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Gabriel Karpat

Previsão orçamentária

Saiba quais cuidados tomar ao fazer a projeção em tempos de crise

* Gabriel Karpat

Anualmente, por exigência do Código Civil, o síndico deve submeter suas contas do período anterior para aprovação de uma assembleia. É quando também terá de aprovar a previsão orçamentária para o exercício seguinte.

A tarefa seria relativamente simples para um condomínio que tem seu histórico de gastos planilhado e as contas mensalmente demonstradas. Simples, se não fosse a atual época, onde em cada empreendimento existem membros de família desempregados ou com renda reduzida devido aos sucessivos aumentos nos gastos pessoais, com luz, água, plano de saúde, dentre outros. 

Tal cenário pode transformar uma breve e simples assembleia de aprovação de contas em um desafio. Afinal, se esses mesmos moradores que compõem a comunidade condominial estarão presentes na reunião onde se discutirá os valores apresentados, como ignorar a situação de cada um deles?

É com sensibilidade diante dessa nova realidade econômica que o síndico e membros do corpo diretivo deverão elaborar a nova proposta orçamentária. Deve haver extrema cautela e preocupação com o poder aquisitivo de cada morador que integra o condomínio.

Nesse sentido, o primeiro exercício é rever os gastos analisando a sua composição, eliminando os desperdícios e despesas consideradas desnecessárias.

Tal qual se fez durante o ápice da crise hídrica, com programas de redução no consumo nas contas de luz e água com exercícios de economia e racionalização e que contou com a participação e mobilização de todos os moradores.

A correta manutenção não deve ser abandonada. Não se caracteriza como boa medida a eliminação de contratos que preventivamente cuidam de equipamentos e áreas comuns do condomínio. Entretanto, é compreensível e até recomendável buscar a renegociação de contratos firmados no passado e corrigidos por índices que hoje são incompatíveis. Os acordos devem ser claros, com critério razoável e dentro dos padrões comerciais que mantenham a capacidade financeira e operacional desses prestadores.

Feita a revisão, o passo seguinte e não menos importante é avaliar a folha de pagamento de funcionários orgânicos. É fundamental conferir o quadro de funcionários, a carga horária, a escala de folgas bem como se os colaboradores exercem cumulativamente outras funções, o que acarreta acréscimo de 20% nos respectivos salários.

É válido ressaltar que, em São Paulo, por exemplo, horas extras acrescem 50% na hora adicional e a folga trabalhada acresce em 100%. Não se trata de desconsiderar situações emergenciais ou suprir férias ou demissões, mas, na verificação de um período mais longo, é preciso constatar se esses acréscimos são constantes. Caso sejam, é necessário fazer uma revisão.

Criteriosamente, rever a escala de horário é imprescindível e, se for o caso, suprimir as horas desnecessárias, dentro do que determina a CLT, com o pagamento das indenizações devidas. Lembre-se que salários e encargos compõem média de 50% a 60% do total das despesas ordinárias dos condomínios.

A terceirização da mão de obra não isenta a revisão da necessidade do quadro existente. Os postos contratados compõem o cálculo desses gastos com as empresas contratadas, quer seja portaria, limpeza, jardinagem ou outra atividade.

No que diz respeito aos investimentos com melhorias, estes devem ser cuidadosamente discutidos com todos os condôminos. Caso não sejam necessários ou urgentes, podem ser reduzidos ou até temporariamente suspensos.

Ainda que todos esses cuidados sejam tomados, o aumento proposto pode parecer excessivo. Caberá, então, ao síndico e corpo diretivo proceder com cautela ainda maior.

Uma alternativa é fatiar os aumentos programados. O dissidio coletivo da categoria, por exemplo, em São Paulo, ocorre em outubro de cada ano. Pode-se, então, programar esse aumento a partir de novembro, quando incide o desembolso. Assim, os valores pagos serão menores nos primeiros meses.

Igualmente pode-se programar o escalonamento do aumento de acordo com a incidência do reajuste dos maiores contratos, tais como elevadores, revisão do AVCB e seguro, dentre outros.

Outra estratégia está ligada aos componentes da edificação. Se, por um lado, não se deve abandonar os gastos necessários com a correta e necessária manutenção dos componentes considerando seu envelhecimento e obsolescência, por outro, jamais se deve ignorar a possibilidade de se fazer pequenas economias nos diversos itens que os constituem.

Vale lembrar que uma pequena redução num componente da previsão, ainda que mensalmente não signifique um grande valor, no cômputo anual torna-se representativo.

Isso sem considerar que é uma economia em escala, trazendo reduções permanentes para os próximos exercícios.

Assim, todas as despesas que compõem os gastos mensais, por menores que sejam, devem ser minuciosamente analisadas.

A previsão não deve ignorar ainda outras estratégias importantes: ter em mente uma pequena margem de erro, considerando a imprevisibilidade, bem como considerar a inadimplência histórica, uma vez que o não pagamento de algumas cotas dentro de seu vencimento prejudica o fluxo de caixa necessário para o pagamento pontual das obrigações.

E, principalmente, sempre comparar valor orçado com valor gasto.                                          

Esses comparativos permitem correções para o futuro com distorções que possam ter sido causadas por fatores diversos durante o exercício findo. Demonstrados de forma clara, contribuem para que as reuniões sejam transparentes e objetivas, pois as informações e propostas são mais facilmente compreendidas por todos.

Nada impede também, que antes da realização da assembleia que analisará a proposta, condôminos sejam convidados para previamente discutir o orçamento antes de sua finalização.

Essas prévias darão o norte para os gestores das possibilidades da aprovação das estimativas e identificação antecipada das sugestões e eventuais obstáculos que poderão surgir.

A realização dessas reuniões informais minimiza as dificuldades e facilita maior diálogo, o que muitas vezes não é possível durante a realização da assembleia geral.

* Gabriel Karpat é diretor da GK Administração de Bens e coordenador do curso de síndicos profissionais da Gabor RH – diretoria@gk.com.br

 

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