Planejamento para o último trimestre do ano
A partir de outubro é importante organizar as contas e a gestão do condomínio para evitar supresas no final do ano
Outubro oficializa a chegada do final do ano. É o primeiro mês do último trimestre. E parece que esse é o mais cheio de tarefas - e o que passa mais depressa.
Como ninguém gosta de ser pego de surpresa, o SíndicoNet dá o caminho para não haver problemas nem final do ano e nem no começo do ano que vem.
Orçamento
O orçamento é um item que deve ser analisado cuidadosamente. Apesar de muitos condomínios diluírem custos importantes de final de ano, como dissídio dos funcionários e décimo terceiro salário, pode ser que o montante guardado para esse fim tenha sido gasto com um imprevisto ao longo do ano.
Por isso, é de suma importância que se faça uma análise minuciosa do que se tem em caixa e dos custos enfrentados até dezembro.
Além dos já citados dissídio dos funcionários -nas áreas onde o reajuste ainda não foi aplicado- e do décimo terceiro salário, deve-se também considerar gastos com uma possível decoração natalina, além de alguma gratificação para funcionários e/ou fornecedores.
Caso o que esteja guardado não seja suficiente para cobrir os gastos, o ideal é convocar uma assembleia para aprovação de um rateio extra até dezembro. Dessa forma, o valor acrescido na taxa mensal é diluído e, assim, evita-se uma possível inadimplência. E como a inadimplência em janeiro costuma aumentar, uma forma de tentar contornar a situação é programar a emissão do boleto de cobrança de janeiro para até o dia 12 ou 13 de dezembro. Assim, o condômino já pode pagar a sua taxa antes de viajar no final do ano.
Ainda no tópico orçamento, dependendo do perfil do condomínio, deve-se provisionar dinheiro para gastos extras em dezembro e janeiro, como monitores para entreter as crianças em férias ou um reforço na segurança, caso o local fique muito vazio ou extremamente movimentado no período.
Previsão e aprovação de contas
A assembleia de aprovação de contas do ano e previsão orçamentária é feita geralmente ou no final ou no começo do ano. Por isso, o quanto antes o síndico começar a preparação para a reunião, melhor.
O ideal é que o conselho acompanhe os gastos do condomínio mensalmente. Caso isso não esteja ocorrendo, uma reunião do grupo o mais breve possível permite que qualquer dúvida seja sanada com antecedência, evitando dúvidas e problemas de última hora.
Documentação
É até o fim de março que o condomínio tem para relacionar todos os documentos e guias para a entrega da Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e da Rais (Relação Anual de Informações Sociais), além do Informe de Rendimentos de funcionários e outros colaboradores.
- Saiba quais documentos são necessários para a entrega da Dirf
- Saiba quais documentos são necessários para a entrega da Rais
Portanto, vale perguntar à administradora se está tudo em dia. Assim, caso algum documento ou guia esteja em falta, é possível providenciá-lo com antecedência, evitando um corre-corre de última hora.
Caso tenha havido troca de síndico ou de administradora no último ano, é importante saber se os dados estão em dia na Receita Federal. Também deve-se averiguar se o síndico antigo entregou toda a documentação necessária.
- Veja aqui os procedimentos e documentos necessários para troca de síndico ou administradora
- Veja aqui como deixar os dados do síndico em dia com a Receita Federal
Operacional
Além da parte burocrática, o condomínio também precisa estar fisicamente adequado para o final do ano.
Áreas sociais como a piscina e o salão de jogos devem estar prontos para uso intensivo durante o período. Portanto, uma manutenção preventiva nos locais agora é fundamental. Se houver muitas crianças, contratar uma equipe de monitoria pode ser interessante. Para não pagar mais caro, o ideal é começar a procurar desde já o prestador de serviço.
- Consulte aqui assessorias esportivas para Condomínios em SP
- Consulte aqui assessorias esportivas para Condomínios no RJ
Também vale investigar como estão os jardins do condomínio, caso esteja prevista decoração natalina.
Se o empreendimento for de veraneio, ou se houver grande acréscimo de circulação no período de final e começo de ano, é importante contar com toda a equipe do condomínio – principalmente com o zelador, imprescindível nessa época em que seus serviços são tão demandados. Por isso férias nesse período não são recomendadas.
Também é importante checar se itens como a dedetização e a caixa d`água estão em dia, e caso não estejam, providenciar a manutenção antes de dezembro. Assim, com a chegada do verão o condomínio estará em plena condição de uso.
Veja aqui a agenda completa de atividades para o ano todo
Campanhas
Há também um trabalho a ser feito junto aos moradores e funcionários. Com a chegada da estação quente, vem também o uso mais intensivo de água. Programar campanhas educativas para esses públicos colabora com a diminuição da conta e com o meio ambiente.
Além disso, há a preocupação com a segurança no local durante o período de Natal e Ano Novo. O síndico pode ajudar os moradores reforçando comportamentos seguros com o uso de cartazes e conversando com os funcionários.
- Veja aqui cartaz sobre Segurança em Condomínios
- Veja aqui cartaz sobre Segurança no período de férias
Colaboraram nesta matéria: Marcia Romão, gerente de relacionamento com o cliente da Lello, Marcelo Borba, gerente de condomínios da Auxiliadora Predial, Nilton Savieto, síndico profissional e consultor SíndicoNet e Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter