Raio-X da administração condominial

Gerir um condomínio, você já sabe, equivale a gerir uma empresa de pequeno, médio ou grande porte, dependendo do tamanho do condomínio e suas demandas.

Para ajudar o síndico com todas as necessidades administrativas do condomínio, fizemos um RAIO-X de cinco grandes áreas do condomínio: Financeira, Administrativa, Operacional, Recursos humanos e Jurídica. 

“Conhecer bem o funcionamento da parte administrativa do condomínio não pode ser menosprezado pelo síndico. Ele deve entender bem todas as áreas para poder cobrar corretamente da administradora”, argumenta Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter.

Área financeira do condomínio

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

• O QUE É: A previsão orçamentária é o coração das contas do condomínio. É aqui que o síndico - com o apoio da administradora, se tiver - planeja como será gasto o dinheiro arrecadado e qual deverá ser a cota do no condomínio para os próximos 12 meses. Deve ser feita com base nos gastos do ano anterior e também levar em conta itens como: inflação do período, inadimplência do condomínio, dissídio dos funcionários, férias e décimo terceiro, e contratos a serem negociados. Além disso tudo, também deve permitir uma folguinha, para que o pagamento das contas não fique apertado.
• APROVAÇÃO: Feito isso, a previsão deve ser apresentada em assembleia e aprovada pela maioria dos presentes.
• DICA: Para fazer uma boa previsão orçamentária é fundamental conhecer bem o perfil do empreendimento. Saber quais serviços são indispensáveis, e onde é possível economizar. Também vale pensar em pontos como se algum funcionário será mandado embora no período, projetar a inflação do ano e levar em conta a inadimplência do local.
• Saiba mais sobre a previsão orçamentária

BALANCETE

• O QUE É: Trata-se de um demonstrativo financeiro resumido do condomínio e o principal meio para o síndico, conselho e condôminos acompanharem a gestão das contas do empreendimento. Nele, as despesas e receitas são apresentadas e agrupadas em categorias (plano de contas). Deve constar também saldos atuais e anteriores do fundo de reserva ou outros fundos (se tiver), conta corrente, aplicações, etc.; Números e saldos da inadimplência (não deve mostrar os nomes de inadimplentes)
• TRANSPARÊNCIA: Por isso, os balancetes são tão importantes e estratégicos para dar transparência à gestão do síndico e da administradora. Um bom balancete deve ser de fácil leitura, bem estruturado (plano de contas) e acessível a todos por internet, no portal do condomínio ou site da administradora, na pasta de prestação de contas e também, de forma simplificada, no boleto de pagamento da cota condominial.
• QUEM FAZ: geralmente são desenvolvidos e disponibilizados pela administradora do condomínio ou diretamente pelo sistema de gestão do condomínio.
• DICA: Uma forma de checar as contas do condomínio é comparar o que está no balancete com o extrato bancário

PASTA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

• O QUE É: A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial boa e transparente. É ali que está toda a movimentação financeira do condomínio e documentação comprobatória do que foi feito, como notas fiscais do mês, o que foi pago, o que foi recebido, o que foi acordado entre o condomínio e um inadimplente, possíveis ações judiciais, etc.
• TRANSPARÊNCIA: É realmente um raio-x do que a gestão executou em um mês e um ótimo recurso para o síndico e conselheiros acompanharem de forma mais aprofundada a transparência da gestão afim de evitar fraudes e desvios.
• FORMATO: A pasta pode ser tanto física, com os documentos originais anexados, ou virtual, como já tem acontecido em diversas administradoras.
• Saiba mais sobre Prestação de contas
• Saiba mais sobre Pasta de prestação de contas

