Administradoras de Condomínios

Por Gabriel Karpat*

O questionamento da necessidade de uma administradora no processo de gestão condominial ainda é recorrente. A função das empresas em sua totalidade, entretanto, não é de pleno conhecimento de todos, mesmo daqueles que dela se utilizam. Isso acontece porque suas atividades se dividem em tarefas visíveis e outras ocultas, que só aos mais atentos ou conhecedores se tornam perceptíveis.

De todo trabalho desenvolvido pelas administradoras condominiais, a rotina de pagamento de contas e seu respectivo demonstrativo mensal é, talvez, a função que mais se destaca aos olhos dos condôminos. A apresentação final dos números, porém, não reflete as inúmeras ações por elas adotadas para que a conclusão demonstre com exatidão e transparência os valores em curso.

Não revela o atendimento a todas as exigências fiscais e tributárias existentes nessa área, sob o risco de pesadas onerações ao condomínio e responsabilizações ao síndico, caso sejam descumpridas ou simplesmente esquecidas.

É preciso ressaltar que pessoas e empresas que prestam serviços aos condomínios ficam sujeitas a diversas retenções na fonte e seu efetivo recolhimento. Não se trata mais de cumprir prazo, mas de assumir ainda mais riscos: o tomador dos serviços (no caso, os condomínios) é também responsável pela retenção, quando houver. Todas são claramente definidas pela legislação e normatizadas pela Receita Federal. 

De tal forma que um simples pagamento de conta requer uma análise prévia no âmbito tributário e, claro, isso deve ser feito somente por pessoas ou empresas devidamente capacitadas.

Para os moradores, muitas atividades parecem simplesmente operacionais, como a administração de pessoal e de recursos humanos. Aos olhos do leigo, trata-se apenas do pagamento de salários, vales e demais benefícios de cada funcionário.

Muitos desconhecem, entretanto, as diversas normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho, a exigência da realização de exames médicos periódicos, as relações mensalmente encaminhadas aos órgãos competentes, além das diversas declarações anuais que os condomínios estão sujeitos como se empresas fossem.

Isso tudo sem deixar de mencionar a necessidade do correto registro e conservação desses dados permanentemente para eventual comprovação de valores caso sejam posteriormente postos à prova em qualquer instância. Tais atividades burocráticas exigem precisão e cumprimento rigoroso de prazos.

A responsabilidade ao assumir esse rol de obrigações financeiras, tributárias e fiscais é enorme, mas o trabalho não para por aí. O fator segurança, que hoje tanto aflige os moradores de condomínios, também faz parte das tarefas desenvolvidas pelas administradoras condominiais.

A preocupação com a proteção de um condomínio tem início no momento em que a seleção e contratação de seus funcionários, avaliando a experiência e checando rigorosamente os dados e referências de cada um é realizada.

A relação e seleção de fornecedores dos mais diversos serviços e o comprometimento com o bom atendimento em face da escala que conseguem devido ao maior número de clientes é outra tarefa que, se bem executada pela empresa contratada, reverte em benefícios para todos os moradores.

Se a pergunta que dá o título ao artigo já não foi respondida, deve ser registrado que há ainda outras importantes funções desempenhadas pelas empresas de administração. As contas pagas compõem uma minuciosa previsão orçamentária elaborada e mensalmente acompanhada para se evitar ou corrigir distorções. É o representante da administradora, na qualidade de preposto do síndico, que irá detalhar as contas na assembleia geral especialmente convocada para tal fim.

Dessa forma, exerce o gerenciamento financeiro do edifício fazendo o acompanhamento e direcionamento dos gastos, recebimentos e eventuais devedores. E, nesses casos de inadimplência, caberá aos advogados da empresa fazer as devidas cobranças amigável ou judicialmente.

Esses mesmos profissionais também têm a função de analisar os contratos de serviços ou obras na busca da garantia de que cláusulas leoninas não prejudiquem o condomínio, efetuar as advertências, notificações e outras que surgirem para validar os efeitos desejados, além de avaliar e orientar os síndicos em demais situações onde os condomínios possam se envolver como autor ou  réu.

Com a adição dessas atribuições, a administradora torna-se o norte do corpo diretivo para uma correta tomada de decisões nas mais variadas questões relacionadas ao cotidiano da comunidade.

A experiência e o profissionalismo que as empresas oferecem para o difícil trabalho de administração de um condomínio as tornam quase que indispensáveis nessa função. A sua inexistência, substituída por “voluntários” ou “não especialistas” sob pretexto de economia, pode gerar uma posterior despesa de muito maior monta originada por multas e ações trabalhistas que às vezes levam anos para surgir e outros tantos para serem pagas.

A gama de responsabilidades tornou essa atividade profissionalizada e preparada em especial para eliminar ou minimizar as responsabilidades dos síndicos nas diversas ações e decisões que devem tomar no exercício das funções para a qual foram eleitos ou contratados. As transformou, sim, indispensáveis para a vida condominial.

(*) Gabriel Karpat, economista (PUC-SP), mediação e arbitragem (FGV), especialista em condomínios, autor de livros e diretor da GK administração de Bens