Previsão orçamentária
Base para a saúde e vida do condomínio
Por Gabriel Karpat* 
A elaboração da previsão orçamentária atende não somente uma exigência legal, como também representa a base para a saúde e vida do condomínio.
Esse cuidado é de fundamental importância, uma vez que os condomínios não geram receitas. Alguns, excepcionalmente, recebem importâncias pela locação de espaços comuns, mas tal arrecadação não atende integralmente o custeio de sua manutenção. A maior parte da verba que garantirá os diversos compromissos e melhoramentos condominiais depende principalmente do pagamento das cotas condominiais efetuadas pelos proprietários das unidades.
A arrecadação deve ser sempre baseada na previsão orçamentária, anualmente apresentada pelo síndico e corpo diretivo e aprovada em assembleia geral. Para facilitar a aprovação dos valores apresentados nessas ocasiões, é importante que tanto o critério adotado quanto o detalhamento das despesas sejam claramente definidos. Em muitos casos, a ausência de uma clara demonstração da destinação dos recursos impede a aprovação total ou parcial de uma eventual proposta de aumento na cota condominial, mesmo que a mesma seja realmente necessária. O desafio dos administradores está, justamente, em como tornar a previsão orçamentária mais transparente, compreensível e, acima de tudo, confiável.
Inicialmente, é essencial ter como referência a composição das despesas dos últimos doze meses para que seja possível identificar o período em que as mesmas aconteceram. Importante também salientar que não se deve considerar a média de cada despesa, sob risco de acarretar distorções. Deve-se, sim, considerar a última ocorrência, salvo distorção devido a algum imprevisto. Se houve um vazamento, por exemplo, a conta de água daquele mês será de valor superior ao cobrado em outros meses. E assim acontece com os demais itens da previsão.
Faz-se necessário ressaltar também que a parte de pessoal e encargos leva a fatia maior do bolo orçamentário, normalmente mais de 50% do total. Por essa razão, inclusive, é importante observar o quadro de horários e escalas de folgas dos funcionários, para que não acarretem despesas desnecessárias. Em muitas ocasiões, um funcionário a mais compõe melhor o quadro e reduz as despesas pagas com acréscimos como folgas não gozadas e horas extras.
Uma vez identificadas e lançadas as despesas fixas, de igual importância é calcular as despesas sazonais, ou seja, aquelas que acontecem apenas em determinado período do exercício. Como exemplo, figuram despesas de limpezas de caixas d’água, recarga de extintores, férias, 13º salários e outros, que podem ser distribuídos ao longo do ano ao invés de serem cobrados isoladamente. Há, ainda, que se ter cuidado especial com condôminos considerados inadimplentes habituais ou devedores contumazes, cuja cobrança dependerá da velocidade do judiciário. À cobrança deles deve-se acrescentar as importâncias que caberá a essas unidades. Caso contrário, a arrecadação se tornará insuficiente para fazer as despesas correntes do mês.
Outros tipos de despesa, que não de manutenção, também fazem parte da vida condominial. Para evitar a deterioração de seus bens, áreas e edificação, diversas obras são programadas ao longo dos anos. As verbas a serem destinadas para tais atividades são aprovadas separadamente das despesas ordinárias, pois, se não necessárias, mesmo sendo úteis ao condomínio, dependerão da aprovação de quórum especifico, conforme consta no artigo1341 do Código Civil.
A palavra economia deve sim fazer parte da previsão orçamentária, mas com o cuidado e entendimento de que economizar com o simples objetivo de reduzir despesas com manutenção e conservação dos equipamentos não é o mais indicado. A manutenção preventiva tem como resultado a garantia da vida útil dos equipamentos e, na falta desse procedimento, a pretexto de redução de custos, os equipamentos podem ter diminuída a sua utilização satisfatória, antecipando a necessidade de substituição, o que faria gerar, consequentemente, mais gastos ao condomínio.
Ainda que se elabore corretamente a previsão orçamentária do condomínio, é necessário que se criem mecanismos de controles periódicos que revelem de imediato as eventuais distorções. É desgastante, após um determinado período, voltar em uma assembleia para propor uma arrecadação extraordinária para cobrir uma distorção ocorrida meses atrás. Para evitar esse tipo de situação, deve-se, mensalmente, acompanhar o previsto e o realizado, de tal forma que a sinalização de um aporte ocorra de imediato.
Ao tomar tais cuidados, não só o atendimento a real necessidade da gestão eficaz é garantido, como também síndico e condôminos poderão voltar suas atenções para as atividades que tornem mais aprazível a sua convivência na edificação e em suas áreas comuns.
Provável composição de uma previsão orçamentária padrão (em %)
(*) Gabriel Karpat, economista (PUC-SP), mediação e arbitragem (FGV), especialista em condomínios, autor de livros e diretor da GK administração de Bens