Área Administrativa do condomínio

OBRIGAÇÕES

• IMPORTÂNCIA: A gestão de condomínios vem se tornando cada dia mais complexa. Todo ano são aprovadas novas Leis, surgem novas regulamentações, a burocracia não pára de aumentar, os prazos mudam, etc. etc., e com isso a responsabilidade do síndico aumenta proporcionalmente. Veja abaixo as principais obrigações do condomínio:
• ENCARGOS: o condomínio deve pagar contribuições como PIS/COFINS, CSLL, ISS e INSS sobre funcionários e contratação de fornecedores. É muito importante que o síndcio verifique se esses pagamentos realmente estão sendo feitos Saiba mais sobre todos os encargos do condomínio
• INSS DO SÍNDICO: se houver remuneração ou isenção para o síndico, o condomínio deve recolher 20% do valor referente ao INSS. Saiba mais
• IMPOSTO DE RENDA: o condomínio não paga e nem declara imposto de renda. Deve, apenas, reter na fonte e declarar, todo ano, o imposto de renda retido de seus funcionários. Se o síndico é isento ou remunerado, deve declarar esse benefício no seu imposto de renda, assim como os condôminos devem declarar caso haja ganhos com a locação de áreas comuns ou para antenas de operadoras, por exemplo. Saiba mais sobre imposto de renda em condomínios
• CERTIFICAÇÃO DIGITAL: é uma obrigatoriedade desde 2012 para síndicos. Apenas com ela é possível acessar o canal "Conectividade Social"da Caixa Econômica Federal e, assim, manter em dia informações referentes aos funcionários do condomínio. O SíndicoNet oferece 20% de desconto na emissão de certtificados para síndicos. Saiba mais sobre certificação digital para condomínios
• E-SOCIAL: é um canal que irá integrar o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho. Deve entrar em vigor e se tornar obrigatório para condomínios a partir de julho de 2018 para todos os empregadores do país
• NORMAS REGULAMENTADORAS: O condomínio tem uma gama de NRs para seguir, que atestam que há condições de trabalho e segurança e saúde para quem trabalha no local, como NR5 - CIPA, NR06 -EPI, NR07 - PCMSO, NR09, NR 10, NR 23. Saiba mais sobre as Normas Regulamentadoras em condomínios
• AVCB e BRIGADA DE INCÊNDIO: O prazo do AVCB - Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros varia de acordo com a aprovação do Corpo de Bombeiros. Normalmente costuma ser de 3 anos para condomínios residenciais e 2 anos para condomínios comerciais, mas pode variar dependendo do estado. Saiba mais sobre AVCB. Há também obrigações quanto ao treinamento de brigada de Incêndio e manutenção dos equipamentos contra incêndio.
• SEGURO: O seguro do condomínio é de extrema importância e sua contratação é obrigatória por lei, segundo artigo 1.346 do Código Civil. Ele dá a segurança de que mesmo quando algo der errado, o prejuízo será o menor possível. Veja aqui um guia sobre seguro do condomínio
• Veja aqui uma lista com as principais obrigações do condomínio
• Veja aqui um checklist de encargos e impostos do condomínio

DADOS E DOCUMENTAÇÃO

• CONDÔMINOS: Ter os dados cadastrais dos condôminos em dia é uma tarefa árdua, porém fundamental, de todo condomínio. Só assim a administração consegue agir com segurança e de forma correta ao realizar cobranças, enviar notificações, protestar inadimplentes, etc.
• PLANTAS: também é importante que o condomínio tenha cópias das suas plantas elétricas, hidráulicas, das unidades, vagas na garagem e áreas comuns. 
• REFORMAS: além da documentação de todas as reformas feitas nas áreas comuns, também é muito importante ter o plano de obra e ARTs das reformas realizdas nas unidades, principalmente após a NBR 16.280.
• FUNCIONÁRIOS: Ter um cadastro dos funcionários também é fundamental, sejam eles próprios ou terceirizados. 
• DOCUMENTOS: Confira aqui uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados

