Troca de síndico ou administradora de condomínio
Documentos e procedimentos necessários para trocas de gestão
O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.
Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check-list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.
Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.
Administradora
DOCUMENTOS
Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:
- Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
- Benefícios Trabalhistas e Tributos;
- Comprovantes de Pagamentos de Contas;
- Circulares entregues;
- Cartas de comunicação;
- Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
- Livro de Atas;
- Cartão do CNPJ;
- Convenção Condominial e Especificação;
- Relatório da Última Emissão de Boletos;
- Livro de Registro de Empregados e Balancetes
PROCEDIMENTOS
- Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
- Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
- Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
- A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
- De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".
- Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.
- Saiba mais sobre a gestão da documentação do condomínio
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Síndico
DOCUMENTOS
Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade -tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo.
Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio.
Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:
- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Folhas de Ponto de Funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
- Contratos(manutenção etc);
- Pastas de Prestações de Contas;
- Planilhas de Orçamentos;
- Plantas do Condomínio;
- Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
CERTIDÕES
Um dos pontos principais são as certidões que o novo síndico deve tirar para ficar a par da situação do condomínio. Veja quais são abaixo. Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para lhe ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.
Trabalhistas:
- Certidão INSS: para saber se há pendência do condomínio sobre o INSS
- Certidão FGTS: para saber se há pendências do condomínio em relação ao FGTS
- Ações trabalhistas: pesquisa no site do TRT dependendo do estado – cada estado tem o seu
Ações cíveis/criminais:
Entrar no site do TJ do seu estado, e entrar em todos os fóruns para investigar a situação do seu condomínio Na sua prefeitura, verificar os seguintes pontos:
- AVCB - prefeitura
- Habite-se/auto e conclusão - prefeitura
- RIA dos elevadores - prefeitura
PROCEDIMENTOS:
- É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
- Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.
- Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
- Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.
- Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má-fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia.
- A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior
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Fontes consultadas: Mayb Ferreira - Síndica ; Dr. Daphnis Citti de Lauro - Advogado Especialista em Condomínios ; Hubert Gebara - Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet
