão que não comtemple esse problema completamente, o que deixa de viabilizar o que estava previsto”, analisa Ricardo Karpat.
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10- Eles sabem se comunicar e ter transparência
Conseguir seguir os nove passos acima não é impossível.
Porém, é fundamental que o gestor saiba comunicar bem para os moradores o que está fazendo – e como.
“Uma comunicação focada no que acontece no condomínio é muito importante para os moradores. Dá segurança de que o síndico está de olho nas necessidades do condomínio”, assinala Taula Armentano.
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E além de se comunicar bem com os moradores, outra característica dos super síndicos é a transparência.
“É crucial que o síndico mantenha uma postura acessível e aberta com os moradores. Que esteja disposto a conversar sobre a maneira como as coisas estão sendo feitas no condomínio”, aponta Stefan Jacob, consultor condominial.
Essa transparência no trato com os condôminos também deve prevalecer com as contas do condomínio.
“Oferecer formas de os condôminos acompanharem os gastos do condomínio é muito importante – esse tipo de ferramenta hoje é crucial para quem deseja prestar um bom serviço”, explica Angélica Arbex, da Lello condomínios
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Fonte: Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH e colunista do SíndicoNet, Taula Armentado, síndica profissional, Hamilton Quirino, síndico profissional, Marcio Racchokorsky, advogado especialista em condomínios e colunista SíndicoNet, Fulvio Stagi, síndico profissional, Edison Duarte, síndico profissional, Wolfram Werther, síndico profissional, Angelixa Arbex, gerente de marketing da administradora Lello