ASSEMBLEIAS

• O QUE É: Em condomínio, praticamente tudo é decidido a partir das assembleias. Nesses encontros, a comunidade se junta para decidir a aprovação de contas, a necessidade de uma obra, e até quem será o próximo síndico do local. Vale ressaltar que as decisões conferidas em assembleia não podem contrariar a legislação. Saiba mais sobre os limites da assembleia
• CONVOCAÇÃO: São convocadas conforme as regras da convenção do local. Todos os condôminos devem ser convocados, deve-se contar com uma pauta, de forma que os participantes conheçam, antecipadamente, os temas que serão discutidos no encontro. Saiba sobre a convocação de assembleias
• QUÓRUNS: Segundo a legislação, todas as votações devem respeitar um quórum determinado. Veja aqui a tabela de quóruns em assembleias de condomínios
• ATA: Após o fim do encontro, deve-se fazer uma ata sobre o que foi decidido na assembleia. Veja aqui como deve ser a ata assemblear.
• DICA: Para votações mais complexas, é recomendável antecipar o assunto aos condôminos - no portal do condomínio, por exemplo - a fim de promover um debate pévio e afinar a discussão para tornar a assembleia mais objetiva.
• Saiba mais nesse Guia SíndicoNet sobre Assembleias de Condomínios

COMPRAS

• O QUE É: O processo de cotação e compra de produtos e serviços para condomínios merece atenção. Se realizado com critérios e regras claras, ajuda a evitar desperdícios, gastos excessivos e desgastes para o síndico.
• REGRA: É sempre importante que haja pelo menos três orçamentos para qualquer serviço ou item que o condomínio precise. Porém, se for algo que custe mais do que R$ 10 mil, pode valer a pena orçar com mais empresa.
• CUIDADOS: Usar unicamente o criério de preço, principalmente ao cotar e contratar serviços, é um dos principais erros dos condomínios. Quase sempre, "o barato sai caro". Veja aqui como realizar cotações para o condomínio com segurança e eficiência
• DICA: Use a planilha de comparação de orçamentos SíndicoNet
• ADMINISTRADORA: A administradora geralmente ajuda não apenas com os orçamentos, mas também com a análise e comparação dos mesmos. A empresa também pode ajudar a analisar o contrato, para que se tenha certeza de que o documento formaliza o que havia sido combinado previamente. 
• OBRAS DE GRANDE PORTE: Contratação de obras de grande porte merece atenção e deve-se tomar cuidado com o quórum correto para aprovação da mesma. Geralmente, também exigem um acompanhamento especial. Saiba mais sobre gestão e aprovação de obras de grande porte
• CONTRATOS VIGENTES: Saber o quanto vale o serviço prestado ao condomínio é fundamental. Só assim é possível saber se o que se paga é justo - ou se há margem para negociar com o fornecedor em questão.

GESTÃO E CONTAS A PAGAR

• MALOTES: Em condomínios, apesar de os documentos estarem cada vez mais digitalizados atualmente, o envio e recebimento de malotes com notas fiscais, recibos de fornecedores e outros documentos ainda é constante. A administradora é uma grande aliada do síndico para cuidar de todos os trâmites e logísticas relacionados a isso. 
• CONTAS A PAGAR: Gerir o pagamento de contas e fornecedores também é um papel que pode ser gerenciado pela administradora.
• GESTÃO: Um bom sistema de gestão condominial é essencial para realizar o controle de todos os gastos, receitas, contas a pagar, obrigações, etc. Além disso, é fundamental para gerar transparência à gestão do síndico e da administradora. Veja aqui empresas que disponibilizam esse tipo de sistema

