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Coluna: De Olho no Mercado

Sistema interno próprio da administradora

Saiba como o uso da tecnologia pode otimizar processos internos e fazer a diferença no atendimento a síndicos

Por Mariana Ribeiro Desimone - 08/06/18 07:03
Atualizado há 5 meses por Mariana Ribeiro Desimone
Saiba como o uso da tecnologia pode otimizar processos internos e fazer a diferença no atendimento a síndicos

O que caracteriza hoje um bom serviço da administradora de condomínios? Bom atendimento para os clientes, cuidado com prazos de pagamentos, relacionamento atencioso com o síndico são alguns atributos, certo?

Isso, porém, é o que é possível ver de fora da empresa. Mas para atender a todas as demandas do condomínio, é preciso também que o parceiro em questão tenha processos internos cada vez mais alinhados com a velocidade da informação do tempo em que vivemos.

Pensando nisso, a administradora paulistana Habitacional desenvolveu seu próprio sistema interno para o acompanhamento do trabalho dos seus colaboradores. O objetivo era  impactasr positivamente não apenas na entrega da pasta mensal do condomínio, mas na própria gestão das contas dos seus clientes.

“Foi a forma que encontramos de nos mantermos atualizados com nossos clientes, trabalhando de forma transparente e em sincronia com os gerentes daqui e os síndicos”, explica Fernando Fornícola, diretor da empresa.

Veja abaixo como o sistema próprio da empresa impacta na prestação de serviços:

Rapidez na prestação de contas 

Com um produto desenhado pela própria empresa, em parceria com uma desenvolvedora de software, a Habitacional conseguiu diminuir em até duas semanas o tempo de entrega da sua pasta mensal.

“Consigo ver, em uma tela, o status das pastas de todos os clientes. Dessa forma, acompanhamos aqueles condomínios que porventura estejam com algum problema e como solucioná-lo da melhor forma possível”, explica Fernando.

Isso porque entregar a pasta sem atrasos é uma prioridade para os clientes.

“É muito ruim para os clientes receberem a pasta de maio apenas no começo de julho”, exemplifica ele. 

Gestão e monitoramento dos pagamentos

Além disso, o sistema integrou todos os processos de pagamento dos clientes. Por exemplo: caso uma conta ultrapasse 20% do orçamento mensal do condomínio, a mesma deve ser aprovada pelo síndico e por um gerente da conta e seu superior.

Dependendo do valor, além da aprovação do gerente, a mesma passa pela anuência de um dos diretores da empresa.

O sistema também avisa quando há contas em aberto, ações judiciais correndo, e se o condomínio não terá saldo para arcar com todas as despesas até o final do mês.

“Tudo funciona de forma a avisar os envolvidos na hora certa, e também para otimizar o trabalho dos gerentes das contas”, aponta Fernando.

Dessa maneira, é possível monitorar o orçamento anual aprovado na assembleia de perto para garantir que o mesmo atenda às despesas do condomínio - e alertando sobre possíveis inconsistências, como um gasto muito maior que o esperado em um mês, por exemplo.

Mais segurança no controle dos gastos

Caso um fornecedor que não seja cadastrado no condomínio emita uma nota fiscal, um aviso especial é gerado para o gerente da conta.

“Cada empreendimento tem seu próprio parâmetro já registrado, o que ajuda a agilizar a liberação de pagamentos, por exemplo. Isso era algo que não encontrávamos em outras soluções disponíveis no mercado”, analisa ele. 

Pagamentos duplicados para o mesmo período e mesmo condomínio também precisam de autorização para serem efetuados, evitando assim a necessidade de cancelamentos futuros.

"Esse controle integra nosso protocolo de segurança e é parte integrante da nossa política de governança", explica Marcio Bagnato, diretor comercial da empresa

Esocial

A nova plataforma do governo que irá integrar diversas informações sobre os funcionários dos condomínios também não deve ser um entrave.

“Com o sistema ficou bem mais simples gerir dados como plano de saúde, faltas, férias, fundo de garantia, licenças”, exemplifica Fernando.

Auto-atendimento é o futuro

Marcio apontou que a tendência das empresas administradoras de condomínio apostarem em auto-atendimento para os seus clientes também deve perdurar.

“O morador conseguir uma segunda via de boleto no portal, acompanhar as contas do condomínio, não é mais diferencial. O desafio, agora, para as administradoras, é se organizar internamente para oferecer um serviço cada vez mais ágil e transparente para seus clientes.”, pesa ele.

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