Área operacional do condomínio

MANUTENÇÃO

• LEGISLAÇÃO: Cuidar bem das áreas comuns do condomínio é algo tão importante que está descrito no Código Civil como uma das atribuições do síndico, como se lê no art. 1.348: V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
• IMPORTÂNCIA: Vale lembrar que é através de uma boa manutenção que o empreendimento fica valorizado e seguro, uma das principais exigências atuais dos condôminos que elegem o síndico.
• INSPEÇÃO: O primeiro passo de uma boa manutenção é realizar periódicamente uma inspeção predial. Isso pode ser feito de uma maneira mais informal e rotineira pelo zelador (veja esse modelo de roteiro) e, sempre que necessário, por um especialista, de forma mais técnica e formal. É através dessa inspeção que o síndico conseguirá fazer um mapeamento das demandas e planejar uma programação de manutenção preventiva.
• PREVENÇÃO: Manutenção preventiva é sempre a melhor e mais barata opção quando comparada à manutenção corretiva.
• ZELADOR: O zelador deve ser um grande aliado do síndico, auxiliando-o a gerenciar as demandas e aplicar a programação de manutenção preventiva.
• RISCO DE VIDA: As áreas mais críticas da manutenção condominial são aquelas que geram risco à vida dos moradores, como: elevadores, instalações de gás, playgrounds, para-raios, AVCB, equipamentos de segurança, instalações elétricas, obras e reformas nas unidades e áreas comuns, etc. 
• NORMAS: A manutenção do condomínio também exige atenção ao cumprimento das Normas Regulamentadoras relacionadas a diversos equipamentos e áreas do condomínio. 
• CLÁUSULAS DE SLA: Para contratos de manutenção, é sempre válido exigir cláusulas de SLA (Service Level Agreeement) à empresa contratada. Isso garante, em contrato, os prazos de atendimento em caso de ocorrências.
• VAZAMENTOS: É fundamental que o síndico, com auxílio do zelador, acompanhe de perto as instalações e contas para identificar possíveis vazamentos ou infiltrações que ocasionem desperdício de água e dinheiro. Veja aqui como identificar vazamentos
• ENERGIA: da mesma forma, a atenção deve ser resobrada para também identificar possíveis vazamentos e fugas de energia. Saiba mais sobre instalações elétricas
• SAIBA MAIS: Veja nossa lista de matérias específicas sobre manutenção: AVCB | Dedetização | Elevadores | Extintores | Geradores | Hidráulica | Impermeabilização | Instalações de gás | Instalações elétricas |  Jardinagem | Para-raios | Playgrouds | Pintura fachadas | Piscinas | Poços artesianos | Portaria remota | Portas corta-fogo |  Portões automáticos | Sistemas de segurança

LIMPEZA

• IMPORTÂNCIA: O condomínio estar sempre limpo é algo que valoriza o patrimônio e todos esperam da administração condominial. 
• GERENCIAMENTO: As regras de como a limpeza deve ser feita devem ser passadas pelo zelador para os funcionários de limpeza, em caso de funcionários próprios. Caso sejam terceirizados, o síndico ou zelador explica as necessidades do condomínio para um supervisor e, ele, para o colaborador que ficará no condomínio. Veja um roteiro de limpeza aqui
• CUIDADOS: É fundamental que os profissionais tenham instrumentos de trabalho em bom estado para executar suas funções. O zelador deve sempre cobrar o uso de EPI's quando necessário
• Conheça os melhores horários para cada tipo de limpeza
• Quais as atribuições de um faxineiro?

FUNCIONÁRIOS 

• IMPORTÂNCIA: São os colaboradores quem fazem o condomínio funcionar. Desde abrir o portão até checar por infiltrações no telhado, são eles que mantem o local como aquela coletividade deseja.
• GERENCIAMENTO: Os funcionários devem ter funções e procedimentos claros para seguir. Os mesmos devem ser sempre passados pelo síndico, através do zelador.
• RELACIONAMENTO COM MORADORES: Os condôminos não devem dar ordens ou sugestões diretas aos funcionários. Qualquer crítica ou sugestão deve ser encaminhada ao síndico diretamente. 
• EPI: Normalmente, em condomínios é preciso EPI (Equipamento de Proteção Individual) para faxineiros (luvas, botas e máscaras para evitar contato direto com lixo e produtos químicos de limpeza) e para o funcionário que trata a piscina (o mesmo EPI para evitar contato com produtos químicos)
• TERCEIRIZADOS: No caso de funcionários terceirizados, as obrigações e orientações acima são as mesmas. O que muda é que as orientações são passadas do condomínio para um supervisor da empresa, e desse, para quem trabalha no condomínio.
• ATRIBUIÇÕES: Saiba mais sobre as atribuições do Zelador, Faxineiro, Porteiro, Vigia, Auxiliar de serviços gerais, Gerente predial
• SEGURANÇA: Veja aqui Procedimentos de segurança para zeladores e porteiros.
• COMPORTAMENTO: Veja aqui dicas de postura para zeladores e porteiros

CONDÔMINOS

• COMUNICAÇÃO: Ter uma boa comunicação com os condôminos é parte integrante de uma boa administração. Aposte em comunicados, circulares e na tecnologia. Uma boa ferramenta para o síndico pode ser um portal para o condomínio. 
• CONFLITOS: Conflitos em condomínios são bastante comuns. Muitas vezes podem ser uma parte desafiadora da gestão. Porém, é importante que se saiba que o síndico e a administradora só têm obrigação de entrar no circuito caso seja um problema coletivo. Vídeo explica quando o síndico deve ser chamado
• ANTISSOCIAL: Caso haja um condômino que reiteradamente cause problemas para a coletividade, ele pode ser considerado antissocial. Saiba como agir.
• ATENDIMENTO: É importante que os condôminos saibam como agir e a quem recorrer, sempre. Um canal de comunicação com o síndico, seja portal do condomínio, e-mail, telefone ou whatsApp, assim como um horário de atendimento periódico é sempre muito importante para os moradores. Saiba mais sobre como atender condôminos
• SAIBA MAIS: Veja os nossos materiais sobre convivência em condomínios: Acessibilidade | Alteração de fachadas | Barulho | Cães e Pets | Cartilha de etiqueta | Cigarro | Conflitos e brigas | Crianças | Drogas | Garagens | Idosos | Lixo | Piscinas | Registro de ocorrências | Segurança | Tipos de condôminos | Vazamentos

Recursos Humanos do condomínio

OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS

• LEGISLAÇÃO: Assim como visto mais acima no item sobre encargos, o condomínio não é diferente de nenhum outro empregador do país e deve seguir à risca o que manda a legislação trabalhista.
• REFORMA TRABALHISTA: Com a reforma trabalhista, o condomínio ganhou novas modalidades de contratação e demissão de funcionários, por exemplo.
• ENCARGOS: Um ponto que deve ser acompanhado de perto pela gestão do condomínio é o pagamento dos encargos trabalhistas e previdenciários dos funcionários - sejam eles próprios ou terceirizados. O ideal é que essa checagem seja feita a cada três meses, no máximo
• CUIDADOS: Acompanhar se os funcionários recebem pontualmente, se as horas-extras estão sendo pagas, assim como outros benefícios é essencial. Caso isso não esteja acontecendo, é importante questionar a administradora e/ou a empresa terceirzadora de mão de obra sobre o motivo dos atrasos
• Veja nesse vídeo as mudanças que a Reforma Trabalhista trouxe aos condomínios
• Veja aqui o Guia SíndicoNet sobre questões Trabalhistas em Condomínios

CONTRATAÇÃO E DEMISSÃO

• IMPORTÂNCIA: Os funcionários são a espinha dorsal do condomínio. É preciso muito cuidado na hora de escolher quem irá trabalhar no empreendimento.
• QUEM FAZ: A contratação e demissão de funcionários do condomínio é uma prerrogativa do síndico. É aconselhável que o mesmo, porém, só faça isso sem apoio assemblear caso a decisão não impacte no caixa do condomínio.
• ERROS COMUNS: Não checar antecedentes e referências, fazer o processo com pressa e não contar com a ajuda de um especialista, seja uma administradora ou profissional de recursos humanos são os erros mais comuns. Veja aqui como evitar erros na hora da contratação
• ADMINISTRADORA: Em caso de funcionários próprios, a contratação costuma ser feita pela administradora e referendada pelo síndico - assim como as demissões.
• TERCEIRIZADA: Quando a mão de obra é terceirizada e o síndico não está satisfeito com o trabalho de algum dos colaboradores, ele pode pedir à empresa que coloque outra pessoa na vaga em questão

TERCEIRIZADOS

• O QUE É: Quando o condomínio opta por não ter funcionários próprios, é uma empresa terceirizadora de mão de obra quem provê os colaboradores para o local Saiba mais sobre terceirização no condomínio
• GERENCIAMENTO: A empresa fica responsável pela gestão da mão de obra, desobrigando a síndico a resolver problemas como escala de funcionários, férias, faltas e atrasos.
• CO-RESPONSABILIDADE: A escolha por esse tipo de modalidade, porém, não isenta o síndico, com a ajuda da administradora, de acompanhar de perto o pagamento de encargos trabalhistas, como citado acima. Veja cuidados ao contratar uma empresa do tipo

ESCALAS e FOLHA DE PAGAMENTO

• ESCALA OTIMIZADA: O maior investimento do condomínio, todos os meses, é com seus funcionários. São eles, também, quem cuidam do local. Por isso, é fundamental que os colaboradores sejam bem geridos e os custos otimizados. Um indício de que um bom trabalho está sendo feito é uma boa escala que elimine horas extras desnecessárias. Veja um exemplo de escala de funcionários aqui
• FOLHA DE PAGAMENTO: As principais responsabilidades da área de recursos humanos do condomínio são: Admissão, contratação, gerenciamento e treinamento dos funcionários; Cuidar de demissões quando necessário; Fazer a folha de pagamentos; Cuidar para que a legislação trabalhista e previdenciária seja seguida
• Saiba mais sobre Escala de portaria em condomínios

Área jurídica do condomínio

• IMPORTÂNCIA: Este setor da administraçao condominial envolve o cuidado para que o condomínio esteja sempre dentro da lei, evitando problemas hoje e no futuro. Todas as outras áreas do condomínio devem ter respaldo jurídico em suas ações. Seja na relação com moradores, ao calcular horas extras, assinar um contrato ou gerenciar o dinheiro do condomínio.
• COMPETÊNCIAS: As principais atribuições da área jurídica em condomínios são: Enviar notificações para condôminos; Orientar a equipe diretiva no sentido das decisões tomadas em assembleia; Preparar pareceres jurídicos e dar assessoria sobre temas diversos que interessem ao condomínio; Mover ações jurídicas e representar o condomínio na esfera jurídica quando necessário.
• COBRANÇA: Importante ressaltar que há diversos serviços cobrados à parte quando se trata de cobrança de inadimplentes. Serviços como emissões de notificaçòes extra-judiciais e judiciais, ação e acompanhamento de cobranças judiciais de inadimplentes, entre outros. Saiba mais sobre a cobrança de inadimplentes
• EXTRA-JUDICIAL: Outra atribuição da área é colaborar na cobrança extra-judicial, enviando cartas para aqueles que estejam com os pagamentos atrasados. 
• AÇÕES JURÍDICAS: Não são só ações contra os inadimplentes que o condomínio enfrenta. O mesmo pode passar por um processo trabalhista, cível, tributário, ambiental, entre diversas outras esferas. A área jurídica da administradora deve estar sempre pronta a oferecer um aconselhamento legal para o síndico. Esse tipo de acompanhamento também é, geralmente, cobrado à parte
• CONTRATOS: A apreciação de contratos pela área jurídica é fundamental, principalmente quando se trata de grandes valores. Dessa forma, fica claro que o que está no contrato contempla não apenas as necessidades do condomínio, mas também que o que estava no orçamento será cumprido em termos de prazo e qualidade
• CONFLITOS: A área jurídica também pode ajudar nos conflitos envolvendo condôminos. O uso de mediação e conciliação em conflitos no condomínio nem sempre envolve advogados, mas pode ser uma boa alternativa. Veja também alternativas jurídicas para soluções de confltos
• Saiba mais sobre Direito e condomínio

Fontes consultadas: Marco Gubeissi, diretor de administradoras da vice-presidência de administração imobiliária do Secovi-SP, Nilton Savieto, síndico profissional, Marco Dal Maso, diretor de negócios imobiliários da Aabic ( Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter, Simone Ramos, supervisora de gestão predial da Lowndes, Marcelo Ribeiro Consultor Condominial da administradora Lowndes, Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet